医院微信支付宝对账系统探究

文/马昕 李志锦

探索建立符合现代医院管理制度的、以问题为导向的、以资金安全为基础的智能化微信支付宝对账系统，提升医院资金安全性，提高医院财务智能化水平和运营效率。

传统方式下，患者到医院缴纳费用选择人工窗口的情况较多，也有部分选择自助服务。费用支付方式由原来的现金、银行卡、医保卡等，扩大到微信、支付宝、电子医保卡等结算方式，越来越多样化的缴费方式比原来更加快速便捷，但是也对医院的对账工作提出了更高要求。

对于不同的支付模式对账方法也会不同，传统的现金和银行卡支付对账方法较为简单，将银行回款数与医院HIS日报表进行核对即可，而微信支付宝支付涉及与第三方支付平台的对接，需要进行三方核对。这其中涉及一是患者需要与第三方支付平台之间进行核对，二是医院与第三方支付平台也需要进行核对，在这三方核对中，不管是出现第三方支付平台与医院HIS系统数据不一致，还是与银行回款数不一致，都会出现单边账的问题。

单边账一般有两种情况：一是医院短款，如果患者已经支付，但医院系统没有数据，等于医院没有收到钱，此种情况需要在对账平台中进行退款；二是患者短款，如果患者退费，医院系统显示已退，但患者未收到钱，这就需要人工操作在统一支付平台上进行退款。医院若是不能准确、高效地进行微信支付宝对账，则会使医院财务管理的风险大大增加，这时对账工作就显得尤其重要。

单边账一般有两种情况：一是医院短款，二是患者短款。医院若是不能准确、高效地进行微信支付宝对账，则会使医院财务管理的风险大大增加。

新型支付方式下，医院微信支付宝对账问题多样化

随着微信、支付宝平台覆盖面越来越广、使用效率越来越高，其便捷性得到了广大患者和现代医院管理手段的青睐，但同时支付及退费过程中遇到的问题也呈现多样化特点。

问题1：人为因素造成单边账。

现有的收费系统退费时须填写退费金额，人为操作失误造成多退或少退较为常见，少退部分可以补退，但多退就需要撤销原有发票重新结算，或让患者充钱到另外一个患者身上，平账之后再作废发票。退费时若病人已经将微信、支付宝账户解绑或者销户，也会造成交易失败，产生单边账。这种情况补退时需要在微信支付宝商户里直接退，不经过支付平台，因此支付平台上不显示该笔补退记录，仍然显示退费失败待处理。

患者在门诊充值预交金用来缴费，退费时应直接退预交金，但收费员退费时常把预交金改成微信、支付宝，相当于现金缴费，微信支付宝退费，若最后钱没退回到预交金账户里，也没有退成微信支付宝，这时任何一方都没有该笔金额的交易记录，导致系统没法跳转，也不能补退。

再者，若收费员退费时在HIS上只选择了以何种支付方式退，但是未选择某一笔明细点击退多少金额，相当于最后一步未操作，这样仍然会显示为单边账，因为HIS上显示已退，但患者实际并未收到钱。

另一种比较常见的情况是病人结算完又因为各种原因需要重新结算，收费员只能将已退的费用以预交金形式收回，但若收费员忘记作废票据，就会导致预交金增多，在患者第二次结算时，就会多退这部分预交金。收费员若跨天结算，也会产生单边账。

问题2：系统原因产生单边账。

实际运行中出现过患者第一次结算完再来结算，仍然可以退费，这种系统漏洞造成的单边账往往难以发现，且对医院造成的损失很难补救。另外，某日退费病人急剧增多时，若账户余额不足，而又没有系统预警及时往账户里转账也会导致大批量退款失败。

问题3：网络问题导致的单边账。

网络不稳定或故障会突然导致某个时间段大量出现充值或退费失败，且银行大多采取“T+1”模式进行回款，因此患者缴纳的预交金或退费金额无法实时确认是否到账，医院财务部门无法及时对账进行冲正。若不及时解决，难免患者会滋生焦躁不满情绪，大大影响患者就医体验，甚至发生投诉的情况。

问题4：对账平台设计不合理。

对账平台设计不合理往往比较隐秘，财务人员并非信息技术人员，难以发现其深层原因。比如支付平台把每一笔交易按日期来统计，把作废的钱也统计进去了，因此造成与HIS报表有差异，这种情况还有工程师人为改数的隐患，且财务人员很难发现。目前很多医院存在多院区情况，有的会使用不同的收费系统，系统之间如何对接，如何实现在同一个系统里对账并保障资金安全迫在眉睫。

现行的对账系统不能满足现代医院管理的需求，单边账得不到及时解决，对账、退款的流程脱节，部分患者退费时间较长，这不仅增加了时间成本，影响退费流程的顺利进行，还使患者对资金安全产生顾虑，降低其就医舒适度，甚至投诉。而对于医院来说，不仅会造成资金到账延迟，还会使财务对账工作量增加，财务人员须核对交易流水后，确认资金是否无误才能进行下一步操作。系统漏洞比较隐秘，不仅难以发现，造成损失后追回资金难度大。对账系统设计不合理导致显示的信息杂乱，若对账平台不能捕捉到关键异常信息并及时预警或处理，那医院的资金安全将成为空谈。

建立医院资金安全监管平台，完善对账系统

对账系统是监管医院资金安全最重要的一环，是保障交易、资金安全的最后一道防线。建立快捷、高效、准确的资金安全监管平台不仅能保障资金安全，还可提高财务人员的工作效率，使医院的财务管理更加完善、高效（医院资金安全监管平台架构如图1所示）。

