高校国家知识产权信息服务中心知识产权档案管理制度建设

刘燕

摘  要：随着知识经济时代的快速发展，依托高校组建的国家级知识产权信息服务中心面向高校和社会提供知识产权的信息服务。然而，伴随知识产权而产生的档案尚缺乏有效的管理制度。本文在梳理目前知识产权档案管理方面存在的问题基础上，提出建立知识产权的归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案管理人员培训制度和管理监督制度等建议，为高校国家知识产权信息服务中心进一步规范和制定知识产权档案管理相关制度提供参考。

关键词：知识产权;制度建设;档案管理制度

Abstract： With the rapid development of knowledge economy， the national intellectual property information service centers are established in universities and provide intellectual property information services to the universities and society. However， the effective management system for Archives administration associated with intellectual property is still absent. Based on the current situation of intellectual property Archives administration， this paper puts forward some suggestions on the establishment of intellectual property archiving system， Archives storage system， Archives borrowing system， Archives manager training system and management supervision system， so as to provide reference for the national intellectual property information service centers in universities to further standardize and formulate the relevant systems of intellectual property Archives administration.

Keywords： Intellectual property; System construction; Archives management system

1 引言

知识产权，也称知识所属权，指权利人对其智力劳动所创作的成果和经营活动中的标记、信誉所依法享有的专有权利，一般只在有限时间内有效。[1]当前，我国正在从知识产权引进大国向知识产权创造大国转变，习近平总书记强调全面加强知识产权保护工作，激发创新活力推动构建新发展格局。[2]

高校作为国家实施知识产权战略的主阵地之一，在人才培养、科研实力等方面拥有优势。由此，国家知识产权局、教育部遴选和认定了国家级知识产权信息服务中心试点示范高校110所，有利于进一步加强高等学校技术服务机构建设。[3]在当今大数据时代下，高校知识产权数量申请量和获批量均较为巨大，但是目前存在知识产权档案管理不规范、制度欠缺等不足，导致知识产权的原始材料缺失、利用率较低等问题。[4]依托国家知识产权服务中心，建立合理、完善的知识产权档案管理制度，并由专门人员对知识产权档案进行有效管理，可以在最大程度上保证高校科研项目相关材料的严谨性和真实性，为知识产权高效利用带来诸多便利，同时能更好地服务高校教师和学生。

2 知识产权档案管理的特点与现状

高校国家知识产权信息服务中心是国家依托高校设立的知识产权信息服务工作机构。它可为高校知识产权的创造、运用、保护和管理提供服务，有利于高校协同创新和优势学科建设，有利于高校科技成果转化。其职能是为高校师生和社会公众提供知识产权文献支持、知识产权信息咨询、知识产权教育等服务。

高校国家知识产权信息服务中心产权档案包括申报资料、上级下发的各种文件，知识产權信息服务中心制定的各种有关规章制度，知识产权信息服务中心的年检材料和知识产权信息服务中心工作总结，项目登记簿，科研管理部门和用户对工作的反馈意见，人员培训计划及培训证书复本，知识产权信息服务合同书和知识产权分析报告等。为确保档案的完整，防止业务资料的遗失和泄密，使报告的电子版可按照要求定期联网并库，部门应设专人负责档案保管。合同书、来访登记与项目分析安排记录均需按期整理并装订成册。

目前，高校国家知识产权信息服务中心在知识产权档案管理方面还存在以下问题。

2.1 知识产权档案管理部门职责不明确。在科研创新过程中，知识产权的档案工作一直被认为是边缘性和辅助性的工作，各部门往往只重视科研项目的立项和科研成果的产出，而对于创新过程中知识产权的材料形成和材料归档等重视不足，缺乏统一的认识，从而导致无人承担知识产权档案管理的责任。另一方面，知识产权的主体责任不明确，而明确的主体责任是对知识产权有效管理的基础。依托高校设立的国家知识产权信息服务中心，需要明确在管理档案过程中知识产权的主体是高校，认真做好收集、保护、利用知识产权档案的工作，履行知识产权权利人的职责。

2.2 知识产权档案管理不规范。一般来讲，知识产权档案具有证据性的特点，从收集创新信息到归档档案信息的档案管理过程要保证证据的真实性和时效性，从而保证知识产权档案相关文档是真实的和完整的。然而，目前大多数高校国家知识产权信息服务中心缺乏统一的规范指导，忽视知识产权档案材料是否记录全面，是否归档完整;尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。此外，部分档案管理人员的专业水平较低、档案收集不完整、管理分散等原因，在收集、归档以及处理档案信息过程中不具有严谨的工作态度，从而导致知识产权档案不完整且整体质量低，对后期的档案管理和成果利用造成较大影响。

