行政事业单位内部控制建设探究

沈云丽

[摘 要]2012年1月1日财政部正式发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号），并于2014年1月1日全面实施。在这样的政策背景下，对如何更好地加强行政事业单位内部控制管理水平，显然有着积极的意义。文章以A单位为例，指出其在内部控制建设方面存在的问题，并提出几点建议，旨在提高内部控制管理水平。

[关键词]内部控制；制度建设；优化机构

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.38.067

1 内部控制的重要性

关于内部控制的文章很多，笔者举例来阐述内部控制的必要性。A单位在职职工1100多人，在所属系统内算得上大单位。A单位有次接受外部审计，在与审计方交换意见时，审计方要求A单位财务部门核实一些信息，A单位财务人员C发现有笔材料采购业务审计方给出的信息涉及的凭单号不对，跟审计方核实，审计方解释说由于审计结束得很匆忙，请C帮忙查找，其他信息不详，已知信息如下：①A单位被审计的两个部门；②采购申请表的时间；③合同签订的时间；④质检部门出具质检报告的时间。于是财务人员C就开始查找该笔信息，因为已知的信息太有限，而被审计的两个部门材料采购量又很大，C想了几个办法，如下。

（1）在财务软件里查找，因为A单位用的是上级部门要求统一使用的财务软件，没有购销存模块，材料采购涉及的财务核算方法是零库存，成本核算时就做一入一出的科目，所以查不到。

（2）让涉及审计的这两个部门自己查找，部门秘书说他们的合同是按课题号来保存的，由于课题数目太多无法查找。

（3）到采购部门去查找，才发现采购部门每次收集业务部门的合同没有好好整理，无法查找。

（4）请质检部门查找，质检部门人员就按出具报告的时间去查，结果被告知说由于当时还没有专人管理质检报告，无法查找。

2 内部控制存在的问题

以上的查找结果反映出A单位在内部控制方面做得还很不到位，笔者考察了A单位的内部控制状况，发现存在如下问题。

2.1 内部控制制度不够健全

该单位只有财务部门出台了一些应付检查审计的内部控制制度，比如发票、货币资金和财务部门基本内部控制制度，这些制度成了应付检查的装饰品，并未发挥其应有的作用。而上面提及的采购部门和质检部门等职能部门均未出台内部控制制度。

2.2 内部控制意识薄弱，同时缺乏领导的重视和支持

整体缺乏内部控制意识，尤其是领导层对内部控制的重要性认识不足，有些人认为内部控制仅仅与财务、审计部门相关。

2.3 业务运作与财务管理脱节，采购管理环节和质量检验环节存在漏洞

采购部门仅是为办理材料验收入库手续而设的部门，采购部门没有将业务部门提交的采购申请表、入库单及合同录入电脑并整理归档；质量检验部门也仅是为了办理检验而设的部门，也没有将业务部门提交的资料及自己部门出具的质检报告整理归档。

2.4 缺少完善的内部控制评价和责任追究制度

正是没有内部控制评价和责任追究制度，所以才有上述的漏洞，大家认为内部控制与己无关，工作做多做少一个样，做多做好也没有奖励，做不好也没有惩罚，没有内部控制的评价和追究制度。

2.5 内部控制信息化建设滞后

很多通知、文件的下达还是通过纸质文件进行上传下达，信息传递不及时。

2.6 内部监督不到位

A单位内审部门只有两位人员，人手严重不够，内部审计也只是应付上级的要求或完成部门职能目标任务。

3 建 议

针对A单位内部控制方面存在的问题，笔者有如下几点建议。

3.1 学习《行政事业单位内部控制规范》，增强内部控制意识，构建一把手工程

在内部控制环境中，单位一把手等领导层的重视与否是最重要的因素之一，尤其是在行政事业单位，由于内部控制缺乏内生动力，其内部控制要依靠一把手等领导层的自觉意识。而要真正加强领导层的内部控制意识，就必须加强对领导层进行内部控制方面的培训，这样内部控制才能真正被重视起来，否则仅靠财务部门是远远不够的。

3.2 健全和完善内部控制制度

健全的内部控制制度是开展内部控制的前提。单位一把手要在学习《行政事业单位内部控制规范》的基础上，结合本单位实际情况，建立完善本单位内部控制管理规定，并定期组织员工进行学习，使全体员工了解单位各项规章制度，使得内部控制有章可循，变人治为法治，降低因内部控制制度缺失而导致的隐性损失。

3.3 构建内部控制组织架构，优化内部控制机构

行政事业单位应借鉴企业内部控制，对本单位的各项业务进行梳理，建立健全内部控制关键岗位责任制，制定适合本单位的组织架构，明确单位业务流程，确保不相容岗位相互分离，实现各岗位之间的制约和监督。在内部控制机构设置方面，建议建立如下的内部控制组织架构：具备决策职能的内部控制委员会；具备管理职能的内部控制办公室；具备执行职能的各业务部门及职能部门；具备监督职能的审计监督部门。

在设置内部控制机构时要注意两点原则：一是要注意保持内控机构的独立性和权威性，内部控制委员会就是在一把手挂帅或授权设立的决策机构，它独立于其他部门，同时它产生的决策又是有权威性的。二是在设立内部控制机构时，每项业务在不同环节均有不同部门参与，以达到相互制衡的目的。审计监督部门的职责就是监督内部控制委员会和其他部门的业务，它也是独立于其他部门，这样就可以达到相互制衡的目的。

3.4 建立“全程控”的内部控制体系，设立流程控制节点

行政事业单位应立足于本单位的实际业务情况，针对预算管理、收支业务管理、资产管理、采购管理、项目建设管理、专项资金管理等与资金管控密切相关的业务，形成内部控制手册，并设立各业务流程控制节点，形成以资金管控为核心的全流程风险管控体系。

3.5 优化人员配置，加强软控制

内部控制建设是一种要求全局参与的工作，而软控制主要指的是增强管理人员的素质。再好的制度都需要人来执行，单位各层次管理人员素质的高低对制度执行的质量有相当的影响。要在整个单位层面强化内部控制的认识，要对各级管理人员强化责任观念，加强对业务工作和内部控制制度的学习。要通过单位内部文化，宣传教育员工的内部控制意识，优化人员配置，各尽其职，强化员工风险防范意识和风险处理能力，并采取一定的奖惩措施，以提高员工的积极性。

（1）开展内部控制有效性评价工作，保证控制目标的实现

内部控制的审计监督部门应随机对内部控制的执行情况进行检查，一方面发挥纠错防弊的作用，另一方面有利于领导层了解内部控制状况，从而健全内部控制制度。领导层提高对内部审计工作的认识，建立与自己部门适应的内部审计模式，保证内部审计部门具有独立性和权威性，从而促进内部控制的有效实施。

（2）利用现代化信息技术推动内部控制建设

“人控”不如“机控”，内部控制必须通过信息化才能有效实施，行政事业单位通过将内部控制的基本要求固化在信息系统之中，比如通过单位内部网络的建设和财务软件系统的再开发，可以实现对经济活动控制的自动化、实时化，并尽可能降低人为因素的影响，达到内部控制标准对各项经济业务约束的自动实现，从而提供内部控制的执行力，增强单位的人员管理效率。

综上所述，类似A单位的行政事业单位只有充分正视自身不足，不断完善内部控制制度，才能提高核心竞争力，才能谋求更好的发展。

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