以“国家地震烈度速报与预警工程-某省子项目”为例谈基建档案管理

龚自禄

(中国地震局地震大地测量重点实验室，湖北 武汉 420071)

我国是全球地震高发区域之一，21世纪以来，我国大陆及周边地区进入了地震相对活跃的时期。为有效应对我国地震频发的震情形势、减少大地震巨灾造成的人员伤亡和财产损失、提升政府灾情判断和应急救援决策能力，提高政府公共服务能力，国务院于2015年批准设立“国家地震烈度速报与预警工程项目”(以下简称“预警工程”)，中国地震局于2015年8月20日正式宣布启动建设。依据中国地震局的安排，某省地震局承担了此项目某省区域内的建设任务。根据任务计划安排，某省地震局需要在5年内建设地震台站观测系统753个，其中改造163个基准站，新建288个基本站、新建302个一般站，以及Ⅰ类省级数据处理中心1个、Ⅰ类技术支持与保障中心1个、服务终端201个。(为保密，此处数据是根据实际任务数据进行虚构的)。

基建工程建设过程中产生的文字、图表、声像等不同形式的资料记录，经过整理，达到档案专业要求，就成了基建档案。基建档案记录着基建工程全过程的方方面面，较详细地记录着基建工程的发展历程，内容十分广泛复杂。由于基建档案是基建项目整个过程的真实记录，对后期维修、改造、扩建等具有十分重要的参考凭证作用，在某种程度上是建设单位的宝贵文献资料。预警工程的档案就属于重大基建项目档案，其重要性不言而喻。如何提高这个国家级基建项目的档案质量，是预警工程所有参建单位和相关人员的重要职责。

1 基建档案管理的现状及问题

基建档案由基建项目产生，同时也为基建工程服务。基建档案涉及的内容丰富，相应的档案管理不仅仅是档案人员的事情，提高基建档案质量是所有涉及单位和人员的共同责任。预警工程档案材料的类型主要有项目立项报批等前期文件、招投标合同协议文件、勘察设计文件、科研项目文件、项目管理文件、施工文件等等，主要形式有普通纸张、大幅面设计图纸、数码照片、音像、设备产品实物、电子文件等多种形式。预警工程档案管理工作要比一般基建档案管理难度更大、要求更高、标准更严，在资料收集、整理、移交、归档中难免会出现各种问题，甚至出现档案人员没有遇到过的特殊问题。

1.1 管理制度不完善

基建档案管理相关的规范性文件、国家标准、行业标准基本健全，但都是针对大多数基建档案的普适性的规范标准。像预警工程这样的国家级项目，相应的档案管理制度是必须要具备的，而且要比普通基建档案管理制度更加详细、更加专业。然而在实际操作中发现，由于预警工程涉及的部门太多、产生的资料多样，而相关档案管理制度中分工不明确、操作流程不明晰、要求和标准不详细等，这就导致档案资料收集工作困难、质量不高，相互推诿。

1.2 档案资料与工程建设不同步

基建档案是其项目档案管理的基本对象，应该全面反映基建工程各个环节的真实情况，包括延后施工、修改方案、项目范围修订等都应该记录到档案资料里面。然而实际工作中，承建单位在基建档案更新维护上做得不够及时，有些子项目的施工计划、进度已经修改，而相应的档案还记录的是原计划；有些招投标失败的案例并没有保存下来，只归档了招投标成功的案例资料；相关标准已经更新，而档案记录却仍按旧标准执行。这些都使得基建档案和项目建设实际情况出现不同程度的偏差。

1.3 档案岗位人员工作无法持续

通常情况下，专职档案人员往往身兼数职，同时管理着多个项目的档案资料。这样的情形对于小项目来说是很正常的，因为不可能为每个小项目都单独配备一名档案人员，而且项目总有结束之日，为避免造成人力资源浪费，档案人员“身兼数职”是再正常不过的事情。然而像“预警工程”这样的国家级大项目，仍然沿用这种“兼职”的做法明显不妥。“预警工程”项目周期长、子项目众多、情况复杂，所需专业档案人员多，而且要求档案管理经验丰富。

