新时代高校人事档案纸质档案与电子档案的整合共存

王艳婕，肖丽丽

(1.吉林化工学院 人事处，吉林 吉林 132022； 2.吉林电子信息职业技术学院，吉林 吉林 132022)

网络信息技术的发展让人们的生活习惯和工作方式产生了巨大的变化，也让高校的档案管理工作逐渐向着数字化的方向发展。但是由于技术等客观原因的限制，现阶段的高校人事电子档案管理工作仍旧存在一定的不足之处，并不能够完全取代纸质档案的地位，因此在未来的一段时间内，高校人事档案的管理工作重点应该放纸质档案管理同电子档案管理相结合方面[1]。

一、高校人事档案纸质档案与电子档案优势与不足

(一) 高校人事档案纸质档案相对电子档案的优势

纸质的档案管理模式有着其自身的独特优势，是电子档案管理方式所不能比拟的。虽然电子档案的出现对其造成了不小的冲击，但是纸质档案管理方法仍旧是现阶段人事档案管理工作中不可缺少的一部分[2]。首先，纸质的档案管理模式相对成熟，在长久的人事工作中已经形成了一套完整的体系，可以被用来借鉴的管理经验也十分充足。其次，纸质档案的保密性较好，将其密封后封锁在档案室中，可以保存很长的时间，相较于电子档案，发生信息泄露的概率更低。再者，纸质档案的记载形式较为直观，将信息记录在纸面上并进行装订，能够避免信息被人为恶意篡改，也可以在一定程度上避免发生档案信息被人为修改，造成信息不真实的情况发生。最后，纸质的档案管理方法不会受到来自网络病毒的危害，因此在一定程度上，安全性要高于电子档案。

(二) 高校人事档案纸质档案相对电子档案的不足

首先，纸质档案的保存管理需要学校建立专门的档案保管室，会占据大量的校园空间，并且由于人事档案所需要的保存时间较长，经过数年甚至数十年的累积，其所需要的空间也会越来越大，不利于学校的长时间保管。其次，高校的人才流动较为频繁，人事信息也经常发生变动，如果使用纸质档案进行管理，将很难对人事信息进行修改[3]。再者，纸质的人事档案保管模式相较于电子档案来说，查阅十分困难，无法快速地查找到相关信息，而对于一些保密级别较高的档案来说，想要查阅就需要经过一系列的审批流程，相较于电子档案管理，所需要的耗费的时间成本更高[4]。

二、新时代高校人事档案的管理工作规划

(一) 纸质档案与电子档案相辅相成

由于纸质档案通常都是在装订好后封入高校的档案保管室中，因此在一定程度上纸质档案更能带给人安全可靠的感觉，不易发生档案篡改或伪造的现象，在高校教职工的眼中具有较高的可信度[5]。而电子档案的出现改变了传统的人事档案管理方式，让高校中的教职工人员能够不受时间和空间限制的查询自己想要的信息，将纸质档案同电子档案管理相结合，就能够在保证档案真实性、可靠性的基础上，减少相关工作开展的时间，高校教师得以凭借更为便捷的方式获取信息，优化校后勤工作的服务质量[6]。

(二) 纸质档案与电子档案各司其职、因时制宜

纸质档案与电子档案各自有其优势所在，人事部门要抓住这一特质，依据实际情况进行选择，发挥双方优势，规避不足之处。电子档案便于查询和修改，且储存较为便捷，能够实现高效的档案管理工作，具备纸质档案所不具有的便捷性特点。但是与此同时，由于电子档案是依靠网络作为平台，极易遭到来自网络的安全威胁，而使用纸质档案管理方法就能够很好的规避这种问题的发生[7]。

(三) 以维护档案安全为首要原则

高校人事档案的管理应以维护档案安全为首要原则，建立档案保管室与线上档案信息库，同步纸质档与电子档案，提高高校档案的安全系数，降低信息丢失、信息损坏等风险发生的概率。在高校的人事档案管理中，如果仅仅依靠纸质管理，一旦档案室发生水灾、火灾、潮湿、霉变等情况，会直接影响到人事档案的完整性，造成部分档案信息丢失。同时，纸质档案管理模式下，人事档案缺少备份，上述情况一旦发生，会给高校带来不可预估的严重损失。而采用纸质档案同电子档案相结合的模式，将人事档案信息在电子系统中进行备份，就能够避免信息的丢失。相对的，由于电子档案是储存在网络系统中，因此容易遭受到电脑病毒的攻击，造成人事档案的丢失。此外，网络系统存在一定的不稳定性，如果发生系统崩溃、瘫痪等情况，也会造成数据的丢失。

三、高校人事档案纸质档案与电子档案的整合策略

(一) 依法依规，优化设计人事档案管理系统

近些年来，中共中央组织部先后下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等一系列工作条例和管理办法，明确规定了人事档案的管理原则，人事电子档案同纸质档案原则上必须保持档案的分类、目录、内容一致，遵循真实、全面的原则，对人事档案做好管理工作。因此，现阶段高校人事档案管理工作的重点，是完善学校的人事档案系统，优化设计出最能符合学校人力资源管理的信息系统。高校需要定期对人事档案系统进行维护，以此保证电子档的完整性[8]。

(二) 规范收集鉴定纸质档案材料，逐一扫描，适当备注

纸质档案在归集之前，通常需要对档案材料进行鉴定、加盖公章、本人签字等步骤，检查纸质档案的信息是否真实、完整，档案的审批流程是否符合标准规定。在经过一系列的检查后，需要对档案进行电子扫描工作，将纸质档案的内容以文档或图片的形式上传到电子档案系统中，修改文件名称与纸质档案完全一致，并按照人事档案的分类标准对电子档案进行一一分类，建立起完整的查询目录，以便于后期的查阅工作[9]。

(三) 健全档案管理机制，强化档案内控工作

随着电子档案的出现，高校应针对现有人事档案管理制度进行优化，健全档案管理机制，强化对人事档案的内部管理工作，从制度层面预防档案信息丢失。网络技术的发展给人们的生活带来了许多便捷的同时，也使得信息数据的泄露情况频发。高校的人事档案记录了教职工的工作年限、工作经历、获奖情况、职称情况、授课方向等一系列的重要数据，如果高校的电子档案系统遭受病毒攻击，就会导致数据丢失，在没有备份或是备份信息不完整的情况下，将给高校带来严重的损失。所以人事档案系统的网络安全防护工作需要引起高校的重视，完善人事档案管理机制，以保证人事档案的安全。首先，高校的纸质档案同电子档案应该保持完全一致，互为备份，无论是纸质档案出现损害，抑或是电子档案出现损害，都能够从另一方找到备份；其次，高校应该对扫描后的纸质档案与档案系统中新添加的电子档案进行拷贝备份，如果主系统损坏，应及时启用备份系统[10]。最后，高校电子档案的查阅及修改权限应该严格管理，且每次修改时，都应该经过相关的审批流程，以此保证高校的电子档案信息不会被人非法修改。

四、结 语

电子档案在高校人事档案中的应用，是对高校档案管理方式的优化，解决了很多纸质档案保管过程中所存在的难题，但是现阶段，电子档案技术并不完善，存在一定的局限性，仍需完善和优化。因此，高校的人事档案管理工作应该坚持“双套制”的管理模式，将纸质档案同电子档案相结合，让高校的人事档案管理工作更具有便捷性、安全性、全面性。