新形势下档案管理工作创新研究

苏志红

关键词：档案;档案管理;创新研究

摘 要：档案是在社会活动中形成的有价值的文献资料的统称。文章从新形势下档案管理和服务工作的特点、原则及方法出发，提出通过提高人才素质、重视资源建设、探索管理服务，让档案“活”起来，满足国家和人民对档案管理工作的需求，做到档案管理工作为人民服务，为新时代社会主义现代化建设服务。

中图分类号：G250   文献标识码：A   文章编号：1003-1588（2022）03-0102-03

1 背景

《中华人民共和国档案法》第二条规定，档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、经济、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]，发挥着独特的价值和作用，将人类记忆延续成为联系过去和未来的信息传送纽带，将人类的发展历史完整地保存下来，成为后人探究和探索历史发展的重要信息库[2]。重视档案和档案管理工作，是中国共产党的传统和优势之一[3]。长期以来，档案及档案管理服务工作在国民经济和社会发展中发挥了重要作用。在开启全面建设社会主义现代化国家新征程时代背景下，档案管理机构要从档案管理和服务工作的性质、特点、原则及方法出发，满足国家和人民需求，做到档案管理工作为人民服务，为新时代社会主义现代化建设服务。

2 档案工作的特点

2.1 私密性

档案的首要属性是私密性。个人档案是个人学习、生活和工作等人生轨迹的忠实记录，具有鲜明的个人特质和印记。档案首先是个体档案，在个体档案的基础上形成单位或社会档案，这也才有了管理的需要。档案管理人员要以高度的责任心保障个人的档案秘密不外泄。

2.2 服务性

档案是一种社会存在或社会记录，是为特定的个体或社会服务的，供查询及保存使用，是一种历史见证，具有鲜明的服务属性。静止的档案具有较大的社会保存价值，但还要根据个体或单位档案之间的静止符号及档案之间的相互关系，揭示出具有某种规律的内容，更好地为社会服务。

2.3 社会性

档案是社会实践的产物，能够反过来指导社会实践，而档案机构开展的社会化服务使档案的价值得到进一步提升。档案是国有无形资产，档案管理机构利用档案开展社会化服务是国有资产共享共用的要求，是完善公共文化服务体系、顺应时代潮流的必然之举[4]。

2.4 完整性

档案的系统完整性是指档案由个体档案汇聚而成为专业、行业、年代档案或交叉档案，要做到应收尽收、应归尽归，体现出档案的动态性收藏。档案收藏不是一次性的，而是要不断补充，使其更为丰富。档案的收藏介质不限于纸质，还包括声光电等介质。只要有需要，档案收藏就要尽可能完整，还要遵循一定的管理规则，使档案管理工作做到排放有序、雜而不乱、乱而有序，做到互相支撑、互为印证。

2.5 价值性

档案是时代印记的保存和价值的体现，是一种权力建构的产物，具有强烈的价值引导性，旨在塑造民众对国家、民族的集体认同感，体现出强烈的公共价值取向[5]。档案的价值体现在其真实性，可以保存文化、传承文明、还原历史、服务社会。

3 档案工作的原则

3.1 党管档案原则

习近平总书记对档案工作作出了重要批示，指出加强党对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法》也明确指出坚持中国共产党对档案工作的领导。东西南北中，党政军民学，党是领导一切的，各级人民政府应当加强档案工作，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。各级档案管理机构要遵循党管档案的原则，从思想意识和行动上全面接受党的领导，以利于党的档案事业永续发展。

3.2 为人民服务原则

全心全意为人民服务是党的根本宗旨。习近平总书记反复强调，人民就是江山，江山就是人民。得江山靠的是人民的心，守江山守的也是人民的心，要得到民心就要始终代表最广大人民的根本利益，要守住民心就要一切从人民利益和需求出发，充分满足人民对美好生活的向往。档案管理工作要在党的领导下围绕人民需要开展工作，切实以人民利益为中心，稳固人民江山。

3.3 分级管理原则

档案工作实行统一领导、分级管理的原则。在国家档案主管部门的统一领导下，对档案划分密级，对不同密级的档案实行不同的管理措施，既可以适当解决档案管理工作人员欠缺、全面管理档案心有余而力不足的问题，又可以把主要精力放在重要的档案管理方面，抓住工作重点，提高工作效率。

3.4 保密性原则

档案本身就具有私密性特点，保密性是档案管理工作的基本原则。保密性不仅需要相关的规章制度予以保障，还需要档案管理工作人员具有高度的责任感和事业心，具有良好的职业操守，一切按规章制度办事。

