高校机构知识库可持续发展研究与实践

刘玉博，吴晓彤，汪玉新

（山东农业大学图书馆，山东 泰安 271018）

0 引言

机构知识库是一个机构（如学校、研究所、公司等）将机构成员在学习、工作过程中产生的各种学术成果进行整合而成的数字资源集合［1］，旨在为机构内人员提供一个统一的知识存储平台，促进机构内外学者、研究人员的交流，扩大知识的共享范围，提升机构的知名度，体现机构的科学研究、教学、社会影响力等方面的综合实力。无论机构知识库的外在形式如何，其本质都是通过建立一种新型管理和服务机制，帮助学术机构实现学术成果的自主管理和交流传播［2］。高校机构知识库是数字时代展示高校学术研究成果的基础平台，也是高校为师生提供用于管理和发布数字资源的信息平台。

1 国内高校机构知识库现状

据OpenDOAR网站统计，截至2021年10月，全球共有机构知识库5 746个，其中中国大陆被收录的机构知识库62个［3］。这些机构知识库大致可分为两大系统：以中国科学院为首的科研院所系统和以教育部中国高等教育文献保障系统（CALIS）牵头的高校系统。目前，中科院的机构知识库已经收集了96个研究所的数据，中国高校机构知识库联盟（CHAIR）有51所高校图书馆参与。这两大系统的机构知识库建设项目，对于中国机构知识库的建设起到了很好的引领示范作用。

2018年3月，国务院办公厅印发《科学数据管理办法》，指出高等院校是科学数据管理的责任主体，主要职责中就包括建立科学数据管理系统，公布科学数据开放目录并及时更新，积极开展科学数据共享服务。2021年3月，教育部印发《高等学校数字校园建设规范（试行）》，对高校机构知识库建设提出了指导性意见，指出机构知识库应与学校科研管理信息系统对接，搜集、整理、揭示、关联与共享科研产出。国家相关政策的出台，为高校机构知识库建设和发展提出了新要求，也是新发展机遇。

为了满足高校机构知识库的需求，数据库商和软件开发商嗅到了商机，适机推出了许多机构知识库产品，可以实现数据的自动推送和标引，减少建设投入和时间成本。目前，全球和中国的机构知识库建设正处在一个快速增长的爆发期，越来越多高校认识到机构知识库的重要性，加快了投入力度和建设速度。

2 高校机构知识库的困境

虽然高校建设机构知识库的热情高涨，很多学校也紧跟潮流纷纷上马项目建设，但实际建成上线运行的却寥寥无几，真正做到开放共享的更是凤毛麟角。高校机构知识库建设的主导部门一般都是图书馆，少数也有网络信息中心牵头的［4］。高校图书馆希冀通过机构知识库的建设扩展服务模式、提升服务质量，却往往因为资金、人力、技术等原因陷入困境，或建设进度慢迟迟无法上线，或重建设轻应用，利用效果不佳，或数据更新不及时逐渐停摆，没有实现可持续发展，将学校科研数据共享的“形象工程”慢慢变成图书馆“自娱自乐”之物［5］。

2.1 缺乏顶层设计，困难估计不足

高校机构知识库不是图书馆简单的自建数据库，涉及数据少则几万条，多则几十万条，成果类型包括期刊论文、学位论文、会议论文、图书著作、报纸、专利、标准、科研项目、科技成果等，需要对接人事处、科技处、发展规划处、教务处和研究生处等校内职能部门获取数据，如果没有取得学校领导的支持和完善的顶层设计，是不可能建成的。

随着软件、网络、存储等信息技术的迅速发展以及用户需求的不断提高和改变，图书馆自己搭建平台和手动更新数据已经无法驾驭，选择商业化平台成为绝大多数高校的唯一选择。但高校机构知识库建设涉及学校几十年甚至上百年的历史成果、几千人的成果归属，如果没有充分的心理准备和人力储备，幻想一蹴而就是注定要失败的。在商言商的商业化平台公司在宣传上往往夸大产品效果而缩小建设难度，如果仅凭一两个技术人员就匆匆上马，即便建成也只是个空架子，可持续发展无从谈起。

2.2 数据精细度无法实现“一张表工程”

高校一般都有几十甚至上百年的历史，往往还涉及更名、拆分、合并等复杂情况。二级机构的历史变迁，曾经包含的系、专业、研究所、重点实验室、研究中心等附属机构也是笔糊涂账。教职工也处于入职、辞职、调岗、退休等动态变化中。

目前的机构知识库收集的数据类型超过十几种，虽然商业化平台宣称可以自动更新80%～90%的数据，但实践中只有论文、专利、标准等可以实现，而科研项目、科技成果只能自动收集省部级以上的公开数据，图书著作等不署名单位的类型只有依靠学者自己提交，准确性就很难把控。

