关于影响招标采购效率的因素分析及对策

中国神华国际工程有限公司 冯星淇

一、引言

招标采购在企业的工程建设、生产经营中发挥着重要的保障作用。由于招标采购的特殊性，采购过程不仅受到法律法规的制约，而且受到社会各界的广泛关注，参与方众多，各方目的不完全一致。对于招标人而言，规范而有效率的招标活动是基建项目顺利实施、企业持续生产经营的重要支撑，规范而高效的采购活动能够尽快取得急需的货物或服务，降低采购成本，同时有利于防控管理风险和廉洁风险；对于投标人而言，通过参与投标获得了公平竞争的机会，一次报价提高了成交效率，降低了交易成本。目前招标活动已经形成了一套严格且复杂的流程，招标工作本身就是一项非常系统的工程，从招标计划/需求提报、发出招标文件、组织开标到发布中标结果，任何一个环节出现问题，都会对招标结果，产生影响。最常见的情形是招标失败导致重新招标，会造成招标周期拖延，增加招标人的时间成本、增加投标人的投标成本、增加招标代理机构的服务成本，对于参与各方均会产生不利影响。因此对影响招标采购效率的因素进行深入探讨分析非常有必要，通过分析原因并提出应对措施不断提高采购效率，能够有效节约工程建设周期、保障企业生产经营，同时避免社会资源浪费。

二、影响招标效率的主要因素

招标采购的目的在于公开、公平、公正地选择优质供应商，因此在本文中我们用招标周期来衡量招标采购的效率，即从招标计划/需求提报到中标通知书发出这段时间。由于合同签订受外部影响更大，因此在本文中不讨论从中标通知书发出到合同签订这段时间。在招标实施环节，有多重因素影响招标周期时长，首先是招标法规规定的时间，这个时间是必须遵守的，除此之外，还有下列因素。

（1）招标失败。长期以来流标一直困扰着招投标业务，随着国家招投标相关制度的不断修订和完善，招标自由裁量权不断压缩，对招标资格条件的设置、投标人编制投标文件的水平要求也越来越高，评标流程越来越规范，导致流标率也在上升。引起流标的原因种类复杂、发生流标的节点多变，随着近些年电子招投标的广泛应用，招标流程更加严谨、程式化，全电子化操作也增加了流标率。流标带来的影响广泛而深远，最直接的就是影响招标周期，重新招标费时费力，严重影响招标效率。采购环节的失败，更加致命的是直接影响项目的后续建设，可能导致工程工期或设备交货期超出预期，增加成本，工程效益受到影响。

（2）招标时效不高，沟通不畅。法律法规没有明确每个环节的最长时间限制，只是规定了相关流程的最短时间，主观人为的时间加长的随意性较大。在现行的招标体系内，招标过程的参与方有：招标人、招标管理机构、招标代理、投标人、评标专家等。不同参与方的管理诉求不同，权责不一，但都是招标项目的重要参与方。招标过程中参与方积极履行职责，相互配合，有效沟通显得尤为必要，但往往由于一些因素，导致沟通不畅，造成在招标文件编制环节、审查环节、发售环节、定标环节等出现延误，造成招标时长浪费，影响招标周期。

（3）招标方案编制质量问题。主要表现在编制招标方案时，提供的技术、质量和服务需求不够明确，标段划分不合理，技术要求的描述不准确、不规范，商务资质业绩要求不合理，对市场状况、潜在投标产品型号没有深入调研，简单地照抄一种设备型号或品牌，存在倾向性问题，这些都增加了采购过程的不确定性，从而导致招标失败。

（4）投诉异议增多。近年来，随着招投标事业的不断发展，投标人对招投标方面的法律法规及招标程序逐渐熟悉和了解，投标人以提出异议、投诉的方式进行维权，而且电子化的操作大大降低了异议成本，在招投标活动中也越来越常见。异议、投诉在一定程度上也能够反映招标项目在招标方案、招标计划、招标文件编制、开标、评标等一系列过程中是否规范合理，是否严格遵循了“公开、公平、公正和诚实信用”的基本准则。但是据统计，半数以上的异议、投诉并不成立，畅通的渠道成为投标人在未中标后发泄不满的途径，处理这些异议、投诉耗费了大量的时间和精力，对招标采购项目的顺利进行产生了负面的影响，降低了招标采购的工作效率和整体的服务水平，而对于一些因为工作疏忽造成不必要的异议、投诉，更是对项目的有序推进制造了障碍。

