高校干部人事档案管理模式改革创新的思路

石睿

摘 要：干部人事档案是高校人事档案工作的主体，不断提高干部人事档案工作的质量与水平，对推动高校人才强校战略、选拔干部、培养汇聚优秀人才具有非常重要的意义。党的十八大以来，在全面从严治党的新形势下，干部人事档案工作在清理治理档案造假、科学高效利用方面取得了显著成绩，总结以往的经验教训，中共中央办公厅于2018年11月印发了《干部人事档案工作条例》（以下简称 《条例》），为今后干部人事档案工作科学化、制度化、规范化方面提供了基本遵循。本文结合工作实际，总结高校干部人事档案工作中存在的问题，分析不同管理模式的利弊，探讨高校干部人事档案工作的改革创新思路，以全面提升工作质量，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用。

关键词：干部人事档案工作;管理模式;改革创新

一、干部档案的形成与干部人事档案的主要依据

我国的干部档案形成于中国共产党成立之初，它的雏形由党员干部的登记表册、调查材料等构成，是组织了解考察、培养干部的重要方法和手段，但由于当时恶劣的斗争环境，初期的干部档案几乎都没有保存下来。新中国成立后，我国的人事档案按照个人的身份可划分为干部档案、职工档案、学生档案、军人档案四大类型。由于人事档案具有动态性，干部个人身份如果发生转变档案类型也会随之转变，因此近些年“干部人事档案”这一动态性提法，被广泛使用在组织工作文件中。

经过几十年发展，我国干部人事档案工作形成了一个特有的、较完整的体系，尤其2018年11月中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》使干部人事档案的管理机制体制更加合理完善、更加符合时代要求。《条例》按照新时代党的建设总要求，全面贯彻新时代党的组织路线，坚持党要管党、全面从严治党，从顶层设计、制度层面做出系统谋划、为干部人事档案工作提供了基本遵循。目前，对干部人事档案管理具有指导意义，依据主要有三大类：第一，是具有普遍意义的上位类法律法规。如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》;第二，是党内法规和干部任职方面的法規。《条例》首次将《中国共产党章程》等党内法规和《中华人民共和国公务员法》列为干部人事档案工作的依据，对干部人事档案工作提出了更高的政治性要求，凸显了更高的政治定位;第三，是专门用来指导人事档案工作条例、制度和规定。除2018年出台的新《条例》外，还包括一系列与干部档案相关的制度和规定，如《干部档案整理工作细则》 《中共中央组织部关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》、中共中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等。

二、干部人事档案的主要特征及工作思路

1.政治性和保密性

“党管干部、党管人才”是干部人事档案工作的首要原则。我国的干部人事档案，具有鲜明的政治特征，在不同历史时期为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，在教育培养、选拔任用、从严管理监督干部等方面发挥了重要作用。做好人事档案工作是一项长期持续的工程，要求管理人员有较高的政治意识和责任担当，树立规矩意识，将自觉遵守政治纪律、工作制度内化为工作意识，外化为行为操守，做到政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。《条例》第二十八条规定：各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密;对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。做好干部人事档案工作必须牢固树立保密观念，建立严格的保密制度和查借阅利用的手续，确保人事档案实体及信息的安全保密。

2.真实性和权威性

干部人事档案的真实性是指档案材料的真实性和内容准确性，是干部人事档案的生命和工作的重点。近年发现的档案涂改造假等问题，严重损害档案的权威性和公信力，因此，《条例》新增了档案审核和纪律监督的内容，干部人事档案工作应当从制度建设入手，全面规范档案的“建、管、用”的各个环节，细化责任分工，强化责任担当，扎紧“篱笆”、筑牢“堤坝”，从根本上铲除档案造假等问题存在的土壤和条件。

3.动态性和实时性

干部人事档案是由工作单位或人事管理代理机构在干部本人的中学、大学和研究生的学籍档案基础上建立，记录干部个人成长经历的载体，它的内容随着干部个人经历的增加而不断丰富和变化，档案关系也随着人事关系的变动进行转移，即“人档统一，档随人走”。干部人事档案必须反映干部德、能、勤、绩、廉全方位的真实情况，档案内容符合新时代发展需求和现实工作需要，改变被动的收集方式，主动丰富档案内容，如增加抓党建工作材料、体现干部忠诚干净担当材料、反映教师科研水平，创新能力等方面的材料等。

