高校教学秘书队伍建设存在的问题及对策

林颖

摘 要：教学秘书是高校教学管理队伍中的重要组成部分，为教学工作的顺利开展提供了必要的服务与保障。本文就高校教学秘书工作中普遍存在的问题进行了初步分析，提出了如何提升教学秘书队伍管理水平的对策和建议。

关键词：教务管理；教学秘书；改革创新；科学管理

一、高校教学秘书队伍建设的现状和存在问题

（一）教学秘书岗位在实际工作中不受重视，心理压力日渐增大。校院二级教学管理时代，教学秘书的工作繁杂又琐碎。在工作过程中，既要完成日常的教学管理工作，又要处理好突发的教学事件。在工作原则上，既要考虑课程的要求，又要兼顾教师和学生的具体情况。一般的二级学院有几百甚至上千学生，却仅配备一至两位教学秘书，为了配合正常教学进程，加班工作成为家常便饭，高强度的工作在引发身体疲惫的同时，也导致了心理上一系列的不适。通常表现为：“高校底层”岗位引发的自卑心理；繁杂工作出现的疲劳心理；容易出错引起的焦虑心理；工作不被领导和教师理解造成的抑郁心理；缺乏职业晋升空间的迷茫心理；工资待遇和福利分配不合理导致的失衡心理；对比他人及其它部门而产生的落差心理，等等。这些不良情绪得不到及时的纾解和释放，最终将导致种种职业病的产生，如个人心理强迫症。在这种现状下，教学秘书会对自身职业产生倦怠，责任认同感和工作效率大大降低，从而影响教学管理队伍水平的提升。

（二）学科专业不对口，岗位职责不明确。目前，民办高校对教学秘书岗位大多要求为本科学历，学科专业与现实工作岗位不对口的现象比比皆是。然而部分学校依然忽视此现象，没有制定一套完整、可持续的职员培训方案。大多数的教学秘书面对教学管理这一新工作只能感到无所适从，只能在工作过程中摸索管理步骤，在工作经验中积累管理方法，缺乏科学理论的引导，导致业务水平很难得到提高。

教学秘书从编制上属于教学管理基层人员，应当有一定的管理权限。但在实际工作中，教学秘书通常是“有责无权”，职责权利无法统一，只是一味“做事”而没有参与具体管理。在很多高校中，教学秘书同时兼任行政秘书或办公室秘书。教学秘书每天要处理教学管理的相关工作，还要面对行政、科研、党务方面的其它工作，甚至个别教师在生活中碰到种种难题也习惯于找教务秘书来解决。一直以来，人们将错误地教学秘书定位为“勤杂工”的形象。从职责方面看，教学秘书工作职能广泛，可以独当一面；从工作范围看，教学秘书是一个多面手，能够处理各类突发教学事件。这实际上造成了教学秘书表面上处处有权，其实是教务、行政、科研和党务边界模糊，职责不明的事实。[1]

（三）专业进步空间受限，职业生涯规划不合理。教学秘书忙碌在教学管理的第一线，理应享有公平的福利待遇和职业发展空间。但事实并非如此，高校普遍重视教师队伍的科研力量培养，却忽视了教学秘书队伍的建设。教学秘书终日埋头于繁杂的事务，缺乏外出进修学习的机会和专业教学管理知识的培训，没有多余时间进行科学研究，导致了个人能力难以提升，其它职业潜力难以拓展。近年来，很多高校将教务员纳入行政职员系列，教学秘书在职称晋升、福利待遇等方面往往处于弱势。教学秘书在实际工作中的付出与回报不成正比，除基本的薪酬之外，无其它津贴。一般高校也没有针对教学秘书岗位实行岗位轮转、职位提升等运行机制，从而造成了工作任务繁重和价值感渺茫的强烈反差，导致教学秘书工作积极性大大降低。

（四）过分注重规章式管理，教学管理水平落后。目前，大多数的院校存在教学管理规章制度不合理、教学管理秩序混乱、教学秘书水平不到位和教务系统落后等现象，形成“见公章不见人”，“重章程不重人”的现状。教学秘书被束缚在规章制度下的条条框框里，办事思路受阻，行事作风僵化，一些人在这种体制中慢慢也养成了“整理、管理为应付检查”的懒散习惯。这种管理严重扭曲了教学管理的本性，难以满足教学管理科学化、现代化的客观要求。随着高校办学规模的扩大、专业设置的增多、师生数量增加，产生的教学文档和教学数据也越来越庞大，学院教学人员配备不齐，仅靠少数一两名教学秘书手工整理，工作量大且效率低。从而造成档案资料大量流失。因此，教务管理走向规范化、信息化、网络化的道路已经成为必然趋势。

