人工智能技术支撑下的档案智慧服务体系研究

荆 蕾，武亚男

(内蒙古自治区气象局 财务核算中心，内蒙古 呼和浩特 010051)

新时期以来，在技术革新的驱动下，我国各个行业都在经历着百年之巨变，通过科技赋能走上了转型发展的道路。就档案管理领域来讲，我国一直以来都十分重视档案的信息化建设，在新时期背景下，面对人工智能技术的显著优势，“档案智慧服务”再次成了档案管理领域的一个新名词，受到了档案管理人士的广泛关注和重视。档案智慧服务的出现，建立在以往档案数字化建设经验的不断积累上，是近年来我国科技创新、档案管理升级双重作用的结果。充分表明了我国近年来在档案管理事业上的新变化、新面貌、新气象。

1 相关概述

1.1 人工智能与“人工智能+”

人工智能也被称为机器智能，指的是由机器展示出来的智能。能够在计算机模拟的作用下，来赋予机器模仿人类行为、思维的能力，使机器能够具备行动、规划、思考、推理、学习的能力。从学科构成上来讲，人工智能属于典型的交叉型学科，学科内容涉及了计算机学、神经学、语言学、经济学、控制学、数学、哲学等，能够共同作用于机器的深度学习，使机器智能化水平提高[1]。这决定了人工智能技术的包罗万千，包含了智能机器人技术、虚拟现实技术、系统仿真技术、语音识别与合成技术、计算机神经网络技术、模式识别与智能系统等。

简单来说，“人工智能+”是以人工智能为全行业科技发展的核心特征，通过提取人工智能技术实现与各个行业的深度融合。2015年李克强总理的报告提出了“互联网+”到2017年十九大报告提出将人工智能上升为国家战略，国家战略从强调互联互通的“互联网+”，逐渐向更加强调深度学习的“人工智能+”方向转移。《“互联网+”人工智能三年行动实施方案》《新一代人工智能发展规划》等一系列规划与方案足以说明人工智能是新时代驱动社会经济发展的新的技术引擎。人工智能通过场景应用几乎可以与任何一个行业深度融合，不仅能改变现有社会生产的生产方式和工作效率，也能不断激发出新的工作需求，即“人工智能+各行业”的新生态。

基于对人工智能与“人工智能+”的概念分析，两者相同点是均旨在实现计算机像人一样的思考、决策、推理和行动。两者的不同点在于人工智能是研究如何使计算机像人一样进行各类思维活动，比如决策、问题求解、规划推理、思考学习等，“人工智能+”则侧重将人工智能与各个行业深度融合，是人工智能技术的产品开发与具体应用，通过实现“人工智能+各行业”为当前实体经济发展转型发展赋能，真正意义上改变我们的社会生活。

1.2 档案智慧服务

物联网、大数据、云计算和人工智能等新一代信息技术的迅速发展，促进了“智慧地球”“智慧城市”等新理念的诞生。智慧是运用知识提出问题、分析问题并最终解决问题的能力，包含对事物认知、理解、分析、处理、创新的能力，智慧能够实现知识的产生、开发与创造。智慧服务在学界没有公认的统一定义，总的来说，智慧服务是以创造性智慧为前提，在知识服务的基础上将知识转化为生产力的创造性、智能化、交互式服务。在“智慧地球”的新理念和中国“智慧城市”发展战略不断推进的时代背景下，对于传统的档案工作来说，运用现有的技术、设备和人员已经很难满足公众更加多元化、个性化和智慧化的服务需求，海量的数字档案资源知识管理、知识开发和知识创造服务也举步维艰。档案服务作为档案馆的重要职能之一，实现档案智慧服务转型升级是应对智慧时代公众日益多元化和智慧化的档案利用需求的重要手段。

档案智慧服务建立在人工智能技术的基础之上，是“人工智能+档案”的一种全新的业态形式。能够促使档案管理工作顺利获得，大数据技术、人工智能技术、物联网技术等的强大助力下。通过在档案服务基础设施的建设、档案服务方式的变革、档案资源的挖掘利用等过程当中，嵌入人工智能技术，来推动档案服务的智慧化升级[2]。

2 人工智能技术支撑下的档案智慧服务优势功能

2.1 档案信息共享化

进入网络时代，档案信息的社会化、网络化，逐渐成了档案管理者普遍关注的一项重要问题。能够最大程度提高档案利用率，让使用者能够第一时间查找到自己所需要的档案信息。人工智能技术拥有强大检索功能，可以通过字段加权混合索引，来优化档案信息排序结果，使档案信息检索效率得以大大提升。与此同时，人工智能还能够在机器学习能力的助力下，借助机器学习本身的环境系统、执行系统、学习系统，来对档案知识库进行智慧化信息推演，通过对用户信息喜好的智慧感知，为用户进行自动化档案信息推送。由此，在满足用户档案信息需求的同时，促进档案信息的网络共享度。

