高校合同审计存在的问题及建议

魏 璐

（新疆大学 新疆 乌鲁木齐 830046）

一、高校合同审计存在的问题

（一）合同的管理制度不够完备，甚至缺失。很多高校并没有合同管理的制度，只是依据《中华人民共和国民法典》对合同进行管理，可每个学校的情况不同，机构设置也不同，合同的管理制度不够完备甚至缺失，使合同的签订无章可循。

（二）合同审核流程不清晰。合同审核流程不清晰，管理链条不明确，未形成流程图。有些合同申请人到合同审核部门，审核部门说要“某某部门先审核签字本部门再审核签字”。合同审核流程的不清晰，导致经办人多跑路，多趟跑等问题。

（三）合同审核的叠位和缺位问题并存。同一个合同经过不同部门的审核，有些环节需要审核两遍甚至更多，有时不同审核部门对合同的同一条款有不同意见，让申请人无所适从；有些风险点却没有审核出来，导致合同履行期间出现纠纷。

（四）合同管理的重要性宣传力度不够。高校从上到下对合同管理的重视程度不够，校党委层面对合同管理的重视和宣传程度不够，教职工层面对合同管理的了解程度不够，管理部门和审核部门层面对合同审核的流程制定和更新不够，以至于申请人认为审核合同、修改合同是在找麻烦。

（五）合同未形成制式模板。申请人和申请单位自行拟定合同，同一类型的合同不一致，这样增加了很多重复的工作量。同时，因为合同条款措辞稍有变化，所表达的意思就有很大差别，这给合同审计增加了很多风险且降低了效率。

（六）部分合同与上位法相违背，实际情况与合同中陈述情况不一致。

（七）合同不够完整。合同的内容没有完整体现事实的全部内容。

（八）合同签订前期未经过报批。合同的可行性、可操作性未经过审批，合同未经过谈判，合同签订未通过申请单位领导审批等。

（九）合同条款明显失衡。有些单位作为牵头单位，有较大话语权和霸王作风，自己制定制式合同，合同中明显存在不平等条约，不让对方修改。如违约条款中只约定对方违约的情况和应付赔偿责任，对于自己方的违约情况及应付赔偿责任只字未提。

（十）合同文本不够规范严谨，文字描述出现歧义和表述不一致。如“合同中描述合同质保期为两年，当质保期满一年，应该……，”此处对于质保期满一年存在是质保期结束后满一年（3年）还是当质保生效后一年（1年）存在歧义，对合同执行存在很大争议。合同内容前后表述不一致。有些合同自相矛盾，非常不严谨，如某合同关于产品的质保期前后描述不一致，前描述“货物质保期为1年”，后描述“在两年质保期内，发生质量问题……”。

（十一）合同的主体不明确且未经过风险识别和风险评估。学校的二级单位如学院及职能部门以二级单位名义对外签订合同，未经法律顾问及有关部门审核，学校层面也不知道，存在很大风险。加盖学院或者二级单位公章，在履行过程中发生纠纷，学院或职能部门层面未必能够处理，还要学校来解决，甚至走司法程序，造成了学校资金的流失。

（十二）未定期对合同的执行情况进行检查，很多申请人把签订合同当做合同工作的结束。

（十三）合同信息化程度不够，合同经过多部门流转，经过多部门审批，经办人就要把这些部门全部走一遍，有时候合同需要修改时还需要走很多遍，这极大地浪费了经办人的时间，经办人多次反映“流程太繁琐，有时候领导不在还要来好几遍”。如果合同通过信息化系统管理，合同由经办人、经办单位发出审核申请，按照系统内设的流程，流转到下一环节，审批部门提出的修改意见在系统中修改好再次上传合同就可以，最后经办单位只需拿最终的审批表格和合同，到归口部门盖章签字就好。

（十四）存在私自修改合同且不报备的情况。有些申请人和申请单位在审核合同阶段，对合同文本进行了修改，但在审核通过后，基于某些原因，又将合同修改回原始合同，盖章和签字时如果不仔细察看，就浑水摸鱼签订了合同。

（十五）无合同归档、归口部门。合同资料凌乱，查找、使用很不方便。

（十六）合同签订滞后，甚至补签合同。签订合同流于形式。在审核合同中发现，合同的履行期限已过，经与经办人沟通，确认为补签合同，目的只为付款，补签合同存在很大风险，如果出现纠纷无任何书面制约。

（十七）签订补充合同或者变更合同，其中存在很大风险应引起重视。

（十八）合同所列的货物与之前约定的货物参数不一致。经过招投标方式采购的货物，合同的参数与招标文件、投标文件、中标通知书不一致。

（十九）利用合同类型浑水摸鱼。有些混合项目可以签几种合同类型，部分申请人利用这点偷梁换柱。

（二十）合同内容不够尽善尽美，不够完备。

（二十一）合同印章管理混乱，存在用公章签订合同不备案的情况。

（二十二）未追踪合同的后续履行情况。不关注合同的后续情况。

二、对高校合同的建议

（一）高校应该根据高校自身的情况，制定一套合同管理制度，从合同提出、谈判、起草、报批、签订、履行、监督、反馈等环节管理合同，配套具体的流程、流程图。

（二）合同审核应形成简明扼要的流程文字、流程图，通过合同审核系统，让经办人足不出户也能轻松办理业务。制定统一的合同办理流程，所有涉及单位应统一口径，不能说法不一，应把需要携带的资料，包括资料名称、所需份数都要清楚说明，在流程图中体现，避免重复工作。