三、原因及对策分析

通过对影响招标效率的因素进行分析。招标失败的原因非常复杂，按照招标全过程周期来分，流标类型可以分为：购标流标、开标流标、评标流标、定标流标。购标流标是在招标文件发售阶段，购买招标文件的潜在投标人不足三家，导致的招标失败；开标流标是在开标阶段，上传投标文件或成功解密电子投标文件的投标人不足三家，导致的招标失败；评标流标是在评标阶段，有效投标人不足或不能形成有效竞争，导致的招标失败；定标流标是在评委会推荐首选中标人后，因标的物原材料上涨，或首选中标人放弃中标，或被质疑、投诉，且经核查后投诉有效等原因，导致的招标失败。无论什么原因导致招标失败，对招标效率的影响都是巨大的。

招标流程沟通效率问题比较常见，归纳起来主要体现在两个方面：一方面是缺乏有效的沟通联络机制。难点在于如何快速确定某、环节需要的参与方，并且让参与方明确自身在此环节所需承担的职责，进而高效地进行流转；另一方面是由于招标流程的保密要求，招标实时状态并不能随时反馈到各参与方，信息不透明也会影响下一个环节的进行。

提高招标文件制作质量是提高采购效率的基础。招标要求应当全面细致、无歧视性条款、操作性强，评分办法要科学合理、匹配采购标的内容，全面反映项目特点与招标人实际合理要求。合同条款要与招标标的物相匹配，合同的主要条款应符合采购文件的实质性要求。对预算金额较大，技术要求和服务质量要求较高的项目，采购前组织专家对招标方案进行论证，提高源头策划质量。按照标的物的行业进行分类，结合国家相关规定和实际经验总结，对常见的标的物分批次编制招标文件模版，为合理设置资质业绩提供指导建议，实现批次招标条款的标准化。

此外经过对近年来发生的异议、投诉进行总结分析，发现原因主要有以下几个方面：信息不对称、对招标工作人员信任程度有偏差、对招标结果不甘心、对招标文件具体约定条款理解不一致、首选或备选中标人存在虚假资质业绩的情况、对评标过程有异议、投诉人无依据揣测以期查证、对非最低价中标者提出异议等。有些异议经过双方充分沟通是可以避免的，而对于工作失误造成的异议、投诉则是应该避免的。

通过对这些因素的归纳分析，结合以往招标经验和数据，其中招标失败（流标）成为影响招标周期最重要的因素。解决措施如下：

（1）提高一挂成功率。作为对招标周期影响最大的因素，降低流标率能够显著提升招标效率、节约招标周期。为了反映流标数量的比例，引入一挂成功率的概念，即第一次挂网招标就成功的项目数量和全部招标项目数量的比值。一挂成功率直观地反映出首次招标成功的项目比例。通过定期统计分析一挂成功率和招标周期两个数值的变化趋势，能够识别当前的招标采购效率，并进行相应调整。提高一挂成功率的关键在于降低流标率，对四个流标阶段分别提出以下对策：

①购标流标的对策：严格审查招标文件，合理设置招标文件资质业绩门槛，做好前期供应商调研工作；增加招标公告发布渠道，实现信息同步、共享，有效扩大公开范围；适度延长招标文件发售时间，确保符合招标文件要求的潜在投标人及时参与。

②开标流标的对策：主动跟进、及时了解潜在供应商的投标意愿，尤其是潜在供应商相对较少的招标项目，积极主动提供平台使用帮助，提醒潜在投标人尽早上传投标文件，避免网络问题导致标书上传失败；招投标平台系统升级改造，优化操作流程，降低网络造成的影响；加强开标过程中的技术支持，制定应急处置预案等。

