事业单位档案管理信息化建设路径分析

2021-12-17潘钰

兰台内外 2021年32期

潘钰

摘要：医院的档案信息对于医院发展极为重要，但是传统的档案管理工作已经无法应对信息化发展的要求，需要及时进行信息化系统建设与完善。本文探讨了当前医院档案管理工作在面临信息化建设方面存在的短板，提出了实现医院档案管理信息化的部分措施，从而帮助医院更好实现档案管理信息化建设，助推医院实现更好的发展。

关键词：医院;档案管理;信息化

随着信息化时代的来临，档案管理工作也开始逐步步入信息化、数字化时代，传统的档案数据需要重新进行归纳整理，实现数据转化，这是一个庞大而复杂的过程，对于原有的档案管理工作形成了巨大的挑战。对于医院来说，档案管理不仅承担了医院的历史与发展记录、员工的档案信息保管，还要完成对相关资源的查找、检索、维护，因此医院的档案管理工作非常重要，尤其是面对信息化的巨大挑战，医院的档案管理工作要做到与时俱进，及时创新，确保档案管理信息化的完成，使医院的档案管理工作更加满足时代发展的需要。

一、信息化时代医院档案管理的新特征

医院的传统档案管理工作内容相对比较单一，主要以档案信息的手工录入查找为主，但是在信息化来临之后，各种新型计算机技术的研究普及应用，尤其是数字化技术的发展，为医院档案管理工作添加了越来越多的新元素，并呈现出与传统档案管理越来越多的不同，具体来说有如下几个方面：一是智能化发展，信息检索能力不断提高，档案查找更加快速，记录结果更加准确。目前来看，广大医院档案管理工作人员对信息化数字化是持开放和接受的态度，并针对原有的档案管理数字化流程进行不断优化，包括原有数据的录入、文件的扫描、新数据的采集工作都在积极开展，争取早日将数字化过程完成。这一过程完成之后，电子档案将在医院的各项工作中得到使用，提高数据分享能力和办公效率。二是档案管理的服务水平不断提升，一方面档案数字化构建过程完成后，后续的补充和查询便捷有了极大的提升，自动化办公得以实现，同时档案管理的监督工作有了考量标准，有利于加强对档案管理服务的监督。三是档案管理与医疗系统直接对接，利用就诊卡或者电子就诊卡即可以完成挂号、缴费等各项工作，服务范围得到拓宽且更加高效。

二、医院档案数字化管理工作面临的困境

1.档案信息量过于庞大，处理过程较为困难

信息化时代到来之后，整个档案管理工作都较过去产生了巨大变化，档案的种类更加丰富，同时也带来工作量的巨大提升，甚至在很大程度上改变了档案管理工作的方式。其中表现最为明显的是档案录入量大幅增加，录入种类更加多样。传统医学检查以望闻问切和血液检查再加X光为主，产生的信息大多是文字或者数字，少量的图像，保存起来较为简单，现在则大量应用CT、CR、MRI等技术，由此产生了大量的影像数据。在有些三甲医院，由于每年就诊的患者数量众多，其影像设备高速运转，每年可产生几十TB的相关资料，存储起来需要占用大量空间。这样庞大的信息储存，对于医院档案管理部门来说处理起来更不容易，压力较大，与此同时信息化技术的普及推广让医院中各项业务开展都开始进入数字化时代，大量数字信息都需要进行储存，而在录入档案的时候，则需要从业人员进行相应信息导向分类，确保其后续提取过程中能够准确查询，很多数据信息都有最低储存年限，如住院病例要求保存30年以上，门诊信息则需要保存14年以上，这些数据的存储量同样巨大，部分医院一年可达到上百TB。但是总体来说，信息化来临时间过短，势头过猛，很多医院的档案管理人员并没有做好相应的准备，不论是员工的信息化水平还是员工的数量都难以一下满足要求，想要高效、准确、全面地完成医院档案的信息化建设工作确实有较大的困难。此外，从长远来看，数字信息共享是个大趋势，医院不同部门之间以及和其他医院之间的交流会因为信息化而更加频繁，这样也可以更充分发挥医疗档案的价值，但无形中又会给档案管理人员增加很多工作量。