4.专业性和复杂性

人事档案是一种专业档案，是一项专业要求较高的工作，人事档案内容丰富，材料涉及历史时间长，政策性强，要求档案工作人员不仅要掌握档案收集整理、保管方面的专业知识，更要熟悉不同历史时期的相关政策法规，这样才能具备发现问题和处理问题的能力。同时，干部人事档案工作还加快档案信息化的步伐，实现高效科学管理，立足大数据技术，丰富干部、人才数字化信息，发挥档案大数据分析对干部、人才综合性评价的支撑作用。

三、高校干部人事档案的现状

高校人事档案主要由管理人员档案、专业技术人员档案、工勤人员档案构成，其中，管理人员和专业技术人员档案占人事档案的绝大多数，只有极少数的工勤人员档案，因此干部人事档案是高校人事档案工作的主体。人事档案管理是组织人事管理工作中的重要组成部分，科学合理的管理，可以为人员的选聘、档案的整理、收集、保存、审核利用提供便利，在人才引进与培养、人才政策制定等方面也具有举足轻重的作用，是高校实施人才强校战略的工具和依托。陕西高校的干部人事档案管理水平总体比较落后，大部分院校还未全面实施档案信息化管理，主要业务和工作仍然停留在对实体档案的管理上。管理模式基本上都按规定落实“分级负责、集中管理”的模式。即人事档案由组织人事部门或者档案馆集中管理，按照干部管理权限分级负责，不得分散于其他部门保管或由个人私自保管。“分级负责、集中管理”是人事档案管理必须遵守的原则之一。以下，分析陕西高校管理模式和管理方式的差别，试用新时代创新思维探索适合高校自身发展和建设的管理模式和方法。

四、陕西高校的人事档案管理现状及管理模式

模式一：干部人事档案由组织人事部门统一管理的模式

这种管理模式更加符合“分级负责、集中管理”的要求，一般采取组织部门管理处科级（或处级）管理人员档案，人事部门管理专业技术人员和其他人员档案的管理模式。这种管理模式，由于直接领导者和管理人员对党的组织路线、用人原则认识更充分，对高校人才建设的需求和导向更加了解，可以更直接参与干部人事档案的“建、管、用”工作环节，更容易发现工作中的问题和不足，及时纠错改错，有利于从制度层面规范工作程序。确保干部人事档案工作与党的干部人才工作的一致性，维护党的干部人才工作的原则性、权威性。

不足之处，主要表现为：一是容易受其他重点工作影响，受到忽视。组织人事部门是高校重要职能部门，业务范围广、重点工作多，干部人事档案很容易被当作次要工作被忽视，专职管理人员协助其他科室的现象较为普遍。干部人事档案工作由于工作环境封闭、具有保密性，得到其他科室帮助和参与度较低，应对各种问题主要依靠档案管理人员“单打独斗”，讨论沟通机会较少 ;二是资源不易得到整合，有碍发展创新。在组织人事部门管理下，存在的库房环境、办公设备较差、科学化管理水平较低的现象。管理人员接受专业培训、参加学术活动的机会较少，协助其他科室的工作任务相对较多，不利于科学创新;三是部分档案分散管理。很多高校处级干部档案由组织部单独管理，这部分档案往往由兼职人员管理。这种情况下，由于缺乏专业的统一的管理，容易出现材料归档不及时、缺失，整理维护不到位等问题，缺乏安全性规范管理。

模式二：将人事档案管理整合到档案馆集中管理的模式

这种管理模式多见于档案馆资金充足，管理条件较好的高校，主要优势在于：一是利于人事档案资源的利用和文化研究。人事档案是国家档案的一部分，将干部人事档案整合到档案馆统一管理，档案系统将更加完整。人事档案在组织人事部门管理情况下，一些不涉及国家机密、工作机密的档案资源也失去被发掘利用的机会，受到“机密” 观念的影响，研究档案、文化历史专家也很难接触到人事档案，干部人事档案的文化价值、史料研究价值被忽略;二是可获得更多共享资源，科学化管理手段较为完备。档案馆一般拥有较充裕的专项资金、先进设备、标准库房等资源，这种管理模式在资源共享、技术支持方面更容易获得，有利于加快人事档案信息化的步伐，实现科学化管理。