二、改善高校教学秘书工作现状的几点建议

（一）高度重视教学秘书管理工作，建立教学秘书岗位激励机制。高校需要高度重视教学秘书的选拨和培养工作，把教学秘书队伍建设纳入到学校师资培养计划中，改变主管教学领导和教师对教学秘书工作的认识，充分肯定教学秘书的工作地位，正确评价他们的业绩。学校应制定切实可行的岗位奖励机制和合理公平的考核制度，树立公平竞争的工作理念，并营造尊重协作的氛围和精神，探索科学管理的途径与渠道。这样的环境能降低因角色冲突带来的不良情绪，调动教学秘书的工作积极性，提高教学管理队伍的水平。

（二）强化教学秘书的业务水平和综合素质，健全教学秘书岗位培训制度。大多数情况下，担任教学秘书岗位的人员与现实工作需要的专业不完全对口，岗位意识模糊。他们对教学秘书工作的定位、工作职责、工作技能和对所属学院的专业的认识需要经过一系列系统专业的培训，其工作技能才得以提高。首先，建立岗前培训制度，让新进职员能够尽快进入角色，熟悉工作环境，领会工作要点，认同学校办学理念和学院发展目标，帮助教学秘书确定自己的职业发展方向；其次，定期开展技能培训，有利于教学秘书丰富教务管理知识，提升职业道德与文化素养；最后，不定期召开岗位心得交流会，教学秘书互相交流工作心得体会、分享工作经验、、借鉴工作方法、启发工作思维，开阔工作视野，不断提高教学管理的业务水平，探索适合于所属学院的教学管理模式。

（三）创造有利的科学研究环境，提升教学秘书职业进步空间。学校应鼓励教学秘书积极参与学校的各级教学改革和科研项目，建立起以改革促进管理良性循环的基层教学管理体制；学校应为教学秘书的后续学历教育提供更多的支持与帮助，选拨工作业绩突出且科研能力较强的教学秘书攻读研究生等高层次学历，或进修相关教学管理学位；学校应给予教学秘书外出进修的机会，通过观摩学习、研讨交流、出访考察等形式，更新教学管理知识与工作意识，让他们关注前沿的教育教学动态和学习其他院校先进的教学管理经验。

（四）建设完善而富有弹性的规章制度，尽快实现信息化系统管理。高校要积极探索建立二级教学管理体制模式，对原来高度集中的权利进行部分下移，明确定位学校教务处和二级学院的权责，适度的进行分级教学管理，建立严谨高效的教务管理制度，辅于教学管理监督评价机制，加强教务工作的制度化、规范化、流程化，形成以评促建，以评促改的管理模式。

作为数字化校园建设的一项重要工作，建立信息化、智能化的高校教务管理系统是高校发展的必然选择。现代化的教务管理系统利用先进的计算机技术，对教学活动中的各类环节和数据进行采集存储、分析处理、集中合成，从而实现教务数据资源共享。在日常工作中，要注意对教学管理人员进行教务系统相关的培训工作，将教务系统具体使用操作步骤进行教授与讲解，用信息化的方式反馈和处理工作中的各类问题，使教务工作逐步走向无纸化办公，同时，教务信息管理的对象是广大师生，因此，要对教师和学生进行主动地引导和宣传，从而使他们能够积极主动地支持和配合教务管理信息系统的使用和推行，进而确保信息系统高效、正常地进行运转。

结语：随着高等院校的扩招与发展，教学秘书工作量不断增大的同时，要充分认识其地位的重要性，结合“以人为本”原则，尊重教学秘书的人格，重视教学秘书的工作，提高教学秘书的地位，改善教学秘书的待遇，建立一支高素质的教学管理队伍，才能稳定和提高教学秘书队伍的整体水平。

参考文献：

[1] 张海燕，刘丽华.高校教学秘书工作中存在的问题与对策[J].河北软件职业技术学报.第10卷第2期.

[2] 郑 婕.论高等学校系级教学秘书的工作特点与素质[J].湖北师范学院学报.第27卷第3期.