2.档案信息化管理制度不健全

要想实现档案管理信息化的高效、准确，健全规范的制度必不可少，这是工作顺利进行的基本保障。但是在目前国内由于大多数医院对档案管理工作的重视程度不够，相应的规章制度建立并不完善，而针对信息化档案管理的工作制度更是不够健全，还远远达不到工作要求。也有些医院把国家对档案管理的要求当作是管理制度来执行，缺乏对当前各类医院具体档案管理工作的了解，也常常造成档案管理制度与实际工作距离较远，不能发挥作用。尤其在当前大数据发展的良好契机下，医院更应该及时健全和完善档案管理制度，做到与时代同步发展。

3.档案管理信息化建设程度不够

虽然国内近年来各个行业的信息化、数据化工作开展得如火如荼，但是对于很多以医院为代表的事业单位来说，其工作成效取决于单位的决策管理，只有领导层决定某个领域可以发展才有相应的资金投入并获得发展机会，这就导致很多对于档案管理信息化重视程度不够的医院迟迟不能开展档案信息化建设相应工作，或者有些医院也已经开始了相关工作，但是开展效果不好，如存储路径太窄，或者信息化横向拓展渠道受阻等。由于工作开展较晚或者较慢，多数医院并没有形成统一的执行标准，不但效率得不到保证，建设标准也普遍较低。很多医院的档案管理系统缺乏高效的硬件支持，也没有比较好的软件系统可以使用，常常发现与其他部门的系统不兼容而导致有些工作难以开展。目前来说，办公自动化已经是各大医院最为常用的系统，办公室人员可以利用该系统与医院的各个部门通过网络设备直接连接在一起，第一时间获取到各种想要的资料信息，这对于档案管理人员来说意义重大，所有的数据可以做到同步收集，但是实际情况是目前档案管理与办公系统的融合还停留在初级阶段，两个系统之间难以实现有效融合，档案部门想从办公系统中直接获取资料信息非常困难。

4.档案内容利用受到制约

档案管理的最终目的是为了提高医院系统管理的效率以及对部分有高价值资料的保存，有些数据的价值不仅仅对医院来说意义重大，对于整个行业乃至社会来说也很有意义，档案管理工作人员的存在就是要对这些数据进行整理加工，使其提取更加方便、保存更加完善、利用更加合理，增强这些数据的共享价值。但是目前大多数医院对档案管理工作的重要性缺乏必要的认真，认为其就是闲职，不能从根本思想上引起对档案工作的重视，在内容整理以及资源配置上距离实际档案工作需求还有一定差距，对于有些价值高的信息收集能力有限，准确度和全面性也受到一定的影响，从而大大降低了其利用价值。而且有些信息因为实效性或者文件大小的问题，在录入的时候需要耗费较多时间和精力，也需要一些部门配合才能完成，毕竟档案管理工作人员的业务范围主要是以檔案管理为主，在具体的医疗信息上面的知识相对有限，因此在很多情况下都需要有专业人员的指引才能准确完成档案的录入和保存，如果相关科室的人员没有时间，只是把全部材料丢向档案室，则后续的管理内容出现一定的错误就会在所难免，让今后档案内容在利用时也会存在一定的问题。与此同时，有些科室工作人员嫌麻烦，怕麻烦，干脆直接就把资料信息不进行归档，反而造成了很多档案资源利用受限。

5.档案信息存在较大安全风险

档案管理中涉及很多个人信息，有很多都是医院内部员工的个人隐私，也有很多是医院独有的研究成果或者重要项目信息，这些信息都不可以外泄，否则就会造成意外突发事件，影响到个人或者医院的发展。在信息化时代下，由于共享渠道不断建设，很多信息在获取更加方便的同时，也有了更多泄露途径，因此信息化时代下档案信息的保密问题变得非常重要。很多医院档案管理工作环境以及氛围都并不严谨，有些安全技术没有得到很好应用，导致有些别有用心之人可以入侵档案系统，导致信息泄露。再就是有些医院所采购使用的存储设备质量不过关或者存储技术存在缺陷，导致有些数据信息存在丢失现象，极大影响了档案管理工作的正常运行。

