论新技术环境下我国档案信息化标准建设

马仁杰 李丽 顾伟

摘  要：本文在梳理现有的档案信息化标准后，发现档案信息化标准建设存在基础共性标准不够完善、资源建设标准亟待更新、信息服务标准供给不足、信息安全标准防护有限四个问题，提出需完善基础共性标准、更新资源建设标准、健全信息服务标准、构建信息安全标准体系四点建议，以期为档案信息化标准建设提供有益借鉴。

关键词：新技术环境;档案信息化;标准建设

Abstract： After sorting out the existing Archives informatization standards， this paper finds that there are four problems

in the construction of Archives informatization standards ：the basic common standards are not perfect， the resource

construction standards need to be updated， the supply of information service standards is insufficient， and the protection of information security standards is limited， and puts forward four suggestions to improve the basic common standards， update the resource construction standards， improve the information service standards， and build a system of information security standards. The four recommendations are intended to provide useful reference for the construction of Archives informatization standards.

Keywords：  New technology environment; Archives informatization; Standard construction

新修订的档案法新增“档案信息化建设”一章，明确电子档案的法律效力，并对电子档案管理、档案数字化以及推进电子档案管理信息系统、档案信息资源共享服务平台建设等作出规定，从而为全面深入推进档案信息化建设提供法律遵循。同时，档案学界对新技术的引进、应用、影响等展开了热烈讨论，研究对象涵盖主要的档案业务工作。在此背景下，档案机构面临数字转型、“单轨制”管理、深度服务的挑战，还有随之而来的档案信息安全防护挑战。而档案部门要应对这些挑战，手段之一就是升级档案信息化標准体系。

基于档案信息化建设的技术环境已发生深刻变化与目前的档案信息化标准并不能完全适应这种变化二者之间的矛盾，提出完善档案信息化标准的建议，以助力档案信息化转型发展。

1 档案信息化标准建设存在的问题

1.1.基础共性标准不够完善。电子档案作为档案数据化的对象之一，其管理是否规范直接影响到档案数据的质量高低。电子档案的管理主要依托于电子档案管理系统，通过对系统的设计、运维来确保电子档案的四性。电子档案管理标准在术语、元数据、保存格式、存储介质等方面的标准比较完善，而针对电子档案管理系统的功能、架构、测试与评估标准则较薄弱。当前仅有在2021年3月发布的《电子档案管理系统通用功能要求》这一个标准，不仅发布时间晚，无法对实践活动起到及时的指导作用，而且仅针对归档后的电子档案进行管理，无法满足档案部门对电子文件实行前端控制和全程管理的要求以及其他档案资源的管理需求，即缺少业务系统和其他信息系统的功能与架构标准。

目前学界对于档案数据化、档案服务智慧化、档案信息安全防护等应用的信息技术均有研究，且实践部门已展开了有益尝试。但档案部门尚未结合这些理论和实践成果制定各项技术的测试评估标准，指导和规范新兴信息技术在档案领域的应用。而且针对档案数据化趋向的档案数据管理基本术语规范尚缺乏。

1.2 资源建设标准亟待更新。当前，“技术环境变迁已经显著地影响到档案对象本身，档案对象空间正经历着从‘模拟态’‘数字态’到‘数据态’的嬗变。”[1]这意味着在大数据时代，档案信息化标准需要及时更新，数据态系列标准亟待制定。而目前档案信息化标准中的数据态标准体系尚未建立。通过梳理发现当前仅有四个标准是关于档案数据的，且大都是档案数据的存储规范。而对于档案数据化的技术要求，档案数据的收集、归档、整合、鉴定、统计等却缺乏标准规范。可以说，由于缺乏系统的标准指导，档案数据在形成、管理、保存、利用、销毁的整个生命周期中都处于无序、混乱的状态，而无法达到资源建设的目的。

1.3 信息服务标准供给不足。通过分析现有的档案信息化标准可以明显地发现档案部门“重管轻用”的倾向，绝大部分的档案信息化标准都是围绕档案信息资源的高效、科学、安全管理这个中心的，当前仅有一个标准属于档案服务标准，即《档案移动服务平台建设指南》（DA/T 73-2019）。在档案信息服务平台标准建设上，《指南》顺应了移动互联网的发展，但未能充分融入智能技术，彰显智慧服务;而“一站式”查档平台、档案网站等其他服务平台的标准建设处于空白。

1.4 信息安全标准防护有限。在大数据时代，开放档案信息资源的呼声愈来愈高的同时，档案信息资源的全方位安全防护愈加困难。而当前并没有形成体系化的档案信息安全标准来抵御多源风险，档案信息安全标准在档案信息化标准体系中呈现数量少、分布零散的特点，主要集中在资源安全标准和系统运维标准，其中资源安全标准只能满足模拟态和数字态档案对象的保护，关于数据态档案对象的安全标准尚未制定，因此难以全面保障档案信息资源安全。

档案数据化趋向促使海量，看似无关联的档案数据在计算机系统中迅猛生成和自由流通;档案服务智慧化趋向致使档案用户信息采集、积累更为便捷和简单。二者都充分借助了互联网的力量，也加剧了档案数据和用户隐私泄露的风险。因此，档案部门在使用档案信息系统进行档案信息资源的管理和利用时，必须有系统安全标准和网络安全标准为其保驾护航。而这两方面的标准是极为欠缺的，一方面无法有效指导档案部门抵御黑客、病毒等外界安全风险;另一方面，无法及时检测和预防系统内部风险，系统和网络运行安全难以保证。

