银行业干部档案数字化管理发展探究

张哲 平顶山银行股份有限公司

传统人力资源管理认为干部档案包含干部的个人信息、学习经历、职业履历、鉴定考察、党团材料、工作奖惩和任免调动等重要信息，是组织识别、选拔和任用人才的重要参考依据。受限于时代局限和技术制约，干部档案通常采用案卷的形式以纸质介质为主，在保存过程中易于被篡改、损毁和丢失，同时在管理和使用过程中也易于产生信息错乱、学历丢失、履历缺失、材料紊乱等问题，不利于干部选拔、任用、培养和考评等全流程管理和干部队伍体系建设，给银行业的稳健发展带来一定的影响。基于互联网、大数据和人工智能技术的影响，人力资源管理迎来了数字化管理时代，那些简单烦琐、重复性和标准化的工作已逐渐被替代，干部档案的数字化管理也面临着巨大挑战。近年来，随着金融体制改革与数字化转型不断深化，对银行业的要求也越来越高，银行业干部人事档案数字化转型与无纸化管理有助于弥补传统纸质档案的不足，可以更好地保障干部人事档案的真实性和准确性[1]，对人才梯队建设和干部管理的体系搭建，起着重大推动作用，进而为银行业的健康持续发展提供源源不断的人才基础与智力支持。

一、干部档案数字化管理的重要性

（一）数字化管理有利于精准识别、选任干部

基于人才数据库的干部档案管理能有效识别干部信息，实现岗位调配与人岗匹配，为精准识别、选任干部奠定了基础[2]。干部档案记录着干部的个人信息、工作履历、技能水平、考核业绩等信息，通过分析档案数据要素，可以掌握干部的客观经历，初步了解干部的能力和特点，做出客观的综合评价，进而为选拔任用、调整交流等干部动议提供科学依据和合理建议。在干部档案数字化管理中，可以充分发挥互联网大数据分析的优势，通过数字化管理系统自动分析生成准确的人事信息数据，为研判决策以及人才发展提供价值数据支持[3]，帮助银行业全面了解干部情况，及时掌握干部异动信息，根据岗位需求精准识别人才，公正地选拔和任用干部，将数据分析和干部评价有机结合在一起，实现干部资源的优化配置，真正做到因需择人，与岗匹配。数字化管理能为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务[4]，为优化干部队伍提供客观的数据支撑，从而建立健全干部管理机制，搭建干部管理数字化平台，实现银行业人力资源管理的透明化、流程化和标准化。

（二）数字化管理有利于分级、分类培养干部

做好干部档案数字化管理是实施分级分类培养干部的关键，通过干部档案信息的管理与分析，了解工作作风、性格特点、道德品行和历史成绩等特点，全方位、多角度、深层次地掌握干部特质，运用信息数据分析研究，客观还原干部的综合情况，对其主要不足和特长领域进行系统梳理、分类标记，完成干部“画像”工作，根据特点和短板，确立职业发展的培养规划、明确成长方向和培养目标，设计干部发展通道、创造职业发展的绿色生态系统，形成分级、分类的干部职业发展培养规划和生涯成长路径。

（三）数字化管理有利于全面监督考评干部

有序推进干部档案数字化管理进程，有利于在日常工作中全面考察干部的综合表现和业绩情况。通过建立干部监督考评数据库，实现银行业监管平台互联，实时更新干部基本信息和监督考评结果，为银行业全面掌握干部履职提供了参考依据。在数字化管理中，银行业干部档案管理通过资料整理、目录建库、数据入库、质检验收、备份管理等既定流程和设定程序进行人机交换，在各个环节中可以实现原始数据的跟踪和异动信息的查询，通过数据平台管理适时掌握干部的日常表现和工作业绩及违规违纪等情况，有利于对干部的全面监督和考评。同时，银行业和监管机构间的数字化管理平台，可以实现平台互联和信息共享，有效弥补信息不对称的缺陷，及时对干部的轮岗交流、离任审计、案件防控和处罚处理等变动或异常信息进行适时预警，提升干部风险管理和防控能力，提高干部队伍的战斗力和先进性，从根本上保障银行业的健康稳定发展。