三、大数据时代医院档案管理的有效措施

1.加深研究，促进应用

医院档案管理人员要看到信息化对于档案管理建设的重要性，努力加深对现代化信息技术的研究，尤其是大数据研究，将医院档案管理具体工作与信息化技术相结合，加强其网络适配性，让档案管理与医院的其他工作可以紧密结合在一起。相应地从事档案管理工作人员也要看到信息化发展的大趋势，自觉完成相应的知识积累和技能培训，努力做好相关方面的理论学习和研究工作。信息化的支撑是网络，各种信息获取、传输、接收都离不开网络，网络的好坏程度也直接影响到最终的档案信息化建设。如前所述，有些医院的档案文件都是以TB为单位进行保存的，这些数据全部来自于各个环节的信息汇聚，利通网络统一传输至档案管理部门，没有正常的网络支撑几乎不能实现，因此档案管理工作人员在研究档案数字化技术的同时，也要对网络足够熟悉，能把数字化档案管理与网络联系在一起，展开协同化研究。还要注意把一些图像归档技术、网上档案信息研发与监管技术等新技术应用到具体的档案管理工作中，提高档案的管理成效，夯实医院档案根基。

2.深度挖掘，整合资源

档案作为一种高价值的信息资源，属于医院和社會的重要保护对象，随着信息化建设的不断开展，电子档案也逐渐成为档案的主流存在形式，而不断完善和集成化的电子档案发展也对医院和当今的数据挖掘技术提出了比较高的要求。于医院来说，需要专门的人员和设备完成对信息资源的重新整合，与信息化技术来说，需要对当前的大数据挖掘技术再进一步深化和细化，让电子档案真正能够做到信息自动采集和保存以及数据的共享。在该领域的相关工作人员一定要打破传统的信息壁垒，利用数据链技术建立起多部门之间的联通机制，为深层次的数据挖掘提供技术支持。医院的档案管理人员不仅要关注数据来源的多元化，还要注意对数据多维度的深层挖掘，并对数据进行多层次分析。利用这些途径和方法的使用，提高资源整合效率。

3.健全制度，加强规范

档案管理工作本身细致而复杂，必须要有健全的管理制度作为工作开展的保障，尤其是档案管理关系到整个医院的人事系统、工作系统，再结合医疗卫生行业的特殊性，制定具有针对性和可行性的医院档案管理制度势在必行。医院要对传统的档案管理制度进行更新和完善，并重点实现对机制创新管理模式的改进，做到顺应时代发展，让医院档案管理工作做到与时俱进。需要注意的是，医院档案管理人员一定要对信息化的发展现状与发展趋势有较为准确的认知和把握，对正在进行的信息化升级工作中的关键要素做到了如指掌，对即将完成的信息化升级改造流程以及设备型号等有明确的思路，并动用全部门的人员共同制定使用操作规范以及维护保养流程，确保信息化设备能够稳定运行并支持医院的档案信息化建设得以顺利完成。为了更好地实现这一点，建议对管理人员和操作人员进行较为精细的责任分工，做到权责分明，责任到人，同时加强监督考核管理方式，提高工作效率。

4.加快新技术应用进程

信息化时代的来临带来了大量的新技术，推动着医院各个领域的信息化进程，不论是医疗部门还是档案管理部门，都在与医院的其他现代化信息技术实现协同进步，每一个部门的落后都会对医院整体管理水平造成拖累。而近年来智能化的快速发展，更为信息化技术的应用提供了更加光明的未来，可以极大减轻工作人员的工作量，获得效率的快速提升。医院档案管理人员要紧紧抓住这一发展良机，通过分门别类，尽快实现从传统纸质档案转向数字化档案，从而把医院的电子档案管理库建设起来。

四、结语

医院档案管理牵涉层面广，包含信息量大，在短时间内实现技术的更新换代确实较为困难，但信息化趋势不可逆转，档案管理走信息化之路势在必行，因此医院要正视目前在档案管理信息化工作方面所遇到的各种问题，不论是信息安全技术还是数据的传播存储，以及与其他技术系统的兼容和数据的共享，包括管理制度的完善，都要妥善加以解决，从便捷性、安全性、应用性、全面性等多个方向着手，增强对档案管理信息化建设的重视程度，提高医院档案管理水平。

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