2.2 档案管理数字化

人工智能技术在档案管理中的应用，使数字档案馆、档案网站、数字化档案信息等，成了档案管理工作的常态化任务。能够促使档案在数据压缩、数据库、高速扫描等的作用下，逐渐摆脱介质文件成为更加规范、有序的数字信息化档案文件，并以档案信息库的形式被储存。

3 人工智能技术支撑下的档案智慧服务发展现状

一直以来，党中央十分关注和重视档案的建设工作。早在2002年国家档案局就审时度势地认识到了信息化对档案事业的强大带动作用，并按照《全国档案事业发展“十五”计划》总体安排，制定了《全国档案信息化建设实施纲要》，强调指出要将档案数据库、多媒体库、档案目录数据库等作为未来的重点工作，大力推进档案数字化进程。之后随着我国档案数字化建设进程的加快，国家档案局又陆续制定了《数字档案馆系统测试办法》《政务服务事项电子文件归档规范》，对档案管理的数字化建设进行了细致的规定。在2020年6月最新修订的《中华人民共和国档案法》中，党中央对档案信息化建设进行了特别规定，指出各级人民政府、团体、机关、企事业单位以及其他组织，要将档案信息化建设，正式纳入信息化发展规划任务当中，使电子档案成为最佳的凭证，在全社会得以推广使用。

经过多年的发展，我国数字化档案发展程度日益加深。以远光软件为例，该公司针对海量电子档案查阅难、收集难等问题，在新兴技术的助力下，对档案原有的管理模式进行了重塑，推出了智慧型档案全生命周期管理解决方案，通过智能密集架、智能归档柜等的运用，极大地提高了企业档案利用率。同时在政务升级的助力下，档案查询功能也逐渐在各地政务网络服务平台上线，能够依托区域内档案查询平台的互联互通效应，让群众在足不出户的情况下，便捷、高效地完成线上档案的查询活动。

4 人工智能技术支撑下的档案智慧服务体系构建策略

4.1 做好基础设施建设

人工智能技术支撑下的档案智慧服务，建立在稳定而完善的基础设施架构基础之上，无论是大数据档案资源的建设，还是利用，都需要依靠完备的基础设施来实现。因此，做好基础设施建设，应当被作为档案智慧服务体系建设的第一步来实施。具体来讲：①完善档案机房设施建设。除必要的计算机、扫描仪等设备外，需要增设档案温湿度自动监控设备、档案库房机器人设备、实体存储设备、智能监控设备等，以此来为档案的智能化管控奠定坚实的基础。②完善档案管理相关软硬件设备建设。为档案管理部门专门铺设大型宽带，保障数字档案管理平台运转流畅，并为档案管理部门增设大容量存储设备、高性能感知设备。[3]以此来为档案的数据挖掘、存储、识别等提供基础保障，为“人工智能+档案”智慧服务体系的构建打下扎实的根基。

4.2 充分挖掘技术潜力

人工智能技术在档案智慧服务中的运用，涉及了档案的智慧收集、整理、坚定、检索、存储、利用的方方面面，需要在OCR识别技术、图像识别技术、专家系统、自然语言处理技术、语音识别等的助力下实现。在对档案智慧服务体系进行构建过程中，要切实挖掘技术潜力，为档案智慧服务提供有力的技术支撑。如，在档案智慧收集方面，可以利用讯飞最新的AI创新成果——讯飞档案机，利用其本地化存储、安全可靠，以及能够为重大活动、口述征集等多场景，提供字幕辅助、语音转写、全貌建档的强大功能来实现档案的智慧服务；在档案的智慧识别方面，可以利用目前最火的OCR技术，通过对需要存储的文件进行智能扫描，在OCR智慧识别功能的作用下，对文件中包含的图像、文字予以预处理，最终经过关键信息提取、识别优化，得到最优的电子化档案。

5 结束语

在国家大力倡导下，近年来我国档案管理事业一直都呈现出了良好的发展态势。在积极开展技术革新的同时，也在围绕人工智能展开多方面的档案智慧服务探讨与实践。这为我国档案智慧服务体系的建设提供了有力的支持。在未来的发展中，各部门应当在国家档案管理部门领导下，继续朝着档案智慧服务迈进，对人工智能技术应用于档案管理进行深耕。在提高我国档案管理效率的同时，为奋战档案管理新征程做好充足的准备。