档案工作的信息化建设问题分析

于颖

[关键词]档案信息化；问题；解决措施；分析

档案信息化现代社会管理档案的一种新型方式，主要是使用计算机技术，利用网络对档案进行科学的管理。档案信息化是相对与传统的档案管理而言，使档案的资源能够被合理的利用。而且档案中的信息需要在正确的放置上，才能实现规范。档案也是一种可以为社会提供服务的资源。因此档案必须要进行信息化改革，才能更好的社会服务。

一、档案信息化的概念

（一）档案信息化主要指的是在档案管理工作中采用计算机技术、信息技术、网络技术为手段，以档案资源为对象、以实现合理的档案管理工作为依托的综合工作模式，是以档案管理学最新理论和技术成果为指导，按照信息社会和目前国家有关档案管理部门需要开展的档案收集、整理、保管、利用的现代化档案管理活动。

（二）档案信息化的内涵

档案管理在社会各行业的管理中的作用越来越突出，对各行业的发展有着举足轻重的作用，但由于各行业的档案管理模式还是传统的，造成档案工作效率普遍低的现象，传统的档案管理大多是人工进行的，会存在不合理的管理制度和不科学的管理方法，使得整个档案管理会出现很多的问题和缺陷，制约了档案事业的发展。因此，要实现档案管理的信息化，提高档案的利用价值，促进社会主义经济的发展。

（三）档案管理信息化的基本作用

档案管理信息化的实现，在一定程度上提高了档案管理的工作效率，在信息化管理过程中，要掌握计算机的相关技术，才能够完成档案的管理工作，这有利于提高档案管理人员的工作能力，培养先进的档案管理技能。如今是信息化的时代，档案管理信息化是适应了时代发展的趋势，提高了档案资源的利用率，减轻了员工的工作量，避免了人工管理中问题的出现，还极大地提高了档案信息的安全性。

二、新时期档案管理信息化的作用与重要性

（一）档案资源的信息化，可以改善档案管理工作档案管理已经不再是一项封闭的工作，而是具有开放性的特点。现代信息化资源设备的使用，能够帮助管理者方便、快捷、有效地进行档案管理工作，提高了工作效率和工作质量，更加充分而合理对档案资源进行利用和整理，从而更好地为社会主义经济建设服务。

（二）档案资源的信息化，为决策者与管理者提供丰富的信息。档案资源是对过往历史的记录，包括过往企业的各种决策和成效。在制定新的决策，尤其是历史性的重大决策时，档案资源为企业领导及决策者提供详尽而真实的资源，便于领导者扬长避短，制定出符合经济环境、符合生产力发展的决策，促进整个企业发展进步。完整可靠的档案信息资源，可以尽量避免错误，少走弯路，对于新决策的形成具有重要指导和借鉴作用。

（三）档案资源实现的信息化建设，为科研与经济建设提供智能化服务。信息化的档案资源具有很高的时效性，尤其在快速地进行分析综合研究方面，它具备独特的优势。既可以一次投入，多次产出；也可以实现远程服务，资源共享，从而大大地缩短了信息二次编著的时间，提高了工作和研究的效率。

三、档案信息化实施过程中出现的问题

（一）档案信息化管理队伍整体素质落后

档案信息化管理作为一种创新型的工作，想要得以顺利的落实必须要具备一定的创新思想，而现在很多档案管理人员由于一直使用传统的管理办法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至产生抵触心理，以至于专家和管理者在管理理念上难以达成共识，无法展开有效的沟通。而档案信息化建设需要的是懂管理、懂业务、懂技术、会创新的复合型人才，这些不愿意接受改变和更新的管理者严重的影响了整个管理队伍的前进和发展，使很多单位建立的网络、购置的软件都成为了摆设，不仅为单位带来了浪费，更重要的是制约了档案信息化的进程。

（二）档案信息化管理的资金支持不足

有些单位没有提高对档案信息化管理的重视，这些单位的管理者不愿意为档案信息化工作投入大量的资金，这主要是由档案工作的自身性质决定的，档案工作能为单位持续、健康的发展保驾护航，但却不能为单位带来直接、可观的经济效益，而很多经营管理者只看重眼前的利益，没有考虑到单位长远的经营计划，所以常将档案管理工作放在可有可无的位置，更不用说投入资金了。当然，档案管理人员缺乏创新精神、不主动争取也是档案信息化管理资金缺乏的重要原因，档案信息化管理工作在得不到足够资金的支持下，根本没有办法开展。

四、新时期档案管理信息化建设的对策

（一）转变观念，档案管理信息化

随着社会信息化的发展，档案管理的信息化建设也正逐渐成为社会的要求。虽然已经有人认识到档案管理信息化建设的重要性，但还有相当一部分的企业领导没有察觉，或者从思想上不够重视，这种情况相当不利于档案管理信息化工作的进一步开展。

（二）档案信息化将促进档案工作标准规范体系的进一步完善

信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

（三）加强电子档案的管理工作

加强电子档案的管理，是研究电子档案的接收和保管、利用的技术方法，并制定出相关的管理办法，加强电子档案的标准化和规范化，使信息资源能够发挥最大的效益。

（四）运用现代化管理手段实现管理规范化

现阶段档案管理信息化建设尚处于初级阶段，由于网络中存在的各种不稳定、甚至危险性因素，在运用现代化的管理手段，实现资源共享过程中，必须慎重选择规范化的管理软件，以保护信息资源的安全性和完整性、以及稳定性；同时，管理软件还要具备通用化的特点，并有较强的包容性，才能顺利进行档案信息资源的推广利用，实现档案资源的共享和共建。

（五）提高管理人员的专业素质，提升服务意识

档案管理信息建设的关键，是要以人为本，提高管理人员的专业素质。它要求档案工作者不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还要掌握现代信息技术，能够熟练运用各种信息技术工具来使用档案管理信息系统化，不断调整自身的知识结构，提高信息化管理技能，加强综合素质的培养。

因此，档案管理的信息化建设，要求采取各种有效措施，改变传统的档案管理观念，调整知识结构，加强创新能力，培养出一批具备现代信息素质，具有宽广知识背景，能够掌握新知识、新技术、新技能的人才。

结束语

人们越来越认识到档案管理信息化建设的重要性。档案管理的信息化建设，是一项长期而又艰巨的任务，同时又势在必行。它既是档案管理工作新发展的机遇，也是档案管理工作所面临的一项严峻挑战。只有充分利用信息化管理手段，增强工作效率和工作质量，才能进一步提高档案资源的现代化管理水平，实现档案信息的合理配置和有效开发利用，为社会主义经济建设服务。

参考文献

[1]欧阳玉，探讨档案管理信息化的含义与发展趋势，科技致富向导，2013.29期.

[2]姜丽娟，关于人事档案管理信息化建设的思考，管理学家，2013.12.

[3]王丽，人事档案管理工作的重要意义和发展状况，科技向导，2012.01.

（编辑/穆杨）