有的学校前期已经建设了人事系统、科研系统、知识产权系统和学者库等。机构知识库从已有的系统中获取科研项目、获奖成果、专利等相关信息，数据来源渠道多、良莠不齐，难免重复、出错，包括成果归属、人名等错误，因此其元数据的准确性和全面性无法保障。

数据的滞后性也是令人头疼的问题，学者发表在国际期刊上的论文，从接收到线上发表，到正式发表，再到被收录，最后到收割推送，至少需要几个月的时间。历史上的成果署名没有指导性规范，有很强的随意性；不同国际期刊署名五花八门，有的姓在前有的名在前，有的名字是全拼有的是缩写，有的全拼加空格连词符有的合并，甚至还有重名、重音。署名为学校的成果数据推送后，如何准确匹配和归属到二级机构和学者上，也有很大的困难。

大量更新滞后和无法自动收割的成果数据需要学者手动提交。这部分数据如果不审核，元数据的准确性和精细度就无法保证；如果需要审核就需要大量的人员参与，过程太复杂又会影响学者提交数据的积极性。总之，数据如果达不到“一张表工程”要求，后续数据利用就会非常困难，可持续发展必定大打折扣。

2.3 运行维护不及时、不持续

机构知识库的生命周期大致分为准备、建设和运维3个阶段，如果把准备、建设阶段比喻为挖坑、种树，那么运行维护阶段的悉心照料才能使机构知识库落地生根、开枝散叶、开花结果，这一阶段是可持续发展的集中体现。

学者在使用机构知识库过程中肯定希望自己填充数据的辛苦付出要有丰厚的回报，能够辅助完成各个部门要求的各式数据汇总，从耗时耗力的重复性劳动中解放出来，这就要求图书馆或者商业化平台公司能进行功能定制，满足学者个性化需求。

学者在使用过程中遇到困难，图书馆能否提供足够的人员进行辅助、培训和指导？学校其他部门产生的科研数据也需要定期导入，图书馆是否有充足的技术人员进行维护？机构知识库的运维对于图书馆来说绝不是仅仅增加一个自建数据库这么简单，而是一种服务理念和运行机制的变革。

3 高校机构知识库可持续发展实践

2018年，山东农业大学图书馆启动机构知识库建设计划，密集走访调研兄弟高校建设情况，积极参加学术会议学习经验，邀请多家商业化平台进行功能演示。2019年，经过建设小组的多次讨论，向学校提交了申请建设机构知识库的请示、调研报告和建设方案，并于年底完成采购。2021年，山东农业大学机构知识库经过近两年的建设，上线运行并交付使用。在整个机构知识库的准备、建设和运维各个阶段，均以可持续发展作为基本考量，充分吸收兄弟高校的经验，努力打造机构科研数据汇集、保存、展示和利用的“一张表工程”。

3.1 顶层设计，多方共建

在准备阶段，图书馆就深知面对机构知识库这样一个浩大的工程，必须在校内争取最大限度的支持。在图书情报委员会年度会议上，向分管校领导和各部门、各学院的委员们汇报展示了3个学院的试点版本，让全校上下在对机构知识库不熟悉、不了解的情况下，通过汇报演示有了直观认识。会上委员们提出的建议意见，也成为后来建设过程中的重要指导和考量。

紧接着通过校长办公室下发了建设方案，成立学校机构知识库建设领导小组（由分管校领导任组长），明确了参建各方的职责分工，制定了建设时间进度。要求图书馆、参与建设部门和各学院要密切协作配合、扎实有力推进，做好相关系统对接、逐步消除数据壁垒，主动开展基于机构知识库的各类型、深层次服务，不断提高学校机构知识库的认知度与关注度，使其逐步成为学校知识基础设施的重要组成，成为支持数字科研和数字教育的重要工具，成为学校管理科研成果、传播学术知识、支持创新的重要机制。

在建设过程中，从人事处、科技处、教务处和研究生处等部门获取了众多元数据，成为搭建机构知识库的基础框架，这些数据包括历史上学校年鉴中统计的各类科研数据。维护过程中，当下产生的汇总数据也会定期进行导入，最大限度地减少学者手动提交，保证元数据的准确性和规范性。

3.2 试点推广，小步快走

任何机构在启动机构知识库建设初期都是缺乏经验的，在这种情况下贸然覆盖全校进行数据汇聚风险是很大的，会拖慢进度或者牺牲准确。山东农业大学建设团队在实践中，首先选取了文理工3个代表性学院进行试点，摸索组织机构、人事信息、数据汇聚、归属匹配等建设经验的同时也锻炼了队伍。