图1 资金安全监管平台架构图

一是实现系统自动对账。

对账平台统一所有交易平台的订单号，系统自动抽取各收费系统的明细数据和微信、支付宝平台的数据，将双方一对一订单信息进行一对一比对，根据日期、支付类型等自动统计每个时间段HIS交易金额与支付平台的交易明细数据，通过对比双方订单信息，当出现单边账时，统计出每个时间段各交易系统的交易金额与支付平台的交易金额数据，差额显示明细，可查询到差额的具体详情，同时将单边账账单置顶，并用不同颜色标注。所有查询数据支持表格导出及打印功能。平台支持多次抽取HIS数据，并对多次数据进行对比，找出差异明细。医院HIS系统与微信、支付宝平台进行适时对账与对接，对于网络延迟导致的单边账，系统自动触发进行补交易，补交易完成后，该订单不再在异常订单里显示。

对于微信支付宝扣费成功，HIS系统里充值失败的，则系统自动进行补交易将失败金额原路返还至病人微信或支付宝账号。其他的单边账，系统根据权限发送单边账信息至相应权限管理员的移动端，提醒相关人员处理账单，大型医院一般会分不同班组，每个班组根据自己的处理权限，选择需要处理的单边账。

系统里根据单边账类型设置相应处理流程，点击“处理”按钮触发系统已经设置好的流程以提示进行下一步如“退款至某微信支付宝账号”或“充值至某卡”等，点击确认后，进行HIS补交易或相应支付平台操作，操作完成后，系统记录补交易日期，并将此笔补交易记入当日HIS或交易平台报表，查明细时可查询到该笔补交易的原始交易信息。

补交易完成后，系统自动发送处理结果至相关人员，单边账后面的处理按钮变成“已处理”，并可点击进去查看处理情况。退费时管理员处理过后推送给审核人员，审核人员可在移动端操作，审核完成后退款成功，对账平台向退款发起人及审核人推送处理成功通知，移动端也可查询交易统计数据，这样对于异常订单的处理进度可以进行实时查询跟踪，提高处理单边账的效率，确保了对账过程的可控性，有效降低了财务风险（自动对账系统如图2所示）。

图2 自动对账系统

二是数据查询和监控功能。

自动查询并监控实时交易数据，自动展示在实时交易过程中产生的单边账单，方便工作人员判断异常账单。对账数据根据订单状态、支付方式、日期在平台统一展示，能自动区分各程序、各支付方式的账务及明细，可对交易明细数据进行筛选查询，以图表形式实时统计出订单信息，列举产生单边账的原因、类型并自动备注，比如是因为网络问题、账户余额不足、应退未退、交易时间差或多退少退等，系统可查询异常订单数据及其原始交易数据，使各项退费有据可依，把资金安全落到实处。

三是就诊卡与预交金管理。

系统对所有就诊卡信息进行管理，系统中按日期、就诊卡号等维度统计就诊卡拥有者信息、金额等，按时间段统计每张卡充值及消费金额、笔数、余额等，可展示一段时间区间内就诊卡充值金额、消费笔数、余额等信息，也可就整体情况按照日、月或任何需要的时间段查询就诊卡使用情况、异常使用情况等信息，并以可视化的图表展示卡余额、充值、消费、变动等信息。对于长期未使用的就诊卡暂定为僵尸卡，当僵尸卡出现消费异常时，系统进行异常提醒。

对于门诊预交金，通过系统提取的所有交易数据以及充卡和退卡记录，按照时间段统计每张卡余额，制作成门诊预交金余额报表，同时将此报表与系统报表进行对比，对差额标红并预警。系统报表中的余额可查询对应的卡余额，并与HIS系统进行一一对比，找出差额原因。对于住院患者，同样根据日期、住院号等查询每个患者的住院预交金消费明细，对差异进行标红并预警。

四是报表监管和数据分析功能。

按照日、月、年汇总各支付方式的交易笔数、金额、异常信息等数据，形成报表，统计分析各支付方式下各种原因导致的差异类型，同时对单边账汇总，形成报表，让以前繁琐的数据统计分析在几秒内就能完成，不仅方便了跟第三方及时沟通并优化程序，同时为对账人员及领导层提供决策参考。

五是历史数据对账。

除了对启用新系统后的数据进行监管外，还需要对从使用各种支付方式开始至今所有HIS和各交易平台的数据进行对账，对历史数据可进行查询与对账，保存对账记录。

六是加强制度建设，明确人员权限。

人为操作有不可避免的失误，通过设置对账人员权限、规范退费人员操作流程，尽量降低人为原因造成的单边账。在系统中设置各级工作人员的对账、审核时间要求，主动发现单边账等问题，避免患者来电或来院反映问题了才针对性地查找解决问题。

另外，信息部门应加强对信息系统的监控，若发现开发平台有人为改数的情况，应及时查明原因，对医院已造成无法挽回的损失的，应让开发平台赔偿款项并上交医院财务。

此外，信息部门应重点监测异常信息，记录异常前后系统运营情况，系统中设置记录异常信息的数据库，保存工作日志，及时向支付平台、对账平台反馈、沟通，修补程序漏洞，加强网络安全，保障后期运营和维护顺利有序进行，确保患者信息安全和医院资金安全。

结语

不断攀升的线上交易量给医院收费窗口减少了压力，但也给后台的对账增加了工作量和风险，借助信息技术，建立资金安全监管平台，将缴费、退费、对账在系统的监管下形成有效的闭环管理，将对账职责强制性设计到流程中，不仅保障了医院的资金安全，快速、精准地反馈了信息，堵塞、防范了医院财务风险，提升了医院财务内部控制监督管理水平，还降低了财务人员的工作量，提高了工作效率和精确度，降低了人力资源成本，把“患者便捷高效、资金信息安全”落到了实处，使医院的经济效益和社会效益得到同步提升。