2 推进档案信息化标准建设的建议

2.1 完善基础共性标准。鉴于档案信息系统的功能、架构标准不够完善，标准起草单位需要认真考察实践工作需求，做好调研，参照实践应用中较为先进、稳定的系统的架构，以全面、整体的眼光考虑各类档案信息系统的架构和功能。除当前已制定的《电子档案管理系统通用功能要求》，还需要制定《电子文件归档与移交系统通用功能要求》《档案信息共享系统通用功能要求》《数字档案馆通用功能要求》等标准以及相应的架构标准。

除了系统的测试评估标准需要制定外，新一代信息技术的测试与评估标准也亟待制定。档案部门要坚持适度超前的理念，充分借鉴、吸收档案理论界和实践界的先进成果、经验，制定新技术的测试与评估标准，包括评估方法、评估指标等内容。关于档案数据管理基本术语规范的制定，同样可吸收学界较为成熟的理论成果，尤其是要区分新旧概念体系，比如档案数据与档案信息、数字档案，数字化与数据化等概念的厘清，从而保证实践部门准确理解和推进档案数据化进程。

2.2 更新资源建设标准。首先需要规范档案数据化的技术要求，以统一档案部门对元数据的描述与抽取，包括具体的操作流程、技术方法与指标等。

其次，针对档案数据化过程中形成的档案数据，“因其规范重点在于基于数据态文档采取各类语义综合手段。而现有档案管理方法几乎很少涉及語义。未来为了实现数据态文档统一管理，必须着眼于语义层面的标准。” [2]因此档案部门要抓紧制定语义表达、语义关联、语料库和知识库建设等方面的标准。

再次，由于档案数据来源广泛，导致档案数据类型多样、格式复杂，所以档案部门还需加快制定档案业务数据标准和档案数据整合标准。同时，需着手制定档案数据的鉴定、统计等标准。

最后，需要更新数字态档案标准。“数据态背景下，数字态文档管理标准规范建设不仅应该补充数字资源长期保存、四性检测、数字文件鉴定等方面的内容，还应该制定基于云、物联网、区块链等新技术环境下的数字态文档管理标准。” [3]而且档案部门还应当加快制定新型电子档案的管理标准，如《电子会计档案管理规范》《电子病历档案管理规范》《科技电子档案管理规范》，用于指导新型数字态档案对象的管理实践。

2.3 健全信息服务标准。一是要改进现有的也是仅有的档案服务标准，即《档案移动服务平台建设指南》，可将人工智能、数据挖掘等技术融入标准，如在互动交流功能设置上，添加智能问答功能;添加个性化服务功能，后台在遵守相关保密规定的情况下能够自动收集用户信息，捕捉并分析用户行为轨迹，从而自动推送符合用户需求的档案资源;添加定制化服务功能，用户选择感兴趣的档案内容类别，后台识别后重点推送这方面的档案知识产品。二是要结合档案服务智慧化的内涵、特点，建立档案网站、档案一站式查档平台等服务平台的建设指南和智能化设备的技术规范，使档案信息服务迈向智能化、知识化、便捷化的新台阶。三是要建立档案信息服务评价标准。可分别制定《档案信息服务规范》和《档案信息服务效果评价标准》。四是要建立档案信息共享标准。档案信息共享标准主要是规范馆际、馆室和部门之间的数据互通、流转，为建立全国的档案信息资源共享服务平台提供规范化的信息资源。相应的标准包括数据接口、数据流转要求等标准。

2.4 构建信息安全标准体系。当前的信息安全标准已包含资源安全标准和系统运维标准，但资源安全标准不够全面。因此未来应完善资源安全标准，重点建设系统安全标准和网络安全标准。资源安全标准需要增加档案数据的相应标准，包括备份、转换、迁移等标准。系统安全标准主要规定各类档案信息系统在运行过程中的防护技术要求，以确保档案信息系统安全，提高预防内外部各种不利因素的能力。网络安全标准主要规范局域网、政务网、因特网的防护技术要求，抵御黑客攻击、病毒侵袭等风险，以保证档案信息资源在网络传输过程中始终真实、完整、安全、可靠。同时网络安全标准需明确实施局域网、政务网与因特网三网隔离，以及局域网与因特网的物理隔离，并配备必要的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施。[4]

电子文件在进入档案管理环节时却需要按照规定形成其他载体形式，而这其中绝大部分的工作是由文件形成部门在归档前需要完成的任务，这对于业务部门而言变成了负担，且因大量重复性文书工作的羁绊，造成业务工作效率降低。

其次，电子档案备份增大档案管理难度。电子档案备份需要形成多套数据，并存储于不同空间和介质，数据的拷贝、检测等工作极大地耗费档案工作者的时间和精力，并在一定程度上形成无形的管理压力，如多套数据的定期检测、数据一致性的检查与维护、数据存储载体迁移等。

再者，电子档案备份造成资源大量浪费。电子档案的备份工作需要使用大量的纸张、存储器、存放空间及配套环境，同一份档案需要在多种介质、多个空间下进行存储，需要消耗数倍的资源。

参考文献：

[1]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（02）：10-14.

[2][3]钱毅.基于三态视角重新审视档案信息化建设[J].浙江档案，2019（11）：18-21.

[4]朱斌善.新形势下维护档案传统安全与非传统安全策略研究[J].山东档案，2019（06）：68-70.