信息网络环境下档案管理问题研究

郑平

摘要：信息网络环境下，档案可逐渐实现网络化管理，工作人员必须对新型工作模式优越性建立正确认识，充分了解目前面临的问题，由此提出形成契合信息网络环境的档案管理新理念，创建安全的信息网络环境、疏通数字化档案流通渠道三个有效应对措施。

关键词：信息网络环境;档案管理;问题;工作创新

引言：

信息传递线以及接收点的相互交织，构成信息交流系统，也可称之为信息网络。社会个体或群体的人，共同参与到虚拟网络中，可形成无形的网，能够贯穿时空上下，形成通达灵便的信息交互网络。无论是贯穿上下的纵向网络，还是连接不同单位的横向网络，以信息交互为目的产生不同的关系与连接。信息网络不会受到时空限制，在某种程度上是突破管理层次界限的。而在信息网络环境下探究档案管理问题，既要充分考虑信息交互质量与效率，还要全面衡量在特定交互空间下的安全性。档案管理人员需明确信息网络下档案管理模式创新的优越性，利用技术手段逐渐实现网络化管理，采用技术和制度联合的方式增强档案管理的可靠性与安全性。

一、信息网络环境下档案网络化管理的优越性

（一）档案资源灵活共享

基于信息网络环境形成的档案网络化管理，实质上是现代信息技术高速发展的结果，通过将计算机网络合理介入档案管理工作中，可进一步增强信息资源共享的灵活性。档案信息的采集、整理、共享、发布、检索等各个环节，都因现代信息技术的介入而快速实现档案资源的传输与反馈。而在实际开展档案管理工作的整个过程中，相关人员可利用技术手段实现档案信息采集的网络化以及档案信息组织的网络化，在虚拟网络空间快速发布和上传信息数据，以此大大提高档案信息的传播质量与效率。依托网络平台实现灵活共享档案资源，进而真正增强档案的利用率和使用价值。

（二）最大程度满足用户个性化需求

基于现代化信息管理平台发布与使用数字化档案，使得档案利用的范围被持续拓展，可充分满足不同用户的个性化需求。管理员可将传统纸质档案进行数字化升级，以视频、音频、图文等不同形式进行存储，为满足不同用户的档案需求奠定扎实的资源基础。档案在社会或相关组织群体中获得更大的流通，更助于提升管理单位社会影响力和存在价值。而信息网络环境下，档案无论是以实体的形式进行流通，还是以虚拟的形式进行信息共享，最终目的都是高质量服务于用户。尤其在信息网络环境下，通过不断升级档案管理模式，给用户提供多样化和高质量的档案信息服务是时代必须。现代信息技术在档案管理中的深度介入，可有效提升档案信息化服务水平。即将原始的信息源进行分类，以不同的数据格式进行存储与共享，确保用户利用网络平台快速获取需要的档案信息。

（三）利于优化档案管理系统

档案管理工作要与现实环境紧密对接，由此才能形成具有时代映照性和适应性的工作模式与方法。信息网络环境下，档案管理人员需转变工作思路与思想，自觉开发现代化的档案管理系统，将线上与线下优质资源进行全面整合，既要有效存储原始档案，还要新建不同类型的电子文件，以图片、视频、文字等形式科学存储到管理系统中。相关单位若想真正实现档案网络化管理，就必须对纸质档案进行科学的数字化处理，逐渐形成更加先进和完善的档案管理系统，从而为档案网络信息的存储与使用、检索与共享等创造有利条件。

二、信息网络环境下档案网络管理亟待解决的问题

（一）信息组织问题

传统管理理念与模式下，档案管理人员主要着重于纸质档案的保管，并根据用户的使用需求给予相应的服务，会因时空限制而无法高质量满足需求。信息网络环境下，需对档案信息进行重新组织，否则根本无法体现档案网络化管理的优势，失去改进与升级的意义。档案管理人员若不能将传统的纸质资料进行数字化处理，无法以音频、视频、电子文件、网页链接等不同数据格式在网络平台传输，从而大大降低服务质量。

（二）信息安全問题

信息网络环境下，档案管理更侧重于电子档案的存储与共享，未能充分考虑信息安全问题。管理人员必须了解目前信息网络安全的主要威胁，要利用有效方法进行应对与处理。尤其，在信息数据网络传输的过程中，必须加强入口、传输、使用等重要环节的安全防护。否则，将会给档案信息数据的存储与共享埋下安全隐患。管理人员若不能制定科学和严谨的保密措施，将会导致信息管理系统受到恶意攻击，大大降低档案信息存储的安全性与可靠性。

