协同办公流程设计<br/>——以中国国家博物馆为例

协同办公流程设计
——以中国国家博物馆为例

2022-03-21中国国家博物馆路明

数字技术与应用 2022年2期

中国国家博物馆路明

随着信息化程度的提高，单位内部的软件系统逐渐增多，由于各系统中业务流程相对独立、不能融合的弊端越发凸显，给协同工作造成了一些困难。笔者作为国家博物馆管理信息化工作的参与者对此问题也深有体会。2020年国家博物馆综合工作平台系统建设过程中，通过CAP协同应用定制工具重新设计搭建了单位内部的多种业务流程，在设计过程中通过CAP工具将多条业务流程以可视化的方式展现出来，能够更为直观的找寻流程间的结合点，更加方便的开展业务融合工作。基于此，笔者将结合实例探讨设计过程。

信息技术在博物馆行业的应用很大程度上提高了办公效率，同时也拓展了新的管理思路。随着软件系统的增多，由于各系统业务流程相对独立，不能融合的弊端越发突出，业务流程集成与融合是现在系统建设必须解决的问题之一。国家博物馆综合工作平台是为解决业务流程融合问题的项目之一，笔者作为该项目的主要实施人，对此项目建设过程中所用到的CAP协同应用定制工具印象尤为深刻，通过CAP设计并建立了综合工作平台中多种业务流程，流程间的关系可以通过模型直观的展现在系统中，可以对模型中的业务逻辑进行搭建、梳理、合并、简化等操作，给管理信息化工作提供了可视化的设计和管理环境。对于提高我单位业务融合程度与线上办公效率意义非常突出，笔者将通过国家博物馆综合工作平台中的实例讲述设计过程。

1 CAP协同应用定制与业务流程融合的关系

CAP是软件厂商为客户快速开发定制化应用的工具，具有智能化、可视化、轻量级等特点。作为平台级服务厂商既可以为客户开发应用，也可以由用户利用此工具自主开发，这种由软件设计者向服务提供者的转变是一种发展趋势。其功能同样可以被用户本身所使用，自主搭建人与组织、组织与组织间的生产运营、工作协作、业务管理等多维业务流程，为协同工作提供解决方案。通过CAP将组织内固有的业务流程通过重新设计后，可以用于突破组织内部事务间孤立关系，将资源进行整合，使管理的各个环节按计划达到协调可控，帮助组织提高管理效率和规范化的程度。

2 流程设计的前提条件

笔者认为每个工作单位都有自己的组织结构以及相应的职务、岗位、角色、组等要素，那么在业务流程设计之前应该做好组织机构和相应要素在系统内的设计搭建工作。

2.1 建立组织机构

业务流程的设计是以完善的组织机构为前提的。以国家博物馆为例，组织机构应包括单位、平行单位、上级单位、下级单位、处室、科室、员工、编外员工等；对于党组织机构应包括党委、党总支、党支部、党小组、党员等；其他机构还包括公会、团委等。组织机构的建立是业务流程设计的重要前提，也是各个组织单元相互协作的基础。

2.2 建立相应的职务、岗位、角色和组

对于“职务”表达的是这名员工所在单位的行政职级；“岗位”是指该名员工所负责的行政工作；“角色”是具体的工作分工；“组”是以多人合作或者竞争执行配置的多人小组。

职务包括馆长、常务副馆长、副馆长、处长、科长等。岗位、角色都可以是多维的，既每位员工都可以分配副岗和多个角色，比如国家博物馆下设多个处室，每个处室都有自己的“分管馆长”来负责管理，那么“分管馆长”这个岗位对于各位馆长来说可以看作是“主岗”之外的一个“副岗”。同理“馆长办公室主任”既可以处理公文，也可以处理事务，很明显是一岗多角色的设定。组是一个群体，在组内部可以针对一个具体的事务进行多人协作执行或者多人竞争执行的情景，比如国家博物馆各部门都设有“部门考勤员”，负责本部门的员工考勤，“部门考勤员”是一个组，其成员包括A、B两名成员，只需要A或者B一人审批即可通过员工考勤，很明显“部门考勤员”组中A与B是竞争执行的关系设定。

3 业务流程设计实例

CAP工具兼具应用设计和系统发布两项功能，整个过程按照设计要素分析、流程设计、表单与控件设计、操作权限设计与控件的绑定、流程与权限的绑定、查询底表设计、归属位置与授权范围、发布等8个部分开展，其目的是让“表单”、“控件”、“流程”三者互相关联成为一体。以下为《新刻公章申请单》应用流程设计过程。

实例：新刻公章申请流程设计。根据对相关部门的需求调研了解到，以前一个部门申请新刻公章的流程是申请部门撰写工作联系单向馆长办公室说明事由，等待批准后再填写馆长办公室提供的刻章申请表，等待各级领导审批通过后才能办理。那么工作联系单与刻章申请表在申请过程中被人为的分离开来，成为两个独立的流程且不能连贯，使办理过程稍显复杂。以下是在CAP协同应用环境中将工作联系单和刻章申请表进行重新设计与整合，从而形成了一条连贯的业务流程。设计过程如下：

