基于业务管理系统平台下业财融合管理模式的应用

张立

【摘要】随着数字化的深入发展，企业精益管理的要求逐渐加大，外贸出口企业积极推进业财融合，为企业提升经济效益、提高运营效率、防范经营风险赋能。外贸出口企业J公司实施业财融合以来，以精细化管理与合同全成本管理为主要目标，以业财融合为实施路径，不断推进流程优化，致力于建设标准制度，持续降本增效。但由于财务会计准则的要求（权责发生制）、财务核算系统的局限性、多系统并存等原因，导致业财融合步伐略显吃力。文章从业务管理系统和业财融合基本理念出发，结合外贸出口企业J公司实际情况，尝试提出相应的优化策略，旨在进一步提升其业财融合质量，践行精益管理理念。

【关键词】业务管理系统；业财融合；外贸出口

【中图分类号】F275

对业务管理系统平台下业财融合管理的研究，是对业财融合理论的另一层丰富，能够更好地剖析业财融合的重点，同时以此指导企业实践，为企业业财一体化的实施提供行动指南，进而由点及面，丰富整个行业的业财融合。从宏观经济环境来看，科学技术与信息理念的进步，势必带领企业迈向新的发展时代，只有顺应时代变化，才能保证企业的可持续发展。由此，不管从宏观环境还是从微观个体发展来看，本文对业财融合的阐述都有一定的价值。

一、业务管理系统与业财融合基本概念

业务管理系统是将企业经营过程中生产、经营、投资等业务按照经营目的有序地嵌入到信息系统中管理。于外贸出口企业来说，业务管理信息系统是结合企业自身业务特点，以“供应链思想”为核心，定制开发的一套针对国际贸易领域的“业务导向型”信息管理系统。包括经营业务管理、客户管理、供应商管理、海外机构管理、物流管理、项目管理、决策支持等功能模块。采用EPM（企业项目管理）思想，以项目（合同）全流程管理为核心的经营理念，实现了信息流、资金流、物流的全面整合，是经营管理和内控管理的主要平台。

财政部于2016年发布的《管理会计基本指引》中，指出“单位应用管理会计，应遵循融合性原则，管理会计应嵌入到单位相关领域、层次、环节，以业务流程为基础，利用管理会计工具方法，将财务和业务等有机融合”。综上，财务界现行的“业财融合”观点集中在四个方面：一是认为财务与业务逐渐从主辅关系转换到并列伙伴关系；二是认为业财融合是合作与制衡的关系；三是认为通过业财融合实现多维度数据共享，以此为企业创造更大的价值；四是信息系统一体化，在信息化驱动下，实现业务流程和资金运动的有机集合，使财务数据和业务信息融为一体[1]。

二、业务管理系统平台下业财融合管理模式难点

（一）系统并行问题

企业财务管理系统和业务管理系统并行是常态，在业财融合理念之前，这种并行的管理模式能够在一定程度上提高工作效率，但在业财融合管理模式下存在较为明显的弊端：（1）重复工作，同一业务单据，需要分别在两个系统输入，单据和数据重复性大；（2）信息壁垒，两个系统独立运行，财务数据不能实时、精确地反映业务情况，业财信息、数据共享性差，不能发挥两个系统集成的优点，造成业财数据不一致。这些问题导致企业的财务、业务人员需要额外花费大量时间进行数据核对，单据多通过线下进行传递、交接，降低企业管理效率。

（二）企业业财融合氛围差

业务管理系统平台下，之所以业财融合模式推进难，是因为在企业内部尚未形成完全的业财融合氛围。首先，对业财融合的认知不到位，系统并行已是固定工作模式，财务、业务各司其职，企业内部没有正视业财融合的重要性，尚未摆正态度；其次，业务、财务沟通壁垒，同系统并行一样，业务和财务由于工作内容的不同，在日常运转中鲜少交流，沟通学习氛围差，这是导致业财融合进程缓慢的重要原因之一；最后，人员能力问题，业财融合意味着己方人员必须对对方专业知识等进行了解，但在长期固态的工作环境中，企业人员对内外环境变化敏感度降低，学习能力也有所下降，新知识的积累能力弱化，不利于开展业财融合[2]。