（三）检索工具开发问题

档案信息检索质量与效率的提升，需依靠现代化的检索工具。信息网络环境下，档案管理单位应主动开发适合自身规模与体量的检索工具，对后续的信息数据的高效流通创造有利条件。目前，档案管理人员尚未认识到检索工具开发的意义与重要性，并因处理大量和复杂的信息数据而产生困扰。随着时间的推移，信息管理的问题会逐步加剧，会对检索工具提出更高的要求与需求。

三、信息网络环境下的档案管理改革新举措

（一）形成契合信息网络环境的档案管理新理念

环境对于人的思想与行为具有十分重要的影响。不同时代背景下，人们的意识形态有所差异，由此衍生出不同的工作方式与方法。信息网络环境下，针对档案管理工作相关人员要形成新的理念，以先进和具有前瞻性的观点为导向，对管理模式和流程进行全面优化管理。档案管理人员需形成大数据思维和现代化管理理念，善于利用技术手段优化管理过程，给用户提供高质量和高效率的档案信息服务。档案管理人员要基于契合信息网络环境的档案管理新理念，对档案存储与借阅的方式进行创新。一方面，管理人员可采用统一存储纸质档案、多介质保存数字化档案的方式，增强信息资源保管的安全性。另一方面，管理人员需从经济效益和社会效益维度思考档案管理工作的价值与意义，继而科学拓展信息服务的范畴，如采用会员或按次收费的服务形式进行创收。档案敢管理人员利用计算机网络对传统管理模式全面升级后，真正在档案信息服务与创造经济价值等方面体现档案网络化管理的优越性。同时，管理人员不应局限在信息资源的存储与共享上，而是应在信息网络环境中多渠道及多平台宣传企业文化，为打造优质国民品牌奠定扎实基础。

（二）创建安全的信息网络环境

档案信息是信息网络环境中的构成要素，是虚拟信息系统中的生态因子。因此，信息网络环境中，对档案管理模式进行创新的整个过程中，必须利用先进技术手段创建安全的信息网络环境，为信息的安全和高质量流通提供健康和安全平台。档案管理单位要与科技公司展开战略合作，开发防御性更强的信息管理系统，进而有效应对人为或非人为因素对信息网络环境造成的安全威胁。根据逻辑炸弹、计算机病毒、蠕虫、特洛伊木马等因素危害程度，有针对性地进行防御与控制。通过创建安全的信息网络环境，不断增强档案信息服务质量和安全性。同时管理人员要针对内部管理体系进行动态优化，要科学设计信息管理系统的权限，避免出现内部泄密和破坏现象;要制定科学的监管与监测机制，采用技术与制度手段联合的方式应对档案信息管理与共享的安全性问题。结合线下管理与线上信息服务的特点，分别制定不同的工作流程与管理制度规范，真正构建安全和健康的信息网络环境，为档案信息数据的安全交互创造有利条件。

（三）疏通数字化档案流通渠道

档案信息服务质量的全面提升，以及信息数据的有序反馈，可进一步增强档案的社会价值。信息网络环境下，相关人员需对档案管理工作流程与程序进行优化，继而有效疏通数字化档案流通渠道。管理人员需以纸质档案为抓手，开发更利于虚拟传播的档案信息资源，为用户提供个性化和多样化的信息服务。其中，档案信息的采集、整理、分类、存储，都要发挥先进检索工具的作用，能快速查询与锁定档案管理与信息服务的重要内容。管理人员需利用大数据技术对用户进行精准画像，了解现有用户和潜藏客户的各种喜好与需求，继而开发不同类型的信息产品。在此基础上，制定科学的宣传与推广档案，使数字化档案产生更强的流通性，通过不断优化与完善反馈机制，使数字化档案流通渠道更加顺畅与有序。档案管理人员必须秉承线下重管理、线上重服务的原则，对工作内容与方法进行创新设计。尤其在虛拟网络环境中，需利用好现代信息管理系统和检索工具，实现无障碍无限制的传播与共享数字化档案，继而大大提升档案信息资源的利用率，真正体现档案网络化管理的优势与价值。

结语：

现代科学技术的蓬勃发展与广泛应用，极大促进档案管理工作的升级与转型。档案信息化建设是助力提升档案治理能力，推动档案管理现代化的关键。管理人员要根据市场与客户需求，对档案信息资源进行科学开发与整合，在虚拟的信息网络环境中，进行安全和高效的流通与反馈。利用现代信息技术不断对传统管理模式升级，构建极具优势的档案网络化管理新形态，为用户提供多样化和高质量档案信息服务。

参考文献：

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