3.1 分析并确定涉及组织机构的各要素

(1)使用范围：本单位，不涉及平行单位和下级单位；(2)主管部门：馆长办公室机要科；(3)组织结构中用到的层级：员工、科室、处室、馆领导；(4)职务范围：科长、处长、馆长；(5)岗位范围：发起者、发起部门处长、馆长办公室处长、发起部门主管馆长；(6)角色范围：发起者、处室审批者、馆长办公室审批者、部门分管馆长审批、馆长办公室机要科审核；(7)组：馆长办公室机要科成员。

3.2 流程设计

刻章申请流程由发起者发起，发起部门处长审批，馆长办公室处长审批、发起者部门分管馆长审批、馆长办公室机要科审核、发起者阅读申请结果、流程结束存档共7个环节。

(1)发起者身份判断：发起者可以是部门内部员工，也可以是部门处长。如果是部门处长发起则“直接提交”自动跳过发起者部门负责人审批的环节，直接到馆长办公室处长审批；(2)发起部门处长筛选：发起者发起流程后，流程自动从组织架构中提取发起者所在部门处长并由此开始审批；(3)馆长办公室处长筛选：该岗位相对固定，流程自动提取馆长办公室处长；(4)发起者部门分管馆长筛选：流程自动从组织架构中提取发起者部门分管馆长并开始审批；(5)馆长办公室机要科成员范围：流程自动提取馆长办公室机要科组成人员并形成组，同时由该组成员竞争执行审批；(6)发起者阅读申请结果：提醒发起者查收审批结果；(7)存档：留存处理结果形成档案备查。经过分析可在CAP中生成如下流程模板，如图1所示：

图1 申请流程设计Fig.1 Application process design

3.3 表单与控件的设计

(1)表单设计。单位内部新刻公章的业务流程基本确定后，还需要完成业务表单的设计工作。除流程中的审批环节外，还需要添加用于审批的必要内容，例如申请部门、承办人、申请日期、是否经过请示、承办人联系电话、部门内部公章管理人、申请刻章的数量、用途、公章内容、备注、申请单编号等。其中承办部门、承办人需系统自动调取，编号为自动编号、申请日期为系统日期。(2)控件设计。业务流程中的每个控件都是根据实际需要添加的。申请日期：显示系统日期，数字年月日格式；部门：选部门控件；承办人：选人控件；是否有报批：单选按钮，枚举类型为“是否”；承办人联系电话：文本框；部门公章管理人：选多人控件；刻章数量：数字控件；用途和内容：文本域；备注：文本域。其中编号与领导审批控件比较特殊，着重说明其在CAP工具中的设计：1)编号：前缀新刻公章〔年号规则年；结束符〕；编号起始值1；位数3；后缀号；最终形成的编号样式为：新刻公章〔2021〕001号；2)部门领导审批、馆办领导审批、分管馆领导审批：在CAP中选取流程处理意见控件，分别将控件名称写为“部门领导”“馆办领导”“分管馆领导”，该控件会单独进行权限设计，以便在设计好的业务流程中绑定该控件的使用权限。通过以上分析可以在CAP中生成如图2所示：

图2 新刻公章审批单Fig.2 Approval form of newly engraved official seal

3.4 操作权限设计与控件的绑定

根据操作人员的分工，流程中应包括发起者填写、各级领导审批、机要科审批、显示审批结果等操作权限。CAP工具中操作权限设计页面左侧是表单中的控件，中间是权限设置，右侧为初始值。如图3所示，以发起者“填写”权限为例，除部门、承办人、申请日期具有初始值外，其他可以填写的位置均设置为“编辑”权限，剩下的位置如各级领导审批发起者只能“浏览”。设计操作权限的目的是为规定在某种权限下可以编辑哪些控件内容，为业务流程中的各个节点人员绑定相应的权限做准备。

图3 操作权限设计与控件的绑定Fig.3 Operation permission design and control binding

3.5 业务流程与操作权限的绑定

我们在以上已经完成控件与权限的绑定，下面我们看一下权限与业务流程的绑定。刻章申请流程中的每个节点都可以在CAP工具中点击属性设置与设计好的权限进行绑定，非常方便。其意义在于让审批流程中的每位人员都具有相应的权限。

3.6 查询底表的设计

我们已经完成表单与权限、权限与业务流程的绑定，整个设计模板在正式环境中发布即可使用。在实际应用环境中使用者往往还需要对这个业务流程进行查询，在CAP设计中我们还需要设计底表查询功能。只需在报表设计功能下，选取“关联对象”为以上设计好的新刻公章模板，同时选取查询时我们需要看到表单中的哪些内容，CAP能够自动生成查询样表。

3.7 归属位置与授权范围

归属位置是指业务流程应用设计完成后，该业务应用放在哪里供使用者调用。归属位置一般是把设计好的应用添加到应用菜单中即可。CAP选取归属位置的操作是非常方便的，通过应用的基础信息设置即可完成。授权范围是指该应用有哪些用户可以使用，对于实例“新刻公章申请”这种业务应用，一般在CAP基础信息设置中选取组织结构中的全单位。