数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨

何兰平

（南充市嘉陵区干部人事档案中心 四川·南充 637000）

近年来，随着现代信息技术的发展，数字化信息管理技术被广泛应用到档案管理领域，对提高档案管理的效率及准确性起到了较好的积极作用。通过数字化能够对干部人事档案管理的方式方法进行改变，弥补传统档案管理的弊端，实现对干部人事档案的快速查询和利用，使干部人事档案管理的整体效率得以提升。数字化管理是干部人事档案管理的必然趋势，但是这一过程存在诸多问题，需要采取有效对策解决其中的安全风险，促进数字化干部人事档案管理的持续发展。

1 数字化干部人事档案管理中存在的安全风险分析

1.1 互联网安全风险

随着网络安全事件的频繁出现，网络安全受到我国人民的高度关注，许多不法分子利用互联网获取用户的个人隐私，给互联网应用带来诸多安全方面的困扰。通过网络对一般信息进行传输的时候，并未出现较明显的安全问题，但是在对关键信息进行传输的时候，互联网的安全成为一个无法忽视的问题，这对干部人事档案管理工作的开展产生了较为重要的影响。比如恶意窃取信息、黑客入侵、木马病毒攻击是当前干部人事档案管理中的常见问题，一旦遭到木马程序或病毒的攻击，干部人事档案数据系统的安全性将受到影响，信息系统被破坏，最终造成干部人事档案泄漏或重要信息丢失的情况[1]。

1.2 档案管理系统安全风险

干部人事档案管理须建立完整的档案管理系统，但是目前在软硬件方面存在一定的缺陷，再加上档案信息方面的主客观条件的差异，无法保证档案管理系统的完整性，导致在电子数据的交换和利用中存在系统崩溃的风险，使得干部人事档案安全受到威胁。同时，目前的管理体系存在不足，经常出现保存中的数据被篡改的情况，进而造成档案原始信息缺失、档案顺序混乱等问题，难以保证干部人事档案的完整性。此外，单位职工对人事管理的重视性较大，但是在档案管理方面存在一定的忽视，无法保证档案的完整性、真实性和及时性，直接或间接地影响到人事管理的工作质量。

1.3 数据保密安全风险

在数字化干部人事档案管理中，需要认识到数据保密系统与档案管理系统是不可分割的，而档案保密及档案安全是档案管理系统面临的主要安全风险，若是这一方面存在问题，势必会影响到干部人事档案管理的进行，给单位发展带来较大威胁。在实际的档案管理中，档案管理人员比较强调档案的收集和管理，对档案的安全及保密工作缺乏重视性，干部人事档案信息时刻面临着泄漏的风险，不利于单位的长久发展[2]。为解决这一问题，必须将档案管理与档案保密结合起来，以此提高干部人事档案的安全性，防止因档案泄漏造成不必要的损失。在以往数字化干部人事档案管理中，都是选择物理存储设备对数字化档案进行管理，其存贮空间较小，不法分子可能会利用系统存储空间较小的特点对档案数据进行拷贝，进而将其发布到网络上，使得干部人事档案保密的工作难度进一步提升。