二、银行业干部档案数字化管理的瓶颈

相较于西方发达国家，我国银行业数字化转型发展相对滞后，转型阻力较大[5]，银行业人事档案数字化管理工作仍然面临重重困境，数字化之路依然漫长且充满挑战。

（一）数字化档案管理系统的搭建

目前，很多银行都提出了数字化转型战略，旨在利用新的金融科技对干部档案进行数字化管理。但是，除了大型国有银行和股份制银行，很多中小银行采用从众式的跟随策略，通过模仿先进银行的转型经验，经过培训学习或考察交流后将数字化档案系统运用到本机构，但是在系统引进和日常管理中，这种模仿模式经常会“水土不服”，产生一系列问题。首先，数据库是数字化管理的基础，搭建数字化档案管理系统离不开档案数据库建设，但是档案的卷宗保存形式因历史等原因导致部分纸质档案不完整，甚至出现损毁丢失等问题，将会给档案数字化管理平台的上传、录入和整理等方面带来困难，影响着干部档案数据库数字化管理系统搭建的进程和原始数据的准确性和有效性。其次，数字化管理平台的搭建和运维需要大量的复合型人才，档案管理工作人员需要具备互联网理论知识、数据量化分析能力和人力资源管理等专业技能。但是，部分银行业数字化转型人才储备不足，未有清晰的数字化人才发展配套策略，薪酬体系激励机制不健全，并且受传统型和地域性行业的影响，难以培养和吸引亟需的数字化复合型人才。最后，搭建数字化档案管理系统需要先进的网络技术与硬件设施以保证数字化管理系统的平稳运行。但是，有些银行机构特别是中小商业银行的数字化、网络化管理技术还比较落后，相较于国有银行和大型股份制银行数十亿的科技投资规模，对数据库和平台建设的投入规模已经拉大到几个数量级，严重制约了数字化档案管理系统的搭建和未来的竞争力水平。

（二）数字化管理系统的信息安全

从信息安全方面考虑，一方面干部档案中的基本信息和雇佣旅程属于个人隐私，需要进行保密，另一方面组织内部的选拔、任用、考察和奖惩等干部管理的各个环节资料，属于内部机密文件，应该严格保密。与传统纸质档案管理相比，干部档案数字化转型虽具有明显优势，但电子档案对计算机存储设备和互联网平台的依赖性较强，很可能因为硬件损坏、系统宕机、技术漏洞、病毒感染、黑客攻击等意外事件，导致系统平台和数据库存在信息丢失、泄露和破坏等安全风险。同时，数字化电子档案的可复制性和透明度较高，数据信息一旦发生异常，将会在信息安全、业务连续性和管理风险等方面的矛盾更加突出。如何协助银行业应对社会发展变革、预防和控制好信息风险是数字化转型发展的重要任务。

（三）数字化管理系统的数据分析应用

在数字化人力资源管理时代，银行业大数据应用与分析技术空前发展，在干部档案数字化管理方面也得到广泛应用，但有些银行对数字化管理系统中的数据分析与量化管理运用程度不高、精度不够，影响了干部档案数字化管理的发展。一方面，部分银行虽然在档案管理系统中引入了数据分析，但是没有前沿理论和专业技术的支撑，致使数据分析没有在数字管理系统中发挥应有的作用，更没有形成科学完整的信息化管理体系，导致数据分析、量化管理与结果运用浮于表面、流于形式。另一方面，银行业各机构和监管部门之间平台互联较少、信息共享程度不高、档案更新不及时、协同机制的缺乏也限制了银行业干部档案数字化转型的进一步发展。