（三）业财融合下的预算工作不到位

在外贸出口企业的业财融合中，预算管理工作也是重要的突破口，但在该程序中也存在若干问题。（1）战略目标不统一。在对企业整体发展目标精细化分解后，部分部门错放目标重心，用部门目标取缔了企业目标，从财务部门和业务部门来说，前者注重资金节约，后者注重业务拓展，在资金使用上难以达成一致，激发部门矛盾，不利于业财融合推进。（2）预算控制和执行力较弱。在预算执行环节，缺乏全过程的跟踪监督，对实际预算与目标预算出现的偏差深层次分析不到位，预算超支审批程序不完善，存在一定先支出、后补单的行为，不利于企业资金的安全管理。（3）预算约束下的成本管理缺失。由于企业现行财务管理系统的限制，财务核算多针对区域、大宗产品、重大项目等，以此进行全成本的专项损益核算，但对于单个合同，由于数量众多，财务核算系统难以实现其经营成果的专项核算，自然也无法准确、全面的判断资金使用效果，周期性较差，在最终汇总时可能出现成本项缺失的情况。

（四）第三方信息接口未打开

业财融合除了要求企业内部系统融合外，对与外贸业务相关的外部政府机构的信息交融需求也较高，但就目前现行工作模式来看，企业与外部的三方信息接口并未打开。信息时代下，外贸企业涉及到的业务都要与海关、税务局、外汇管理部门保持密切的联系，需要与海关的进出口报关单信息，税务部门的增值税发票认证、出口退税、纳税申报信息，外汇管理局的外汇核销等信息实时共享，通过打通各系统接口，可实现与外部信息系统的互通互联、信息共享共用。

三、业务管理系统平台下业财融合管理模式应用

在业务管理系统平台下，业财融合的推进需要企业全方面的配合，结合已有的研究资料和文献，针对上述存在的问题，从企业应用实际出发，优化策略。

（一）实现数据双向传输

单项传输的信息分享模式已然跟不上企业业财融合的节奏，企业必须提高业务和财务系统的兼容性，使得二者发挥合力作用，将人员从繁琐、重复的工作程序中解放出来，提高工作效率的同时，也提高了数据等的准确性。首先，在现代信息技术的作用下，逐步将企业的日常工作流程转移到线上，实现跨时间、跨区域的线上沟通交流，包括采购业务、差旅费、薪酬等均通过现代信息系统核算；其次，深度运用线上系统，在财务共享的初期环境中实现业财全面融合，一方面是财务管理系统对业务管理系统的包容，将财务数据产生的前端与业务系统结合，表明数据来源，帮助财务人员了解业務内容，另一方面是业务管理系统对财务管理系统的嵌套，通过对发生的业务经济活动自动生成凭证，加深业务人员对财务内容的学习，自主站在对方的角度思考业务活动，以此不断加深业务、财务的融合，使得二者并轨运行，逐步推动数据双向传输。

（二）贯彻业财融合理念

业务管理系统平台下，对业财融合的正确认识十分必要，否则极易造成系统应用的偏向。一方面，必须构建流畅的业财交流机制，提升企业全员业财融合意识。虽然诸多企业以财务部门为业财融合的牵头部门，但业财融合是企业全面、全员的工作，因此可从企业领导层入手，在充分认识到业财融合重要性的前提下，其逐层级灌输业财融合理念，形成基本的融合氛围[3]。另一方面，着重加强业务、财务部门的沟通，从私下职员间的交流逐渐转移到工作层面的交流，不仅能促进业财融合发展，还能培养企业人员团结合作的意识。此外，企业在人才选择上也要注重对综合人才的吸收，如财务人员，不仅要将其财务专业知识和工作经验作为招聘标准，还要考核其对业务的了解度以及处理能力，对业务人员则要求其必须对财务工作内容有基本的了解，以此推动业财一体化发展。

（三）预算管理流程再造

在业财融合的要求下，企业必须实现预算管理流程再造，充分融入业财融合的要求，以此形成规范的预算管理流程，同时还要强化成本管理，双管齐下，奠定企业业财融合基础。提高预算管理质量，具体可从预算管理的编制、执行以及反馈环节出发，先确定业财融合下的预算管理目标，逐层分解，形成可量化完成的工作任务，在预算执行过程中，辅以全过程动态监督，保证实际预算支出与目标预算相一致，由于客观环境或政策等发生改变而导致的必要非预算支出，必须做好记录，尤其要注意不明原因引起的预算超支，做好差异性分析，避免下次预算出现同样情况。在预算管理末端，必须做好预算参与人员也就是企业全员的考核工作，如将企业财务资金运用情况纳入到业务人员的考核中，将业务完成率作为财务人员考核的一项内容，以此增强二者对对方业务的关注度，进一步促进业财交融[4]。

