信息系统建设项目中范围管理的优化路径分析

蔡志福

(广东机电职业技术学院 广东广州 510515)

一、项目背景

随着移动互联网技术的快速发展，传统的办公模式已经不适应政府办公业务的需求，政府内部的公文审批周期较长，信息化建设水平相对滞后，急需开展信息化系统项目的建设。但在信息化系统的项目管理过程中存在诸多问题，其中非常突出的是范围管理问题，即在项目运营过程中客户难以界定其项目建设范围，致使出现弊端：一是范围管理计划制定不合理或在实施过程中未能严格按照实施计划进行管理；二是项目的范围定义不清晰，需求分析和调研工作不到位，导致收集需求不够明确。比如，客户对软件系统的功能没有给出明确的需求，开发方按照自己的开发经验进行开发，导致产品功能跟用户需求不一致；三是缺少范围确认环节，项目的需求变更流程不规范，在项目实施过程中随意变更，没有按照变更流程执行，造成无规可依，缺乏有效控制，导致范围蔓延；四是项目范围控制存在问题，在项目实施过程中缺乏对其过程的有效监控，缺乏与甲方有效的沟通，缺乏对可交付成果的阶段性验收。在项目开发过程中出现的问题未被发现和及时处理，导致验收环节才发现问题，造成项目延期[1]。

因此，在项目管理中需要对范围管理进行精确界定，在项目进行过程动态确认范围，是亟待提升项目建设质量、改善项目管理效果的重要举措，在此，本文提出范围管理的优化路径，并以政府信息化项目建设案例进行分析，以为项目管理中的范围管理提供具有实践参考意义的研究成果。

二、范围管理定义及认识

项目范围（Scope）是指为了达到项目目标，交付具有某种特质的产品和服务，项目所规定要做的工作。项目范围管理（Scope Management）是指要做范围内的工作，而且只做范围内的工作。

项目范围管理是软件项目管理的重要组成部分。每一个项目都有范围，项目范围规定了项目完成的特定产品所要具有的功能，同时范围管理规定了该项目应该做什么，不应该做什么，它界定了项目的边界。对于项目范围之内的工作，要保质保量完成，做好项目的范围管理，有助于项目在进度、成本、人力资源的规定内完成，更有助于项目的顺利完成交付[2]。

三、信息系统项目范围管理优化路径

项目范围管理包含达到项目成功所必须完成的工作。它包括五个子过程：范围计划的编制、范围定义、分解WBS、范围的确认和范围的控制，下面结合该项目分析在实施过程中如何做好范围管理。

（一）规划范围管理，为后续工作提供指导

规划范围管理是编制项目的范围管理计划。规划范围管理的主要作用是在整个项目管理中对如何管理项目范围提供指南和方向，该过程是项目范围管理的第一步。建设方、相关专家和干系人，根据项目管理计划、项目章程、事业环境因素和组织过程资产等相关资料和文档，召开会议，根据合同和财政局信息管理系统标准，对范围管理计划和需求管理计划进行相关讨论，会中得到初步的范围管理计划和需求管理计划，其中范围管理计划的内容包括根据合同和标准制定项目范围说书，创建WBS，并维护WBS，制定好范围说明书和WBS后由客户和公司高层批准。对变更严格按照变更流程处理。需求管理计划的内容是制定好规划、跟踪和汇报各种需求活动，在需求管理中需要的人力、需求调查表格等相关资料和资源，根据合同和标准严格管理需求，建立好需求跟踪矩阵和配置管理。会议结束后，整理归纳会议内容，把范围管理计划和需求管理计划上报客户和公司领导，经其批准后，由项目管理办公室通知相关干系人[3]。

（二）收集好需求，为项目顺利开展奠定好基础

收集需求是实现项目的目标而确定、记录和管理干系人的需要和需求的过程。收集需求主要作用是定义和管理项目范围。建设方、相关专家和干系人，根据项目范围管理计划、需求管理计划、项目章程、干系人名册、干系人管理计划、事业环境因素和组织过程资产等相关资料和文档，召开会议，根据合同和财政局信息管理系统标准，双方采取面对面交流、发放调查问卷的方法收集用户需求。会后，记录该会议内容，做好项目文件更新。由于项目时间紧迫，通过项目管理办公室通知相关科室的负责人，希望客户通力合作和协调，完成好项目的需求收集，同时安排好人员做好调查问卷填表工作。在做好收集需求准备工作后，与团队成员、相关干系人分别进入各个科室，与科室领导及人员进行面对面交流，通过发放调查问卷表，并解答用户的疑问和需求，协助用户填写好调查问卷表。随后，建设方对调查问卷表按照合同和财政局信息管理系统标准，进行分类总结，并进行配置管理，做好需求文件和需求跟踪矩阵[4]。