这种模式下的不足之处主要表现在以下几个方面：第一，在管理机制上存在错位。高校党委（党组）对干部人事档案工作负主体责任，干部人事档案管理工作是全面从严治党，从严管理干部的重要组成部分。干部人事档案由组织部门领导，才能保证高校党委（党组）容易第一责任的落实，保障管理机制的正确方向，才能更好地确保人事档案工作的政治站位;第二，管理效能难以提高。人事档案的材料多来源于组织人事部门，且档案审核的信息认定也与组织人事工作的相关性更大，这些工作由“懂政策、知规矩”的行家里手承担和参与，如果由档案馆管理很容易由于政策把握不到位、执行制度不严谨，造成工作脱节，影响档案质量和管理效能。

以上两种管理模式是现今干部人事档案管理模式中最常见的两种，但在管理机制方面，第二种管理机制存在一定程度的错位，如果组织部门完全放弃对人事档案的管理和领导权，就很难落实党委（党组）对干部人事档案工作负主体责任，不符合干部人事档案工作立足党管干部、党管人才的时代要求，容易造成人事档案工作与党的干部人才工作的脱节，应当及时理顺管理机制，落实管理职责。

笔者曾经考察宝鸡市委组织部人事档案管理科，认为他们的管理模式值得借鉴与推广。宝鸡市委组织部人事档案管理科设立在档案馆内，档案库房、办公室、整理室、借阅室四室分离，库房内使用智能回转柜、恒湿机、监控摄像头，并且已经完成档案专项审核全覆盖，实现档案数字化，档案查借阅全部使用电子档案。不难看出良好管理效能，是因为他们理顺了管理机制，工作得到了党委的充分重视，尤其是档案科干部默默付出了很多努力。这种既不打乱管理机制，又突破管理壁垒，整合利用档案馆资源的创新做法值得我们借鉴和学习。

五、干部人事档案工作的改革创新思路

现阶段，虽然我们已经摸索出一套适合中国国情和现实需求的管理方式，《条例》从体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等方面都对干部人事档案工作加以了规范和约束，为人事档案工作提供了基本遵循。但是干部人事档案的改革之路依然任重道远。由于过去长时期的不规范管理，人们的档案意识比较淡薄，彻底解决档案内容不全面、信息不准确、日常管理不规范、科学化水平低等现象和问题如同治疗顽症痼疾，不能一蹴而就，需要坚持不懈地努力，不断创新。对传统干部人事档案工作进行改革，应从以下方面入手：

1.加强制度建设，细化工作制度

干部人事档案造假，人事档案真实性出现问题，根本原因在于干部人事管理制度执行不严，责任落实不清，纪律监督不足。以问题为导向细化工作制度从严管理干部人事档案的根本途径。例如，建立人事档案联络员制度，人事档案归集材料众多，对归档材料的填写规范和手續是否完备的检查，应当从归口、入口落实双向检查机制，确保档案内容的可靠性。针对档案内容建设，可以根据本单位工作实际制定《人事档案归集目录》丰富档案内容，防止漏归、少归。

2.创新宣传手段，增强档案意识

过去很多人的档案意识较弱，如填写履历时比较随意，对自己不利的信息不写、少些甚至编造篡改经历。加强档案知识宣传、《条例》宣传，不仅可以使相关部门和广大干部积极配合档案管理人员的工作，提高档案管理效率，还能对人事档案工作起到监督促进作用。宣传手段可以采取创建微信公众号、印刷小册子、制作宣传标语、拍摄小视频、开设知识讲座、知识问答等多种形式。

3.提升干部人事档案管理人员的综合素质

干部人事档案的管理水平和工作质量最终都需要依靠人来实现。人事档案管理人员的政治素质、奉献精神责任担当是第一位的。如果档案管理人员缺乏担当，对档案中发现的问题或存疑现象听之任之，就会助长歪风邪气，使干部考察出现偏差，让失德失信的人混入领导干部队伍，使党的事业受到损害。当今社会是信息社会，档案管理人员需要具备较强的信息处理能力、信息化应用能力，以及具备一定的数据分析能力。

六、结语

干部人事档案改革与创新是时代发展的要求，做好新时代档案理论工作，是每一位档案工作者的历史使命，必须时刻把坚持党的原则放在第一，把人民利益放在第一位，敢于较真碰硬，同时不断加强服务理念，推进干部人事档案工作高质量、高水平发展，使干部人事档案更好服务广大干部人才、服务党的建设的伟大工程、服务习近平新时代中国特色社会主义伟大事业。

参考文献：

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[2]叶文玲.剖析高校人事档案管理模式的改革创新[J].办公室业务，2014

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[5]张晓娴，吴 娜，于建云.高校教学档案管理模式改革探索[J].中国高等医学教育，2009

（作者单位：西安外国语大学人事档案办公室）