新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路

2022-02-04刘辉邹平市中心医院

现代企业文化 2022年13期

刘辉邹平市中心医院

医院档案管理信息化建设是一项复杂的课题，需要医院管理人员从多个维度出发针对其现有的信息化建设水平探索适当的改进策略。新形势下的医院档案管理信息化建设是实现医院整体管理水平科学化的必经之路。医院档案管理信息化建设需要以科学的观念和创新的思路为基础，同时结合现代化信息技术构建一套完整有效的管理方案。

一、医院档案管理信息化建设过程中的问题

（一）重要性认识不足

医院档案管理信息化建设是一项充满挑战的任务，在建设的过程中必然会遇到各种各样的困境，着重分析建设过程中的各类问题并针对问题对症下药是提高档案管理信息化建设效率的重要对策。重要性认识不足是阻碍医院档案管理信息化建设不断推进的重要问题之一。

许多医院在建设管理的过程中对医疗服务的质量及水平会进行重点关注，医院的发展也会以提高医疗水平为关键环境，由此产生的一个问题就是医院对档案管理及档案管理信息化建设的关注和重视大幅降低。部分医院的管理人员未能认识到档案管理对医院建设的重要性，同时也对引进现代化技术手段推进档案管理信息化建设的重要性认识不足，从而导致医院的档案管理效率无法提升，整体的管理水平也停滞不前。

由于重要性认识不足，很多医院并不会投入大量的资源为医院引进相应的技术和人才，导致医院的信息化基础设施落后，信息化建设的工作也难以有任何实质性的推进。另外，重要性认识不足也会导致医院的档案管理制度长期处于落后且混乱的状态，并进一步导致医院的档案整理、分类、保存等工作流程不规范且错误百出。档案管理工作杂乱无序无疑会严重影响医院日常管理工作的有序推进。综上所述，医院对档案管理信息化建设的重要性认识不足会在无形中触发各种管理隐患，这些隐患问题会在后续的医院管理建设中持续性地影响其工作效率的提升，也会在积累到一定程度之后给医院的日常运营带来严重的损失。因此，提高对医院档案管理信息化建设重要性的认识已经成为医院提高工作效率和运营水平的关键环节之一[1]。

（二）缺乏必要的基础设施

医院档案管理信息化建设需要以必要的现代化信息技术为基础，基础设施的建设是保证信息化建设有序发展的重要前提。医院的基础设施建设目前还主要以购置医疗设备与引进医疗技术为重点而忽视了对信息化技术的利用。医院在日常运营过程中产生的大量医疗档案信息很多时候仅仅依靠人力并不能达到科学有序管理的效果，因此，引进现代化技术手段并建设信息化管理基础设施就显得至关重要。然而，目前很多医院在信息化基础设施建设方面还较为落后，不仅缺少必要的技术也缺乏将技术运用起来的人才。缺乏必要的信息化基础设施导致医院的医疗档案信息难以得到规范化保存与分享，从而导致医院各部门在信息沟通时出现各种困难与障碍，最终影响到医院的整体工作效率与水平。

（三）信息化人才缺失

新形势下医院档案管理信息化建设除了需要以先进科学的观念为指导并以广泛的基础设施为前提之外，还需要以优秀的信息化人才为重要支撑。信息化人才的缺失已逐渐成为医院档案管理信息化建设受到严重制约的关键因素之一。医疗信息尤其是医院档案信息的保存、管理及利用涉及广泛的专业知识，需要专业的技术型信息化人才来主导完成。然而，目前部分医院存在着档案管理人员信息化水平较低及专业人才严重缺失的情况，这些情况导致医院的档案管理缺乏科学性，同时也使档案管理信息化建设成为难以实现的巨大挑战。

从成因上来看，信息化人才的缺失也是医院管理建设人员对档案管理信息化建设重要性认识不足所导致的。观念的落后使得医院在档案管理信息化建设这一方面的投入严重不足，导致技术和人才都处于匮乏的状态，继而进一步导致信息化建设工作的开展面临诸多困境。目前，一些医院的档案管理人员由于年龄偏大，在观念的发展与对新技术的接受度方面较为落后，由这些人员为主导开展档案管理信息化建设也是非常不现实的。因此，医院应加大资源投入，在利用现代化信息技术开展信息化基础设施建设的同时加大信息化人才的引进，保证新形势下的医院档案管理信息化建设具备充足的人力物力支撑，从而使医院走出档案管理信息化建设的困境。