（四）打开外部第三方系统接口

业财融合下，除了企业自有的系統融合，还要打开与外部第三方的系统接口，提高数据的周转率、准确率，与外部政府监管部门共享信息，掌握第一手详细、精准的数据信息。一是提高信息获取的效率，做到实时共享；二是提高信息准确率，避免不必要的差错；三是提高信息的可追溯性，完成外部监管部门的监管需求。

四、应用案例——外贸出口企业

为了更好地展现业务管理系统平台下业财融合管理模式的应用，本文以外贸出口企业J公司为例，从其对内部系统的应用、系统间的连接以及外部三方系统接口方面展现J公司的业财融合现状，并从中发现业财融合的优势。

（一）系统的集合

业务系统——财务共享系统：业务端取得海关出口报关单，收到供应商发票、运输、保险等其他经营费用票据，通过两个系统的接口将数据、单据传输到财务共享系统中，自动生成会计凭证。财务共享系统——业务系统：将财务共享系统中已进行会计处理的收款、付款、相关经营费用的资金支出等，如保函费、信用证费用，业务员发生的差旅费、接待费等通过EXCEl等工具实时或按期导入业务系统中的项目管理卡中，弥补业务系统中项目管理卡中相关费用缺失情况，实时动态反映单个合同盈亏情况，达到预算管理的事中控制、事后评价的目的。

（二）利用业务管理系统开展全成本管理

充分利用其单个合同全过程管理的特点，依据合同管理卡，通过财务数据与业务管理系统共享实现全成本管理。在合同管理卡中已有以收付实现制统计的合同利润项目的同时，单列权责发生制下财务账面核算利润，即收入、成本、费用项目情况。在业务管理系统合同管理卡中增加资金占用费成本项目，将管理卡中收款与付款的资金差通过系统融合，与财务共享系统中银行实际收、支情况进行核对，按照占用（或持有）时间、一年期贷款（或存款）利率，系统自动计算该合同的每日资金占用成本（或利息收入），避免了财务核算由于受年度结算所限，无法跨年累计计算现金流收支产生的资金占用费（或利息收入）的缺陷，从而可以准确反映合同全周期执行中各时点动态的资金成本（或利息收入）。此外，通过与银行系统链接，将每日汇率实时变动情况纳入成本管理项，实现汇率成本变动的动态管理。

（三）企业内部系统与外部第三方系统的联合

业务管理系统与税务部门的出口退税管理系统实现单据、数据互联，将出口退税所需单据由业务系统传输至出口退税系统进行审核后申报退税，实现退税后将退税款金额传输至业务系统的合同管理卡中。将财务共享系统的增值税发票信息与税务局相关的系统通过接口进行互联，实现发票开具、自动真伪识别、认领认证、纳税申报等。将海关、外汇管理局等进出口报关信息、收付外汇的核销信息等查询功能嵌入到业务系统。大数据下，实现业、财、税、关、汇等数据、信息共享的闭环管理。

五、结束语

综上所述，在业务管理系统平台下，外贸企业的业财融合模式不仅是其寻求发展、提升内部管理质量的重要做法，更是防范国际市场各类风险必要手段。而今，企业基本实现了智能化办公，线上管理系统贯彻企业始终，极大地提升了企业工作效率和透明度，而如何通过线上系统的运用，促进企业业务、财务的深度融合，还需要企业结合本企业业务特点，从实际需求出发，不断的思考、进步。由于对相关文献、理论等研究不深，观点难免浅显，未来会持续学习，力求提出更具建设性的融合策略，帮助企业更好践行商业价值。

主要参考文献：

[1]林秀红.财务共享服务中心模式下业财融合发展分析[J].中国管理信息化，2020，23（24）：76-77.

[2]何涔成.“互联网+”背景下业财融合路径研究[J].行政事业资产与财务，2020（14）：89-90.

[3]白瑜欣.大数据思维驱动下业财融合在企业的实现路径探析[J].商业会计，2020（04）：101-104.

[4]宋芬.基于财务共享平台的业财融合模式构建[J].财会通讯，2019（02）：75-78.