浅谈公路行业档案信息化的重要性

朱琳

【摘要】随着互联网技术和计算机的快速发展，其提高工作质量和工作效率的优势也日益明显。公路行业档案传统收集管理模式已不能与快速发展的行业本身相协调，需要推进档案管理向信息化方向转变。本文就公路行业档案信息化的重要性及其实现途径进行探究。

【关键词】公路行业；档案信息化；重要性

一、公路行业档案信息化的重要性

（一）方便档案的收集。传统意义上公路行业档案信息收集与管理的方法是人为手写录入，这种方式既耗费时间和人力，从内容上来讲，其立体性和完整性要求难以轻易达到；从形式上来讲，其形式也比较单一，不具备多样化特点。随着计算机技术的进步，档案信息收集与管理的新兴途径趋向于信息录入与存储能力十分强大的计算机信息化途径。利用信息化途径对公路行业档案进行管理，可以最大限度地使录入工作得到简化，从内容上来说，可以保证其独立和完整，更加生动和具体；从形式上来说，可以运用诸如文字、图片、视频、音频和工程专业图纸等多种形式对公路行业档案进行快速有效的录入收集，最大程度地方便档案的收集管理。

（二）提升档案的容量与使用效率。传统的人为手写录入方式所得公路行业档案资料为纸质版，具有保存困难、占用空间大等不足之处，常常为空间所限制，在查找及使用方面也有诸多不便之处。而信息化档案录入管理所得档案资料几乎不被空间所限，即使数量再庞大的数据也不需要担心无处可存。信息查找方面，计算机拥有强大的数据处理能力和数据运算能力，可以在短时间内从规模庞大的数据群中找到所需信息。此外，还有一项优势是传统档案管理途径所不能企及的，即运用多种计算机数据处理软件，对档案资料的数据进行有效处理、深度挖掘，分析其走向、趋势及内在含义，为相关决策的制定出台提供参考。公路行业档案信息化发展有助于从多个方面有效提升档案的容量与使用效率。

（三）加快档案的共享与传输。在传统的人为录入数据管理方式下，由于信息不能及时有效地实现共享，往往会出现重复性的工作。为了避免交叉重叠的信息数据出现、避免人力浪费、减少物力开支，我们必须要意识到档案信息共享的重要性以及实现信息共享途径的重要性。随着互联网时代的到来和日益渗透，对档案进行信息化建设，可以利用互联网和计算机大范围共享信息、跨区域传输信息的强大优势，将公路行业档案管理连入网络，实现信息数据的大范围共享和快速传输，使数据共享与传输不被时间、空间限制，同时也避免重复性数据、重复性工作的出现，加快档案资源的共享与传输。

（四）避免档案的遗失。传统纸质档案管理途径下，信息档案往往会出现遗失或被损坏的情况，导致此状况发生的原因有信息档案的长时间存放、存放方法不恰当等而使档案容易丢失、容易受潮，很多机构和单位都会面临重要档案损坏、遗失的难题。而信息化管理公路行业档案由于是将信息输入到存储容量庞大的计算机中，可以大量存放、自由读取、自动检索。此外，倘若需要跨地域查找资料，不需要运输纸质资料，而是直接通过资料共享实现查阅，更能减少资料损坏、遗失情况的发生。

（五）节约大量资源。传统纸质档案信息管理模式下，大量数据亟待处理，需要大量工作人员花费较长时间来收集、保存、整理数据信息，同时还伴随着大量纸张的消耗，既不能节省人力和物力，也不能体现环保理念。此外，前文也提到，纸质档案较难存放、易于受潮损坏和遗失，发生损毁的文档又需要重新整理存档，加重了工作人员的负担。但公路行业档案的信息化管理则可有效解决这一问题，使数据存储电子化和信息化，在提高资料存储容量的同时，节省了大量纸张，更不会存在档案损坏的状况。因此，公路行业档案信息化管理可以节约大量人力、物力资源，有效降低档案管理成本。