（四）档案管理制度不健全

档案管理工作只有具备健全且完善的制度支撑才能使档案管理的责任落实到具体的部门，从而使档案管理工作得到充分的监督与管控，继而使信息化建设工作的开展更为系统化、有序化及科学化。从档案管理信息化建设的科学性角度来看，医院档案信息管理系统的完善除了需要技术与人才的支持，还必须以相应的制度建设为重要补充并以更宏观的视野对档案管理信息化建设进行全局性规划，从而保证新形势下的医院档案管理信息化建设工作向着更高水平的方向不断发展。

然而档案管理制度不健全及档案管理工作缺乏必要的监督已经越来越严重地影响着医院档案信息管理工作的推进，同时也使得档案管理信息化建设的步伐愈加缓慢。这是目前新形势下医院管理建设人员所需要重点注意并应对的问题，相关人员应积极分析现状并积极探讨合适的解决方案。

二、新形势下医院档案管理信息化建设的重要性

（一）保障档案信息安全性

在时代高速发展的今天，信息泄露已逐渐成为一项受到广泛关注的社会问题，而保障档案信息的安全性与私密性也成了医院档案管理工作中需要重点考虑的问题。加强医院档案管理信息化建设是有效提高医院档案信息安全性并保障档案信息在安全范围得到最合理利用的有效措施。

医院的档案信息除了需要实时保存之外还需要在必要的时候进行共享和利用，因此，保障档案信息的安全性是一项非常重要的工作。人为的信息分享在很多时候不可避免地会导致信息泄露情况的出现，而运用信息化技术实现云端共享和部分加密保存则可有效减少这类问题的发生，这也是医院档案管理信息化建设的重要表现之一。新形势下的医院档案管理信息化建设帮助档案管理人员更安全地存储信息，同时也使相关人员更便捷地获取和分享到有用的档案信息，这是一种利用信息化技术手段加强档案信息安全性的重要措施，也充分体现了医院档案管理信息化建设的意义与价值[2]。档案管理信息化建设对于信息安全的重要性不言而喻，因此，医院在进行日常运营与管理时应以保障医院档案信息安全为目标，加快档案管理信息化建设的推进速度，促进档案管理信息系统的建立，全方位提高档案信息的隐私性和安全性，筑牢医疗信息安全保护网。

（二）提高医院工作效率与水平

提高档案管理工作效率毫无疑问也是医院档案管理信息化建设重要性的体现之一。医院档案管理人员合理运用现代化信息技术与完善的档案管理信息系统收发档案、查询档案并对档案进行归类保存，有效提升了档案管理的整体工作效率，保障了档案管理的高效性和科学性，这是新形势下医院管理工作水平不断发展的要求之一。医院是治病救人挽救生命的关键场所，因此，医院工作效率的提升有着重要的现实意义和价值，而推进医院档案管理信息化建设则不仅对档案管理工作的效率提升有着积极的促进作用，还可进一步保证医院整体工作水平和效率的不断提高，从而使病人的生命安全得到更深层次的保障。

（三）提高医疗行业信息化水平

推进医院档案管理信息化建设不仅能提高医院的整体工作效率及水平，还能为医疗行业的信息化发展带来新的启示。医院档案信息化管理经验不仅应在医院内部广泛采用，还可在医疗行业进行必要的推广，从而使医疗档案信息的价值得到最大化体现。包括病情及治疗方案在内的部分档案信息在合适的情况下可通过部分加密等信息化手段进行分享，从而为治疗的推进搜集更多有意义的建议并提高治疗方案的有效性。同时，这种以信息化建设为基础的信息分享模式还可帮助医疗行业内的相关工作者接触到更多的行业信息，为其工作的推进带来更多的借鉴意义，这是提升医疗行业整体信息化水平与技术水平的重要方式。