试点的另一个优势是快速形成功能预览版，直观地将打造成型的平台呈现在部门学院领导和专家学者面前，通过言之有物的功能演示去争取支持、收集反馈，有利于打磨系统细节，有效地推动了建设进程。

3.3 分级管理，实用为先

在机构知识库的建设过程中，图书馆容易陷入一种自建库的思维方式，即通过自主建设和自主管理打造产品，提供服务。实际上学者既是机构知识库数据的使用者，同时也是数据的提供者，而图书馆更多的角色是数据平台的维护者。学院和部门认为这个平台能解决实际问题，对他们越有帮助用得越多，学者也更有提交数据的积极性，共建共享是可持续发展的必由之路。

基于这种思路，山东农业大学机构知识库增加了一个机构层级“系”，即“校—院—系”三级管理体系。系在学院的管理中是个非常重要的单位，很多数据统计和填报工作都是系主任来完成的。系主任作为一个管理员角色，可以随时调取本系内所有学者的成果数据。另外，学院在遇到跨系的数据填报任务时，可灵活组合相关学者搭建临时的“系”层级，方便数据汇总和导出。在运行初期，还对机构知识库不同层级的角色设置了不同的权限，后期随着大家对机构知识库逐渐熟悉，再慢慢放开限制。

3.4 学科馆员，全程参与

学科馆员制度是图书馆创新信息服务模式的重要手段，也是图书馆服务学校人才培养和教学科研的重要举措。经过几年的试点，山东农业大学图书馆于2020年全面实施了学科馆员定点服务学院制度，选拔16名具有硕士、博士学历的馆员对口担任19个教学学院的学科馆员开展学科服务，组建了农业与生命科学、理学与工程科学和人文社会科学3个学部服务组，建立起有效的信息需求与服务保障渠道，帮助学科和读者高效利用图书馆的资源和服务。

机构知识库建设意义重大、工程繁杂、涉及面广，图书馆作为承担主体责任的牵头单位，必须配备充足的人力资源。学科馆员是图书馆联系学院的纽带和桥梁，因而与机构知识库是天然契合的，两者都属于信息服务范畴，所以学科馆员团队全程参与了学校机构知识库整个建设过程。

机构知识库建设离不开学院的鼎力支持，在前期学科服务工作已经取得对口学院信任和认可的基础上，机构知识库启动伊始学科馆员就到学院走访调研，听取学院对科研数据平台的需求，宣讲机构知识库的功能，收集学院组织机构信息和机构人员信息，搭建起机构知识库的基础框架。成果初步归属后，学科馆员进行了大量的核对，汇总了详尽细致的意见，多次与平台服务商进行对接反馈。为了减少学者的填报工作量，学科馆员又对照学院教师主页，补充主要专家的个人简介、学科方向、获奖情况等信息，还通过专业检索补充图书著作等不易归属的数据。学科馆员还负责对口学院的使用培训和答疑解惑，学院管理员审核后的学者自提交数据也要进行元数据规范再审核，大大提高了数据的精细度和精确度。

学科馆员通过参与机构知识库建设，了解对口服务学院的专家学者、学术产出和学科发展等基本信息，为更好地开展学科服务掌握了第一手资料，是深入开展工作的有力抓手。学科馆员依托自身的学科知识和服务优势，加强机构知识库的内容构建、利用和推广，建立图书馆、学院和学校职能部门之间的联动机制，从而使机构知识库真正做到可持续和健康发展。

3.5 紧跟需求，深度定制

使用起来顺手、需求得到满足，学院才能积极地参与机构知识库建设。通过大量走访调研，与学院领导和专家学者进行深入交流，发现他们的需求并在机构知识库进行深度定制。

一是增加课程数据。教学与科研是评价学者不可或缺的两个方面，只有科研数据是无法科学反映学者工作成绩的。通过与教务处和研究生处对接，每学期结束都导入学者的本科生和研究生课程。后期还计划与人事处对接，导入学者的实际结算课时量。二是增加成果类型。比如作为农业院校，有许多的动植物新品种成果，图书馆为农学院和动科学院添加了审定和认定品种两个成果类型，还为信息学院添加了软件著作权等。三是增加学生成果。学院在进行专业认定的时候，经常需要填报学生参与项目或者获奖成果，在指导教师的名下进行登记，实现学生成果的管理和统计。

3.6 运行维护，久久为功

后期维护是比前期建设更能体现可持续发展理念的阶段。面对不断增长的需求，机构知识库的运维一定要有一支人员稳定、技术全面、责任心强的队伍。图书馆由馆长直接负责对学校的沟通，一名副馆长和办公室主任主抓协调，两名计算机科学和网络安全硕士作为技术中坚，16人的学科馆员团队对口协助学院，全馆有近四分之一的馆员为机构知识库保驾护航，才能久久为功、善作善成。