2 数字化干部人事档案管理中安全风险的相关防范对策分析

2.1 做好互联网权限管理

在计算机网络技术的快速发展背景下，我国人民的生活和工作受到网络的影响出现了较大的变化，同时也出现了更多的问题。基于这一情况，我们必须做好互联网的管理，对数字化干部人事档案管理中的互联网安全进行保护，其中包括内网的安全和外网的安全。从内网的安全这一方面来讲，需要对职工的信息安全进行保护，利用保密技术提高档案信息的安全性。要使用先进的人事档案管理软件，软件需要同计算机与网络升级同步，要根据科技发展和程序更替，促成档案数字化更新升级。要建立身份认证体系，通过口令或者密码对用户识别验证，采取身份鉴别和权限控制，防止对数字档案信息的侵害，要建立加密存储体系等安全保密管理机制,定期对档案数据进行备份,保障信息完整安全。从外网的安全这一方面来看，要采取防火墙技术、数据备份技术、加密技术等有效措施防范风险发生。要重视网络病毒的防护工作，设置防火墙，定期对信息管理系统杀毒防毒，确保防火墙不受攻击，确保系统运行的安全，保障干部档案信息安全，以利于档案保护和利用。加强对外部环境的管理，根据计算机硬件需求，需提供合适的温度湿度，及时做好档案的备份和维护，确保人事档案安全性。为了保证档案信息安全，还需要建立应急预防机制，对可能出现的安全隐患进行报备，如果出现危险情况，能够及时采取相应措施，协调解决，保证档案工作安全运行。通过对数字化干部人事档案的互联网权限管理进行强化，能够对僵尸网络、间谍软件、木马病毒等等进行有效预防，且可以采用防火墙加固、过滤恶意网站等各种手段，以此提高数字化干部人事档案管理的安全性[3]。

2.2 强化档案安全管理意识

干部人事档案是党和国家的机密，是组织部门全面考察干部、了解干部的重要依据，档案记载着个人基本情况、学术水平、个人业绩、个人经历等等信息，人事档案属于组织部门的机密，特别是国家机关和特殊专业工作人员档案往往记载着重要行业的机密，因此，在日常档案管理工作中，要重视人事档案安全管理，不能随意泄露干部个人信息。数字化人事档案虽然存储空间小，但可以通过设备携带、传播，容易造成个人信息泄密，因此，数字化人事档案保密工作更加困难，如果出现数据泄密、丢失、篡改、毁坏等因素会严重影响档案所有者的权益，也会给组织带来很大损失，所以人事档案安全性尤为重要。档案管理人员应在思想上引起足够重视，提高信息安全意识，加强防范措施，突出“安全第一、预防为主”的意识，自觉养成保守职业秘密的习惯，管理人员要认真学习《档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等相关政策文件和法律法规知识，增强组织纪律性和法制观念，重视保密工作法则，增强保密工作的领导责任，依法做好档案管理。管理人员在人事档案管理工作中要保证档案内容的安全，不得泄露个人隐私，这是对档案管理人员最基本要求，只要依法管档，提高保密工作意识，才能使档案管理工作健康稳步发展。

2.3 提升档案管理人才培训力度

随着数字化干部人事档案管理的持续发展，干部人事档案管理的内容越加复杂，要求档案管理人员掌握更多的专业知识和工作技能，以便能够正确处理干部人事档案管理中的问题，使干部人事档案管理的质量得到保障[4]。首先，档案管理人员需要积极学习有关干部人事档案管理的理论知识，掌握一些档案保密需要的技术技能，对一些常见的高技术窃密及防范手段进行了解，以便能够及时解决干部人事档案安全问题，防止因个人的疏忽造成档案泄漏等问题。其次，需要充分了解干部人事档案管理的人才需要，结合实际情况进行人才引进，确保档案管理队伍的整体素质。同时，需要强化档案管理人员之间的沟通交流，使其能够做到相互学习、共同成长，不断优化干部人事档案安全管理。最后，需要采用个性化的人才培训方式，坚持因材施教的原则，针对不同的工作需求及工作属性进行针对性地培训，以此提高档案管理人员培训工作的效果，为数字化干部人事档案安全管理提供更加有力的人才支持。

3 结语

总之，干部人事档案工作是一项政治性、专业性和保密性强度较高的工作，确保人事档案安全是人事档案数字化的首要任务，传统的档案管理方式已不能满足当今社会发展要求，需要创新管理观念，强化科学管理，用现代化先进技术管理档案工作，推进人事档案数字化建设，加强电子档案安全管理，需要注重人才的培养，培养懂技术、精业务、善管理的复合型人才，加强对管理人员的档案知识和业务技能培训，提高档案管理人员政治素质和业务素质，培养高素质专业技术队伍，不断掌握新知识、开阔新视野，同时要加强人事档案安全教育，提高档案信息安全意识，时刻把安全保障工作放在首位，使干部人事档案管理工作科学规范、安全有效。