三、新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路

（一）引进现代化信息技术

新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路主要包含三个方面的内容，其中最基础的就是引进现代化信息系技术，这是保证后续建设计划顺利实施的关键前提。目前大部分医院的档案管理工作还未能达到完全数字化与信息化的水准，大多数情况下还必须依靠纸质文件完成相关的档案管理工作。但纸质文件在达到一定数量之后会占据大量的存储空间，同时纸质文件的保存还易受到温湿度等多种因素的影响，在保存方面较为困难且耗时耗力。实施医院档案管理系信息化建设项目可有效解决上述问题，而医院要实施信息化建设项目首先必须投入一定的资金为医院引入必要的现代化信息技术，并以此为基础构建医院专属的档案管理信息系统，该系统需要涵盖上传存储、科学分类、加密分享、资源统筹等功能。

引进现代化信息技术并构建档案管理信息系统可充分提高档案管理效率，档案管理人员通过学习技术在系统平台上完成档案的上传工作，随后由系统自主完成相关档案信息的分类及保存工作。后续相关人员若需要对档案信息进行查询及分享，也可通过系统平台自主完成而无须档案管理人员人为操作，这种形式可有效减少档案信息的泄露风险，同时也可降低工作失误率并极大地节约时间。医院在构建档案管理信息系统时可广泛采用大数据、云存储、区块链等技术加强系统的稳定性，提高系统的便捷性并保证数据的保密性。

（二）建立专业化人才队伍

专业化的档案管理信息系统需要专业化的人才进行操作与执行，因此引进专业人才并加强在岗人员培训已成为医院档案管理信息化建设的创新思路之一。加强在岗人员培训要求强调档案管理理念的转变。医院应鼓励现有的档案管理人员主动学习现代化信息技术并熟练掌握医院档案管理信息化操作平台的运作模式，积极地参与到医院档案管理信息化建设的工作中。医院可定期组织在职档案管理人员培训，为相关岗位的工作人员安排信息技术学习课程，从而帮助在岗人员加强自身信息化专业水平。转变在岗人员档案管理理念是提升医院档案管理信息化建设水平的重点要求之一，也是保证医院档案管理信息化建设朝着专业化、标准化、现代化方向不断发展的科学策略。

建立专业化人才队伍除了应强调提高在岗人员的信息化技术水平，还应加快引进专业技术人员。医院可开辟专门的信息化专业技术人才引进通道，利用较可观的薪资福利吸引优秀人才。信息化专业人才的主要工作职责是帮助医院建立档案管理信息系统并为医院现有人员进行信息化管理技能培训。专业技术人员是医院构建档案信息化管理网络的中坚力量，也是保证医院档案管理信息化建设工作不断有序推进的必要因素。

医院建立专业化人才队伍是保障档案信息化管理工作长期稳定推进的前提，也是提高医院整体人才质量水平的必然要求。新形势下的医院档案管理信息化建设创新思路必须贯彻以人为本原则，以高质量人才带动医院的整体建设水平向着更高层次的方向不断发展。

（三）完善档案管理制度

新形势下的医院档案管理信息化建设创新思路除了要以技术与人才为基石之外，还需要不断完善档案管理制度并合理运用制度为技术的引进与人才的培养添砖加瓦。医院管理人员首先应针对现有的档案管理模式进行利弊分析，将现有模式中落后的管理规定与管理方式及时剔除，同时联合专业的档案管理人员建立规范化、科学化的规章制度。新的档案管理规章制度应着重强化信息化管理的相关内容，同时还可适时选用奖惩机制，对信息化管理优秀人才进行奖励，提高医院内部人员参与档案管理信息化建设的积极性。完善档案管理制度并不意味着完全放弃旧制度，原有规章制度中合理科学的部分可继续保留，但旧的规章制度必须与新的信息化管理模式及档案管理信息系统平台相适应。

另外，完善档案管理制度还应做到部门权责分明、部门互联互通、部门相互协作。目前的医院档案管理模式之所以存在诸多问题就是因为在信息化建设相对落后的情况下各部门之间互通性较差且信息滞后，导致部门间责任与权力的认定不清晰，具体的工作落实不到具体的人，同时部门间的信息共享能力较差，难以形成相互协作的局面。以上这些问题都是医院在原有的档案管理模式之下因信息化建设水平不达标所面临的诸多困境。科学完善的档案管理制度必须与信息化建设为重要前提与原则，同时强调医院职能部门与技术部门间的相互协作，保证档案信息在各部门间的有效流动及利用，提高医院档案科学管理水平[3]。