（三）明确审核部门的职责和分工是当务之急。合同缺少归口管理部门，管理存在混乱，应确定归口管理部门，将合同审核的责任进行划分，归集到相关的审核部门，落实责任。

（四）应召开合同业务宣传会和培训会，广而告之合同的重要性和必要性，使全校教职工都能重视合同管理。

（五）应根据高校合同的类别，对合同进行分类，对每类合同都拟定合同模板，合同模板经过申请单位、审计单位、法务部门、管理部门等审核，根据提出的修改意见，形成模板，模板也要根据实际情况不定期更新和增加。

（六）应严格要求合同合法、合规、真实，这是合同的最根本原则。合同的前期资料、背景应与合同内容一致。

（七）应要求审计合同的内容完整体现事实的全部内容，包括但不限于：1.合同的背景、目的；2.合同几方的权利、责任、义务；3.合同的期限；4.合同中提供劳务情况、资金情况；5.知识产权情况；6.合同内容保密情况；7.合同违约责任情况；8.合同争议的解决途径和办法等。

（八）应明确合同签订前期经过报批。合同的可行性、可操作性经过审批，合同经过谈判，合同签订通过申请单位领导审批，合同资金的来源、去向可循。

（九）保证合同公平，不能存在合同条款明显失衡情况。

（十）合同文本规范严谨，文字描述不能出现歧义和表述不一致。

（十一）明确合同主体、类型进行风险评估。不能以二级单位名义对外签订合同，除特殊情况外，核查合同合作方是否真实存在，是否涉及官司，是否有不良记录，不良记录比例多少，是否存在资金链断裂、资金异常波动等问题，是否是诚信合作商。对各式合同的风险点是否经过风险识别和风险评估，风险的对应措施是否在合同中体现。合同有共同的风险点，但不同类型的合同也有不同的风险：1.科研类合同，明确对方与我方具体分工、拨款或付款具体时间、工作完成的具体时间，知识产权的归属。2.采购类合同，收到标的物验收合格后再付清全款。明确是否有质保金，若有质保金，质保金如何、何时结清。明确产品质保期、质保期内出现质量问题的解决办法、质保期后出现质量问题的解决办法。食品类采购合同应明确食品应达到的级别、质量要求等。3.培训班类合同，落实资金等问题。4.短期劳务、服务合同，明确对方为我方提供劳务的具体合格标准，若不合格的整改时限、承担责任等。5.房屋租赁合同，明确房屋的具体用途、能否改变用途，能否转租，能否改变房屋构造等要求，房屋的质保金（押金）数额、退还要求、退还时间等。

（十二）合同的履行情况需要经办单位进行跟进，不能合同签订就算结束。要关注时间节点，如果无法按时按要求履行合同内容要进行风险处理，特别涉及违约责任、赔偿条款等内容，如无法履行条款要及时上报，紧急处理。

（十三）运用信息化系统不仅使业务更加便捷，还能监控合同的全过程，对于即将履行的步骤进行风险提示。

（十四）严肃问责私自修改合同且不报备的情况。最好通过信息化系统进行合同的流转或者制定制式合同，这种情况就能减少或者避免。

（十五）应确定合同的归档部门，做好合同台账。如果做到了信息化管理合同，合同的归档问题也会相应轻松，只需要打印出前期资料，加盖公章，生成合同台账就可，如果还未做到信息化，也应该由归档部门收齐合同前期、执行、后期的所有资料，留存归档，并做好合同台账。

（十六）要求合同提前签订，禁止补签合同。

（十七）补充条款与原合同如有变更，应详细表述补充的内容，还应明确变更部分以签订补充协议后以原合同为准还是补充条款为准，如签订变更合同，应详细列明合同变更部分是如何变更，未变更部分又如何处理。合同签订后如果发现因错误重新签订合同或者作废之前的合同，之前的合同和作废的合同要收回销毁。否则会出现管理混乱或者重复承担责任的问题。

（十八）如果是招投标后签订的合同，合同的内容应该与招标文件、投标文件、中标通知书有对应关系，如果内容需要修改，也应该有修改的依据和说明，存在投标文件中约定提供高参数货物，中标后提供低参数货物，应仔细核对。

（十九）了解合同实质，确定最优合同类型。有些混合项目可以签几种合同类型，是否选择了最合理、最适宜的合同类型，所选合同类型的依据是什么，依据是否合理。如有些项目包括施工和采购，既可以签订施工合同，也可以签订采购合同，这时候要看预算的比例、内容的侧重、实施的有利条件等情况来决定选用哪种合同类型。

（二十）对不完全的内容设置兜底条款。但兜底条款不是合同必需的。

（二十一）合同印章的管理。应加强对合同印章的管理，明确加盖学校合同的印章要经过怎样的流程，二级单位加盖的印章在合同签订中是否有效。我方合同的签订人是否是法人或者经过授权委托，合同的签订是否有单位的公章、法人或委托人的签字，合同的要件和条款是否完毕。

（二十二）追踪合同的后续履行情况。关注资金流向，关注每笔资金是否按合同所列内容、金额、账户支付，如有变更事项，是否通过审批，变更原因是否合理，变更金额、变更比例，合同性质是否有重大变化，如有上述情况应及时上报。分批次收款的要格外注意分批次收款的时间，要紧跟合同进程，不能虎头蛇尾，造成资产流失。

结束语：

高校合同存在诸多风险点，在审计前后、审核前后都需要非常关注，将风险降低到最低程度，同时需要不断加强学习，不断总结经验，才能使高校合同审计迈向新台阶。