2 基建档案提质增效的一些有效方法

基建工程项目的输出无外乎就是工程本身和基建档案，基建档案质量的重要性不亚于工程质量。“预警工程”项目档案涉及项目管理、财务、建设、勘察、设计、施工、监理、审计、采购等各环节的工作人员，档案资料必从这些环节中产生，资料是否完备、质量好坏的首要关键人就是这些各环节的资料产生人员。当然，档案人员也应该做好指导、监督、服务的职能。

2.1 提高档案主动管理意识，完善档案职责分工制度

基建项目在策划、设计、立项时就应该具有档案主动收集意识，不可想当然地随意丢弃或损毁资料。由于基建项目工作人员的档案主动管理意识不够，在档案收集、移交时，才发现很多有价值的资料没有保存下来或者残缺不全；再者，由于项目工作人员的档案知识不足，产生的资料不规范、内容随意性大，直接导致移交的档案质量不高。提高档案相关人员的档案知识储备和主动管理意识是非常有必要的。①抓住“关键少数人”——“预警工程”各个子项目负责人，让他们学习储备一定量的档案知识，着重提高他们的档案责任意识，主动作为，重视档案质量；②对于各个环节的档案资料产生人员进行档案知识培训，并提出具体要求，明晰标准档案的规范，同时提高他们的档案意识，让他们认识到档案的重要性，积极主动产生高质量的档案资料。

完善的职责分工制度，会有效促进档案管理的高效运转。详细的档案管理制度是指导档案产生、收集、整理、验收的最基本指导性制度，是档案相关人员开展工作的重要依据。然而在基建项目实际建设中，往往由于项目建设的复杂性、特殊性，使档案管理制度无法面面俱到、及时更新，造成管理制度与实际建设产生偏差、不协调的局面。构建完善的基建档案管理制度，结合基建项目实际及时修订和优化，以此来保证基建档案收集、移交、整理等工作有序地开展。①要有档案管理制度调研机制。档案管理制度来源于档案工作，且指导并服务于档案工作，档案管理制度合不合理关键要看是否与基建工程实际是否相适应。因此，建立档案制度调研机制，在制度制定之前、实施中、修订前都要充分调研，在调研分析的基础之上，及时更新、完善、优化基建档案管理制度。②要严格落实档案管理制度，划清相关部门和人员的责任，适时建立沟通协调机制。档案管理不仅贯穿基建工程的全过程，而且覆盖基建工程的方方面面，及时沟通协调，不仅能提高档案的质量和真实性，还能有利于档案管理与工程建设的同步。

2.2 组建高素质基建档案管理团队

国以才立，政以才治，业以才兴。基建档案的管理工作也需要档案人才，特别是“预警工程”这样的国家级大项目更需要素质高、经验丰富的档案管理人才，才能真正提高基建档案的质量。所以，“预警工程”相关部门应该高度重视档案管理工作，积极配合组建高素质档案管理队伍。①相关部门要抽调经验丰富、业务素质高的，既懂档案又熟悉项目的人员组成档案管理团队，或者委托具有档案管理资质、信誉良好的第三方机构组建档案管理团队。②相关部门要保障档案管理人员的稳定与持续，“预警工程”的档案管理本身工作繁重，相关档案人员不适宜“兼职”档案工作，也不适宜频繁更换档案工作人员。

2.3 处理好基建档案管理与工程建设同步的关系

基建档案是基建工程输出的核心资源，也是基建工程全过程的真实反映。如果基建档案管理与基建工程建设不同步，基建档案就有可能失去真实性。因此，确保档案归档与基建工程各环节一致性是非常重要的。①在基建工程建设中，要始终同步开展基建档案监控和管理，积极引导相关人员转变观念，动员所有参与人员积极参与基建资料的采集和收集归档工作。②对于大型基建项目，比如“预警工程”，可以建立信息化基建档案管理系统，利用计算机信息技术渗透到基建项目各环节，实时收集整理基建资料。

3 结束语

基建档案管理的质量直接反映档案管理水平，更影响基建工程的开展和后期维护。像“预警工程”这样的国家级大型基建项目，提高基建工程相关人员的档案意识，构建完善的档案管理制度，组建高素质档案管理团队，始终保持档案管理与项目建设同步，将非常有利于提高基建档案的质量。