（三）定义项目范围，明确工作目标（需求），防止范围蔓延

定义范围是制定项目和产品详细描述的过程。定义范围主要作用是明确所收集用户的需求，哪些是包含和不包含在项目范围内，从而明确产品的功能要求及服务。建设方公司领导、相关专家、财政局领导等相关干系人，根据合同和财政局信息管理系统标准，需求文件，项目管理计划等相关资料，制定好范围说明书，其内容是：以公文审批、信息管理、休假管理、人事管理、事务管理等功能模块信息管理系统，符合湖财政局信息管理系统标准，满足合同要求的服务宗旨。以软件生命周期（分析、设计、实施和运营维护）创建WBS和WBS词典。如因碰到政策和其他原因引起的变更，双方通过会议商讨。会议整理好范围说明书，上报客户和建设方高层，经其批准后，纳入基线管理。

（四）创建WBS，提供结构化的视图，更好地明确工作人员及职责

创建WBS是将项目可交付成果和项目工作分解成较少的，易于管理的过程，其作用是对所交付的内容提供一个结构化的视图。在创建WBS中，建设方和所有干系人根据合同和财政局信息管理系统标准、范围管理计划、项目范围说明书，需求文件和相关文件资料，召开会议，按照表格型，自上而下的方法对整个项目进行分解细化，项目分为接口开发，基础数据收集，系统培训，系统安装及测试，系统联调，新老系统切换，新系统上线和运用维护这个8个重要里程碑。按8/80小时来安排活动时间，根据项目合同要求设定好里程碑，制定好控制账户、规划包和活动包，安排好每个活动包的负责人，分派人员，确定其职责，负责专人监理和协调外包的工作，创建了WBS词典。会中经所有干系人共同完成和确认WBS和WBS词典，经批准后，把批准的范围说明书、WBS和WBS词典作为范围基准，纳入基线管理。会后总结会中内容，整理好文档，由项目管理办公室把范围基准文件发放给所有干系人[5]。

（五）确认范围，为项目正式验收做好准备

确认范围是正式验收项目已完成的可交付成果的过程，其主要作用是使验收过程具有客观性。在确认范围过程中，根据WBS中里程碑的交付时间为范围确认、会议召开和验收的时间，根据里程碑检查项目进度和成本绩效，根据合同和财政局信息管理系统标准来验收可交付物成果，然后制定好项目文件，交予建设方和财政局领导批准，然后由项目管理办公室把批准的文件发放给相关干系人。客户根据建设方确认范围的项目文件、合同和财政局信息管理系统标准为质量标准，审核建设方活动和文件，确认是否完成了范围基准中的所有活动，及对风险进行识别和制定风险应急计划。

（六）控制范围，维护项目的范围基准

在控制范围过程中积极与干系人进行沟通协调。在遇到变更时，按照变更流程处理变更。其过程是：当事人提交变更申请，建设方与项目团队初步审查和论证，提交CCB审查，经其批准后通知所有干系人，建设方和当事人在实施变更过程中进行监控，评估变更效果，判断变更发生后的项目是否进入正常轨道。在变更过程中，通过影响导致变更的因素向有利的方向发展，判断变更是否已经发生，变更发生时管理实际的变更，确保所有被请求的变更，按照项目变更流程过程来处理。这些做法，能使建设方的项目变更控制与管理工作规范有序[6]。

四、案例分析

某财政局迫切需要在单位内部和分局之间实现协同办公和信息资源共享。因此，财政局领导决定公开招标采购财政局信息管理系统。2017年5月招标会中服务商以优质的产品、技术、服务和价格中标该项目，随着双方签订合同，项目合同金额为800万元，建设总工期为12个月。整个信息系统的功能模块包括：公文审批、信息管理、休假管理、人事管理、事务管理的等功能模块。

在该信息系统的项目在实施过程中，服务器采用联想高性能x3850 x6机架式服务器，操作系统采用Windows Server2012服务器版。该信息系统基于ASP架构，采用ASP语言开发，数据库采用sql server 2012。项目的组织架构，架构师1人，开发组10人，测试组2人，实施人员5名。在该项目的范围管理中，结合工作经验和实际情况，对规划范围管理、收集需求、定义范围、创建WBS，确认范围和控制范围等过程进行重点管理[7]。

经过项目组全体成员的努力，财政局信息系统在2018年5月中旬圆满完成了该项目的验收，系统运行稳定，比规定合同期提前完成。回顾相关范围管理的过程，项目的成功很大程度上归功于服务方在项目范围管理中积极沟通和协调、定期召开会议，实时收集工作绩效数据。

五、结束语

本文以某财政局的信息化系统建设项目为案例，分析项目管理中范围管理存在的问题，针对范围管理的概念范畴，提出了优化范围管理的路径，该路径包括规划范围管理、收集好需求、定义项目范围、创建WBS、确认范围、控制范围等六个步骤，有关研究可以为实际项目管理工作提供清晰及可行的参考。