三、银行业干部档案数字化管理的发展路径

（一）搭建干部档案数字化管理平台，完善数据库建设

数字化管理系统是银行干部档案进行数字化转型的主要载体，干部档案管理工作中涉及的档案信息录入、存储、查阅、更新等都需要依托数字化系统，因此，银行必须高度重视数字化管理系统的设计、实现和完善系统功能，进一步完善干部档案数据库和管理信息平台。通过设计干部档案管理信息系统界面[6]，加强系统各模块之间的联动，搭建高效合理的数字化管理平台，实现档案目录、档案查借阅登记、档案转入转出登记、档案的在库状态统计等日常工作台账的自动处理，提高干部档案管理成效。另外，银行业还可以根据实际情况创建所需的数据存储结构和档案管理业务，以简单、直观的操作方式来管理档案，降低干部档案保管的工作强度，提高保管质量和管理水平，降低干部档案数字化成本[7]，全面提高干部档案信息的数字化管理工作的成效。同时，数据库是数字化管理的基础，只有建设好档案数据库才能实现干部档案的信息化建设[8]，因此，银行业要根据客观实际情况与业务需要，为各级干部建立完整的电子档案，实现一人一档、多档联动，进一步完善干部档案数据库的搭建和系统化建设，实现干部档案信息的数字化与智能化[9]。

（二）提供干部档案数据信息安全保障，避免信息安全风险

干部档案记载着组织和个人的各种信息，是干部选、用、育、留的重要依据，具有高度的机密性，因此，银行业应当完善干部档案数字化管理制度，增强电子信息的安全保障，避免各种形式的信息丢失、泄露、篡改和盗取。首先，银行机构应选派政治立场坚定，有一定的思想觉悟和道德水平的人员参与组织的数字化转型工作，并与之签订保密协议，从源头上避免信息安全隐患。其次，银行业应当完善数字化管理内部机制，设立专职管理人员，实行专人专岗，给不同层级的管理员开放不同的管理权限，在未经审批情况下禁止干部本人调阅档案资料。再次，定期更新审核数字化档案信息及异动记录，防范档案信息的泄露和篡改，加强防火墙、密钥等网络安全制度建设，不断优化和升级信息数据库系统，定期开展系统维护和平台优化，通过用户身份认证、浏览控制技术、区域控制技术和光盘加密等技术，有效保障干部数字档案管理的安全[7]。最后，银行机构应建立多个数据备份中心，做好档案数据备份工作，应对系统故障等其他突发事故，降低档案信息损毁丢失的风险和损失，最大限度地保障数字化档案数据信息的安全。

（三）实现干部档案信息动态管理，科学应用数据量化分析

加强干部档案信息动态管理，强化数据分析和量化管理在干部档案数字化管理工作中的重要作用，实现批量处理档案数据信息和动态管理，全面推进智能化办公水平。数据共享是数据分析和量化管理的前提和基础，一方面，银行业要加强各机构和部门之间的信息共享，及时更新干部人事档案信息，完善数据库建设，推进人力资源数字化管理转型更迭。另一方面，银行业也不能忽略数字化管理转型中各系统和模块之间的联动功能，实现干部档案信息的同步更新，推动内部与外部的数据共享，实现干部档案信息的动态管理，使干部档案管理工作更加科学有效。同时，银行业也要改革传统档案管理机制，形成科学完善的数字化管理机制，充分发挥大数据在档案管理数字化工作中的作用，轻松完成大规模数据的批量处理，既增加了数据的准确性，同时也对烦琐的统计过程进行了优化[8]。另外，银行机构要统一数字化转型意识，形成从上至下，从内到外转型驱动力，明确干部档案数字化转型是科技引领业务发展的重要方略，完善配套战略组织体系建设以及激励约束机制，加强数字化转型人才培养，通过数据思维和场景构建，将科技能力作为信息化手段，加快人力资源数字化转型进程，为银行业的健康持续发展奠定坚实的基础。

四、结语

采用传统介质的纸质档案，受限于时代和技术的制约，在具体的人力管理工作中存在诸多问题。随着时代发展和科技的更迭，以大数据、区块链、人工智能、5G等为代表的金融科技的快速发展，对干部档案管理的发展产生了巨大影响，干部档案数字化管理是时代所需、大势所趋。银行业干部档案是组织人事调动、任免的重要依据，银行业需要充分认识到干部档案管理工作的重要性[10]，认识到数字化管理的优势，积极完善干部档案数字化管理平台和数据库建设，优化档案管理业务流程，确保档案信息真实性，提高档案管理工作效率，保障干部档案流动的安全性和便捷性，提高干部档案开发和利用，推进人力资源管理数字化建设进程，实现银行业的健康、可持续发展。