4 做好档案管理工作

4.1 提高人才素质

人才是党的事业兴衰成败的关键，提高机关事业单位档案管理人才素质，不仅需要提高新形势下档案管理人员的政治操守，还需要提高其职业操守、专业水平和各类技能，更好地做到档案管理工作为党服务、为人民服务，为新时代中国特色社会主义现代化建设服务。其中，政治素质是首位的，牵涉到为谁服务的问题。政治素质涉及政治态度、政治修养和政治信念等多方面，档案工作又具有极强的保密性，如果工作人员没有坚定的政治信念和过硬的政治素质，就不能绝对遵守保密协定，严守国家及个人秘密。档案工作者要带着对历史、对民族、对国家、对祖国下一代高度负责的热情和责任感做好档案工作[6]。

同时，档案工作是一种枯燥的职业，每天面对的是看起来杂乱无序的文档，要做好档案工作，揭示档案内部的规律性，使杂乱无序的档案按一定规律排序，达到存取方便、管理自由、服务社会的目的，不仅需要技术、设备等，更需要个人情怀。档案整理一页页核对、审核、盖章，收集整理好每一份档案，并分类、编号、装订，再打印目录，进行扫描，每个环节都不允许出现任何纰漏[7]，需要真正做到应收尽收、应归尽归，这就需要档案管理人员细心、耐心，有爱心和情怀才能长久坚持，将平凡的职业做出伟大的成绩，光荣而艰巨。

4.2 重视资源建设

资源决定服务，资源是服务的基础，档案资源包括多方面，主要是纸质载体资源，同时还有声、光、电等数字介质资源，根据档案管理部门的职责和权限等要有不同的选取策略。档案的内容管理是应收尽收、应归尽归，应把反映个人成长或单位发展的历史资料尽可能保全，同时，档案资源建设不能盲目追求档案数量，而要注重从社会整体的视角思考、重视档案资源的质量和种类[8]。

4.3 探索管理服务

资源建设和档案服务是相辅相成的，二者互相促进、共同提高。服务是一种存在，服务是资源开发的目的，没有服务则资源存在的目的和意义就缺乏存在基础。档案的服务原则是物尽其才、人尽其用，档案机构要积极探索档案管理和服务的有效模式，使档案资源和管理共同为社会服务。

单位性质不同、大小不一，承担的职责各异，因此各馆的管理和服务模式也呈现出不同的特点，即手工管理服务和数字化管理服务，如：档案收集的原则、方法、程序;档案加工的程序、技术手段、流程、存放;档案服务的流程、审核等。档案管理机构要做到从档案产生、收集、加工、存放、管理和服务等各方面完整地体现档案管理的服务理念，满足人民需求及党和政府事业发展的需要。同时，档案管理机构要注意，即使再先进的管理系统和服务理念，都离不开配合手工服务模式的系统管理，人才是服务的主要因素，但现在鲜有纯手工管理和服务模式的存在，多是以数字和手工管理服务相结合的模式，这也与现阶段社会、经济、文化发展程度相适应。

4.4 让档案“活”起来

管理的目的是利用，档案管理就是让档案路径形成某种规律性，达到快速存取、利用的目的，让档案“活”起来。活档案是档案管理和服务工作者追求的工作境界，也是体现自身工作能力、工作态度和工作水平的重要标尺。管理人员针对不同的档案，让档案“活”起来有不同的做法，如：针对纸质载体的档案，可以根据档案分类原则进行排序，清楚存放位置，快速利用;对电子内容的档案，要熟悉数据内容，知道其存放地址规律，将相关的档案建立联系，构成网状存取结构。活档案不是要档案工作者记忆力惊人，记住所有管理档案的内容，而是要记住相关的规律性，依靠规律性快速查询到与需求相关的档案。

参考文献：

[1] 中华人民共和国档案法[EB/OL].[2021-03-04].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4 f6452a420a97ccf2d3217f6292.shtml.

[2] 闫卫文.浅议档案工作的重要性和价值[J].新西部（理论版），2013（6）：96，105.

[3] 何虎生，雷引杰.中共中央档案管理体系的初步沿革、特点与经验[J].档案学通讯，2021（3）：4-11.

[4] 潘君.新时期我国高校档案机构的发展定位及实现途径[J].河南圖书馆学刊，2021（3）：75-76.

[5] 晏秦.论档案治理的内涵、特征和功能[J].档案管理，2017（4）：4-7.

[6] 闫卫文.论档案工作人员的基本素质[J].新西部（理论版），2015（7）：100.

[7] 柏振乐.“活档案”是这样炼成的[N].中国档案报，2019-04-11（04）.

[8] 赵东龙.高校档案管理工作的现状与对策探讨[J].档案管理，2021（3）：121-122.

（编校：崔萌）