论作为风险规制工具的档案信息约束

徐辛酉 孙路

摘  要：在风险规制工具箱中，信息工具扮演着特殊的角色。档案信息作为一类风险规制工具，其主要的约束方式包括：借助档案信息实现风险规制中的职责延续、预防管理和可追溯。厘清档案信息作为风险规制工具的使用方式，对于进一步认识档案信息的社会价值具有積极意义。

关键词：风险规制;规制工具;档案信息约束

Abstract：  Information tools play a special role in the risk regulation toolbox. The main ways in which archival information is used as a type of risk regulation tool can be bound including the use of archival information for responsibilities continuation， preventive management and traceability in risk regulation. The clarification of the use of archival information as a risk regulation tool has positive implications for the further understanding of the social value of the archival information.

Keywords： Risk regulation; Regulatory tools; Archival information constraints

2021年第4期上，《档案管理》刊登了笔者《档案社会规制功能的实现机理——从科学管理的视角》，文中提及一个观点：档案的社会规制功能体现为工具式的社会规制。[1]其立论依据是档案作为一类信息工具，因其凭证性和相对权威的参考价值，在“用于消除事物不确定性”中，尤其适用于风险规制。遗憾的是，该文对档案信息具体如何作用于风险规制，或者说作用于风险规制的方式问题，并没有进行介绍。本文拟从档案信息约束的角度，就此问题展开进一步探讨。

1 档案信息作为风险规制工具使用的史实

风险存在于社会各个角落，如何规避和处理风险是人类长期以来探讨的话题，也积累了丰富的研究成果。如爱德华·罗斯在《社会控制》一书中，罗列的风险规制手段包括：舆论和信仰，法律和礼仪，启蒙和幻想，社会暗示和社会宗教等。认为：“在管理结构中，上述哪一类更为重要取决于社会的构成”。[2]庞德则提出了通过法律手段的风险规制，认为：“我们依靠法律秩序，不仅是为了一般的安全，也是为了几乎所有社会风险控制的任务。”[3]档案信息作为一类风险规制工具在人类历史中被使用，也屡见不鲜。

较早应用是在经济领域。如苏美尔文明中，庙宇对其收缴上来的赋税及相关财物的管理，是要求祭司向祭司长提供他们所保管财物的详细账目档案信息，以解决财物漏收漏管的风险。古巴比伦商业交易中，大都是在石板上刻上文书作为日后风险规制的手段，以防范欺诈与抵赖。工业革命后，为进一步优化企业管理，1845年英国议会通过了《公司条款合并法案》（Company Clauses Consolidation Act），手段之一是要求公司保存“完整和真实的”账目档案信息，以用于监控相关资金流动情况，警惕资金链断裂风险。同期的美国弗兰克福兵工厂和华特弗里特兵工厂，也于1881年实施车间订单档案管理制度，办法是通过卡片记录工作任务及其使用的劳动力数量和原材料的相关情况，当订单完成之后，这些卡片归档保存，作为进一步开展成本风险规制的依据。

在政治领域，中国元朝和明朝实行了“照刷磨勘文卷制度”，系一种行政管理风险规制措施。具体做法是：由监察机关，具体包括御史台、肃正廉访司和行御史台，对相应各级政府机关在行政过程形成的档案文卷定期予以审查，或一年一查，或三年一查，以及时发现和处理其中存在的行政违规与偏失等风险。“照刷磨勘文卷制度体现了廉洁高效的政治理想与档案控制功能的完美结合。”[4]类似做法还包括中国唐朝的勾检制度，“凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日，纳诸库。”[5]其核心要义在于“发辰检稽失”，目的是尽可能减少行政过程中的失察风险。到了近现代，特别是当代，各国普遍推行行政案卷制度，也称为档案制度，“行政主体的行政行为只能以该案卷为依据作出，卷外证据不能作为行政行为根据的一项程序制度。”[6]它强调行政主体在作出决定或采取行动前，需借助多种渠道获取用以证明事实的各类档案信息，如调查、听证、鉴定和相对人提供的其他相关证据材料等，在“先取证再决定”基础上保证程序正当，防范权力滥用风险。

2 档案信息作为风险规制工具的约束方式

相较神话、小说和戏曲等虚构信息，档案信息因其凭证性和相对权威的参考价值，如前所述，使其在风险规制中发挥独特效用。而依据档案信息生成和利用的具体场景，则可将其作为风险规制工具的约束方式归结为以下几种。

2.1 借由档案信息实现风险规制中的职责延续。该种约束方式源于档案信息的生成背景，即：档案由文件转化而来。如英国档案学家希拉里·詹金逊就指出，档案是某一行政管理或行政事务实施过程中所拟就或使用，以备不时查考的各种文件。[7]因文件尤其指公文载明有相关主体的职责范畴，就构成了规范相关主体职责履行或因违规操作被惩处的依据。由此也使仍处有效期内的归档后文件，继续成为规制相关主体职责履行的工具，而非因为文件转化为档案后就失去了其规制功效，保证了职责履行的持续性，避免了无谓的中断或混乱。