2.3 知识产权档案管理与监督制度缺失。多数高校国家知识产权信息服务中心缺乏知识产权档案管理制度和知识产权档案监督的有效机制。目前，在知识产权档案形成和归档的过程中，知识产权归档材料的及时性、完整性没有相应的制度保障，导致知识产权档案材料缺失，而只能依靠相关的档案管理人员的提醒，没有有效的管理办法。另外，即便是知识产权档案部门制定相关的管理制度，如果高校科研部门不能很好地支持和配合，相应的制度也不能很好地执行。因此，需要建设高校国家知识产权信息服务中心知识产权档案统一管理体系，对知识产权档案进行统一协调管理，并制定相应的监督制度，对与知识产权档案管理相关的部门进行监督和约束。

3 知识产权档案管理制度建设的建议

高校国家知识产权信息服务中心的职能是为高校师生和社会公众提供知识产权文献支持、知识产权信息咨询、知识产权教育等服务。建立健全知识产权档案管理制度对知识产权的保护和知识产权档案的管理与利用具有积极意义，切实加强高校知识产权档案的规范管理和高效利用。

3.1 建立知识产权的归档制度。在知识产权档案的相关文档收集和管理过程中，要根据知识产权相关材料的形成特点，制定统一和系统的规范。根据知识产权的申请和审批通常周期较长的特点，在制定指导性规范时要对知识产权档案进行有序动态管理。[5]另外，根据知识产权的真实性和时效性要求，在制定指导性规范时要考虑档案材料形成过程中不同载体的证据时效性和凭证作用，同时还要保证知识产权档案的证据完整性。

3.2 建立知识产权档案保管制度。由于科技创新活动、申请审批过程等周期较长，知识产权档案形成的时间跨度较大，而且知识产权档案涉及的领域也具有分散性强的特点[6.7]为妥善保管知识产权档案材料，要求高校国家知识产权信息服务中心建立统一的知识产权档案管理机制，将档案材料的产生部门和管理部门都纳入管理机制统一协调有序管理。首先，作为档案材料的产生部门，如科研人员所在单位等，要具体落实档案收集保管责任;其次，档案管理部门在专业性和保密性的前提下，依照知识产权的特点对归档的材料进行有效归类，使档案的材料信息有据可循;最后，档案材料的产生部门应积极主动地与档案管理部门协作沟通，确保知识产权档案材料真实可靠，从而提高档案的利用率。[8]

3.3 建立知识产权档案借阅制度。建立知识产权档案的借阅制度之前，要先制定知识产权档案文件的保密等级、保密期限、密级调整和借阅登记标准等制度，以确保知识产权档案文件在保密机制下最大限度地得到充分利用。另外，由于知识产权涉及相关创新思想的归属权和利益关系，因此知识产权档案管理部门应当保证中立的原则，有责任在知识产权档案利用过程中充分维护权益人的合法利益。此外，还应建立相应的知识产权档案借阅管理规定，如使用范围、使用方式、借阅手续、借阅时间等，还应有严格的审批制度和借阅登记记录等。[9]

3.4 建立知識产权档案管理人员培训制度。随着新媒体、大数据等现代科技的日益发展，档案管理在形式上和方法上都应与时俱进，不断改革创新。作为档案管理的实际执行者，知识产权档案管理人员不仅要具备扎实的档案管理素养，而且还需要不断学习新知识新技术以适应科技发展。因此，需要建立知识产权档案管理人员的长效培训机制，对档案管理人员不断进行专业技能培训，使档案管理能够适应新形势下知识产权活动的要求。

3.5 建立知识产权档案管理监督制度。为了保证知识产权档案的证据真实性和完整性、保密性和高效利用，档案管理单位应当具有一定的知识产权档案监督权力，即在对知识产权档案产生部门和利用部门进行服务的同时，还具有有效的监督权力，以确保知识产权档案由材料形成到档案保管再到档案利用的整个环节高效运行且不出差错。此外，还应建立知识产权档案保密和追责奖惩制度，对知识产权档案的规范性、完整性与安全性等方面实行量化考核。[10]

4结语

本文梳理了当前知识产权档案管理的状况和存在的问题，建议高校国家知识产权信息服务中心建立知识产权的归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案管理人员培训制度和管理监督制度等，为建立知识产权档案管理制度提供理论支持。

参考文献：

[1]知识产权.https：//baike.baidu.com/item/知识产权/85044，2021.9.2.

[2]习近平.全面加强知识产权保护工作，激发创新活力推动构建新发展格局.http：//cpc.people.com.cn/n1/2020/1201/c64094-31951382.html，2020年12月01日.

[3]高校国家知识产权信息服务中心.https：//baike.baidu.com/item/高校国家知识产权信息服务中心/54851427？fr=aladdin，2021.9.2.

[4]沈晶.高校知识产权档案管理规范研究[J].广东开放大学学报，2019，28（136）：89-92.

[5][6][8][9][10]滕月鹏，黄永康.浅析高职院校加强知识产权档案管理的重要性和措施[J].大众科技，2014，16（01）：102-103+106.

[7]孙艳华，冯嘉雯.加强知识产权档案管理的制度设计[J].中国国情国力，2017，5：14-15.