③评标流标的对策：对招标全流程进行梳理，抓好招标文件编制关，充分做好潜在投标人的市场调研，确保项目有效竞争；评标过程应以招标文件、投标文件为依据，按照“撮合交易”的原则，认真、客观的评审，为招标人选出“能价比优”或“性价比高”的单位；对常见的否决投标原因进行定期业务提醒，避免低级错误导致的否决投标。

④定标流标的对策：制定供应商管理办法，对于拒绝正常履行合同的行为，加大考核机制，推进不诚信供应商体系建设；评标阶段督促评委会认真核查每一个投标人资质、业绩，重大技术路线及主要技术参数，真正履行好评委的职能，避免出现遗留问题。前期应充分做好招标策划，在技术方案、招标范围未确定时，务必充分做好技术收资和市场调研，避免后期变更招标方案。

（2）建立招标时效管理制度。招标主要环节有招标文件编制与挂网、标前澄清与答疑、评标委员会组建、开评标过程、评标结果公示、中标通知书发放、资料归档、专家费支付、发票开具与邮寄，上述环节对时间的要求严格，且基本为递进顺序，若某一环节时间超时，则会造成后续环节时间的顺延，进而导致招标周期加长。

从招标业务流程入手，熟知招标过程中的各个环节，并对具体环节中的各个参与方完成工作流转所需时间进行定量分析，确保每一步具体操作都在规定时间内完成，定期对流转时间进行考核管理。制定科学的时效管理制度，确保在受控环节节点时间满足国家法律法规要求及相应的业务管理需要的前提下，层层逐项压缩冗余时间，节省招标时长，确保招标过程全流程紧凑、顺畅，有效提高招标过程中的全流程采购效率。

（3）建立有效的招标沟通机制。招标过程不同的环节，不同的时间，参与方也各不相同。及时有效的将各参与方建立起沟通渠道显得尤为重要。只有沟通渠道畅通，才能共同解决招标环节中存在的问题，推动招标项目进入下一个环节。招标项目长时间在一个环节停滞不前，则可以进行状态预警，敦促相关参与方联动、互动，一起推动招标进程。

（4）建设智能化的电子招标业务平台。随着电子招标业务平台的推广与应用，线下招标流程转移到线上，便利程度得到提高，但是功能还有所欠缺。通过进一步完善平台智能化模块，打通招标平台和企业平台之间的联系，建立高效的沟通交互渠道，积极开发人机互动模式，对招标节点周期进行智能预警，定期统计分析周期时长，并及时提醒相关业务人员，避免人为疏漏，提高招标效率。集合智慧化评审系统建设，充分运用云技术、大数据、物联网、移动互联网等现代信息化技术手段，横向、纵向深入融合业务平台、管理信息两个系统，优化提升数据采集信息的维度，做到招标业务“一键式”全流程全生命周期具有可追溯性，提升信息化能力，增强用户体验性，从而提升招标采购效率。

（5）推进标准化建设。针对招标工作中间环节多，参与方多的特点，从前期准备阶段、开评标阶段、评标收尾阶段三个阶段着手，细化、分解业务流程，制定工作节点，全面实行业务流程标准化。固化程序，确保所有招标项目同流程、不走样，制定标准，确保每项工作节点有参照、有验收。

（6）加强专业人才建设。招标采购具有较强的专业性，应对专业采购人员进行系统性培训，熟练掌握制度、法律法规的内容，针对专业性强的标的物，加强专业知识的学习，提高人员素质。高效的招标采购业务离不开一支专业化的招标团队。

四、结语

本文对招标采购实施的过程中影响采购效率的因素进行分析研究，并提出了相应的解决对策，进而对流标因素和对策进行深入分析，引入了招标周期和一挂成功率的概念，能够进行定量分析，相应的对策具有较强的指导性和可操作性，对招标从业人员有一定的参考意义。在招标工作中，坚持推进招标业务流程标准化，不断提升招标业务管理手段，招标采购效率才能不断提高。