根本原因仍在于，文件（含归档后的文件，一般指公文）是“社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。”[8]是一种规制工具，其规制效用体现在公文各组成部分，如标题、收文机关、正文、发文机关、印章、日期、附件等。其与风险规制框架的对应关系为：公文→风险规制的工具;标题→风险规制的主题;收发文机构→风险规制的对象;正文、印章、日期、附件→风险规制的信息依据。

这样，公文通过其标题、正文及附件记录，明确了发文者和收文者各自职责，构成了对他们规制的依据。而即使该份公文转化为档案后，只要文件仍在有效期内，其记录的档案信息仍将继续成为防范相关主体失职渎职风险的依据，而非因文件不在現行期或流转中而导致相关职责中断，也实现了对相关活动的持续规制。如仍在有效期内的决议、命令或条例类档案文件。现实中，该类档案文件广泛存在于单位内部档案室或文件中心，被统称为“半现行文件”。

事实上，不仅公务文件，其他管理类文件转化为档案后，在相当时期内仍将继续发挥职责规制功效。如工商管理部门通过对微商建档，实现规范管理和防范经营诈骗。也因此有学者认为：“档案不应只是当成被动地对文件的例行转化，其功能优势使它成为一种可以被社会主动运用的合目的控制工具。”[9]

2.2 借由档案信息实现风险规制中的预防管理。从档案效用的实际发挥特点看，存在不确定性，即有学者认为的：“它长期处于价值的静寂期（或称休眠期），表现为一种潜在的价值。”[10]这种不确定性，使我们在利用档案信息时，没法精确预测，只能更多地发挥其预防的作用。以预防为主的档案信息利用场景，是一种典型的风险规制行为。

具体到档案信息如何实现风险规制中的预防管理，主要体现为直接的预防和间接的预防两种方式。直接的预防是档案信息中记录有尚在有效期内的明令禁止性或义务性条款;间接的预防指档案中尽管没有载明禁止性或义务性条款，但相关主体的行为与被记录的档案信息相关，从而在思想或行为上自觉接受约束。如指纹档案、虹膜档案等生理特征材料，用于“防患于未然”，以及建立“失信档案”，使更多人不敢轻易做出失信行为等。为此，丁耀琪认为：“婚姻登记档案、工商登记档案、向上级备案……，都是对契约历史记录的一种强力锁定，使契约行为上升到规范、稳固的高度，从而产生强劲的威慑。”[11]丁耀琪认为：“通过对人们的思想意识上的监督约束，来达到规范人们言行，维护社会正常秩序的目的。”[12]

2.3 借由档案信息实现风险规制中的可追溯。事后追溯也是风险规制中常用的一种手法。具体到借助档案信息如何实现风险规制中的可追溯，主要有对问题的追溯和对社会记忆的追溯两种方式。

对问题的追溯是借助档案真实性，以规避未来类似风险的发生，并最终实现对风险的有效规制。如在工程事故追溯中，依据的是基建档案记录，可以分析相关施工单位或监理单位在风险管控中不到位的地方，以进一步规范后续的工程建设。

对社会记忆的追溯方面，有学者发现：历史发展早期缺乏对平民的记忆，原因是没有留存针对平民的系统档案记忆。[13]由此，防范社会记忆缺失风险的措施之一是留存档案信息，以供后人追溯和再现。如现代社会通过有选择地留存、提供与展示与当时社会主流价值观、意识形态相符合的档案记忆信息，以防范相关记忆缺失。现实中的具体操作如：通过制定《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，明确了档案收集的范围是：“本行政区内重大活动、重要事件形成的、涉及民生的专业档案。”“重大”“重要”“民生”等评判标准的背后，是国家防范相关主流记忆缺失风险的一种举措。

3 结语

通过档案信息延续相关主体的职责、开展预防和可追溯管理，最终目标适用于风险规制，体现的是一种科学管理的思想与行为。档案信息作为风险规制工具的作用方式还可以有多种维度，这里仅从档案信息生成和利用的场景出发进行了初步探讨，有待进一步研究。

参考文献：

[1]徐辛酉，赵子博.档案社会规制功能的实现机理——从科学管理的视角[J].档案管理，2021（4）：51.

[2]爱德华·罗斯.社会控制[M].北京：华夏出版社，1989：313.

[3]庞德.通过法律的社会控制[M].北京：商务印书馆，1984：131.

[4]覃兆刿.中国档案事业的传统与现代化[M].北京：中国档案出版社，2003：67.

[5]周雪恒.中国档案事业史[M].北京：中国人民大学出版社，1994：177.

[6]倪洪涛.行政案卷制度论纲[J].甘肃政法学院学报，2005（2）：103.

[7]陈兆祦，和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1996：7.

[8]杨霞.现代文件管理·序言[M].北京：中国档案出版社，2003.

[9]覃兆刿.档案功能与诚信控制[J].档案学研究，2002（4）：12.

[10]丁海斌，方鸣，陈永生.档案学概论[M].沈阳：辽宁大学出版社，2012：79.

[11]丁耀琪.档案价值认识的通透与档案管理行动的高效.载覃兆刿主编的《档案双元价值论谈》一书[M]，北京： 科学出版社，2015：153.

[12]丁耀琪.关于档案作用的再思考[J].上海档案，1999（3）：16.

[13]赵跃飞.未见平民史[J].中国档案，1999（1）：1.