二、公路行业档案信息化建设的措施

（一）科学规划档案信息化管理平台。当今公路行业快速向前推进发展，工作人员需要收集、整理、保存的数据量、信息量非常庞大，而且极具专业性的工程设计图纸也在其中，因此档案资料的可理解性和可读性明显低于纯文字存储的档案。面对如此繁重复杂的信息管理工作，工作人员的压力巨大。科学规划、合理建设档案信息化管理平台，是解决档案信息量大，难以收集、整理和存储问题的有效途径。通过管理平台的规划建立，把信息保存于光盘、硬盘等信息存储载体中，使存储空间受限的问题得以妥善解决，并实现档案自动标引、编目、检索和档案自动全文存储，提高工作效率、减轻工作人员负担。规范化管理平台的运行需要合理管理标准的支持，因此需要在档案整理、档案统计、查阅服务等方面制定合乎自身工作特征的档案管理标准，保证档案管理平台的高效有序运行。

（二）提高档案管理人员的素质。档案管理由人为录入模式向信息化模式转变，对工作人员的知识、技术素养提出了更高的要求。对于长时间从事传统档案管理工作的工作人员来说，档案的信息化管理是一项全新的、充满挑战的领域。为适应信息化管理要求，工作人员需要从头开始学习通信及网络技术、计算机技术，掌握计算机操作技能，熟练应用计算机管理系统和软件，熟识信息化管理平台的运行及其标准，使自己成为能够适应新形势下档案信息化管理的、具有实践经验和专业技能的高素质人才。档案管理机构和单位也要为提高工作人员专业素养采取适当措施，通过适时培训、宣讲等方式，不断提高档案管理人员的综合管理素质，从而提高档案管理队伍的整体素质，推进公路行业档案信息化管理进程。

（三）合理利用信息化资源。在获取到信息化资源后，如何对其进行有效合理的应用也是相关机构、单位及其工作人员需要关注的问题，在计算机设备的辅助下，将公路行业档案信息化，提高档案内容质量、利用计算机检索提高查询效率、实现有效的传输共享。

合理利用信息化资源的一个重要前提就是高质量的案卷内容。通过字体统一、页面统一，实现档案格式上的统一性并提高其可读性。在内容方面，运用文字、图片、音频、视频等多种形式尽可能全面地存储有价值的信息，从而保证信息的完整和立体。高质量案卷内容的合理利用需要借助计算机的检索功能。档案管理人员将信息归档时，将信息按照科研、合同、科技、实物以及题名、保管期限等属性进行分类和管理，之后便可利用计算机进行快速检索，提高检索效率和信息利用效率。合理利用信息化资源的另一个方面就是实现信息的传输共享。将公路行业档案管理工作连入网络，相关单位机构之间既输出收集到的有价值的档案信息，又可以从其他机构获取更多的有效信息，从而实现信息传输共享，并极大地减少工作强度。

（四）加强档案信息化的安全管理。档案管理向信息化方向转变必然会伴随着一系列网络安全问题的出现，比如计算机设备硬件的损坏、病毒的入侵以及黑客的恶意攻击等，这些问题会导致档案资料的破坏泄露，势必会给档案管理工作带来诸多挑战。因此，在档案管理的信息化进程中必须要重视并加强信息化的安全管理，既要严格遵循信息化管理平台运行规则、标准，又要做好备份工作，同时更要采取技术措施，不断完善系统防护及防火墙以提高对抗黑客、病毒攻击的能力，多方面采取措施，才能在突发状况下迅速采取有效应对策略，保障信息化档案的安全性。

（五）逐步淘汰纸质档案。随着科技进步和人们观念意识的改变，纸质版资料逐渐被电子版资料所取代。正如前文所提到的那样，纸质档案占用空间大、存储容量小、易于受潮损坏和丢失，而且不能够实现资源的快速传输和共享等不足，而信息化档案则可以弥补这些不足，因此，逐步淘汰纸质档案，以信息化档案取代纸质档案，既提高工作效率，又可节约资源，既经济又环保。

三、结语

综上所述，唯有运用先进的科技手段和计算机技术设备推进公路行业档案信息化进程，才能适应该行业的发展速度与发展方向。转变档案管理模式，有利于档案的收集与保存、传输与共享，同时可以减少工作强度并提高工作效率，减少多种资源浪费。因此应当尽快实现公路行业档案信息化，使档案存储与管理更加科学化、合理化。

【参考文献】

[1]黄咏梅.公路建设行业档案管理信息化的重要性与建设途径[J].交流，2014（07）：81.

[2]朱娥.浅谈档案信息化建设的重要性及意义[J].科技视界，2015（06）：156.