大数据下医院档案管理工作的创新与发展

2021-12-17李娟

兰台内外 2021年32期

李娟

摘要：随着医疗卫生事业的发展和医疗体制改革日益深化，医院档案的数量、载体形式和种类越来越多，在医院各项管理工作和医疗服务的开展中发挥着重要作用，做好档案管理工作对医院运营的重要意义不言而喻。在互联网大数据时代，医疗电子档案的使用范围不断扩大，在开展档案管理工作时，管理人员要树立新型管理理念，积极应用大数据技术，对现有管理模式进行创新，为促进医院现代化管理和发展打好基础。本文基于大数据特征和对医院档案管理工作的意义分析，结合医院档案管理工作的现状问题逐步探讨了如何应用大数据理念做好医院档案管理的措施，希望能为相关工作提供借鉴。

关键词：大数据背景;医院档案管理;工作创新

医院在历史发展过程中所产生的原始资料多需要归档保存，因此档案具有权威性，对医院的运营和发展有重要影响。传统档案管理工作在类目统计、归纳保存等方面付出了大量的精力和时间，但随着医疗体制的改革，需要归档的资料越来越多，容易出现资料分析不足、安全隐患等诸多问题，难以发挥档案的决策依据作用。大数据背景下医院档案管理工作需进一步提高信息技术的应用效果，促进管理工作朝规范化、有序化发展。以下将对大数据背景下医院档案管理工作的实际情况和问题进行分析，并提出相关的解决方法和创新理念。

一、大数据的“4V特征”和对医院档案管理工作的重要性

1.大数据“4V”特征

大数据（big data）是继物联网、云计算取得重大技术进展后一项新的颠覆性技术，属于一种需要新的处理模式才能赋予强大洞察力、流程优化能力和决策力的信息资产。大数据的四个典型特征包括：（1）体量（Volume）。大数据体量规模庞大，从TB级别可上升到EB级别，远远大于个人计算机硬盘的量级;（2）多样化（Variety）。从数据形式来看，文本形式属于结构化数据，而图片、视频、音频等非结构化数据所涉及的范围更广，对医院数据处理方法提出了更高要求;（3）高价值（Value）。利用强大的机器算法迅速发挥海量数据的实用性，以低成本创造高价值是目前大数据时代需要解决的问题;（4）高速度（Velocity）。与传统数据相比，大数据获得速度更快，在一秒钟的时间内即可产生海量数据，对数据的处理速度和效率成为影响各行业生存的关键能力。

2.大数据对医院档案管理工作的重要性

档案管理工作属于对档案进行收集整理、分类保存、统计检索、汇编加工、创新利用等一系列流程的聚合，随着大数据的广泛应用，其“4V”特征能平衡档案管理中“个体与整体”“局部和全部”“开放与安全”之间的关系，让各项管理流程得到整合优化，缩短收集到开发再利用档案资源的空间和时间，从而提高管理效率和使用满意度。合理利用大数据技术对提高医院档案管理水平有重要意义，一是结合信息技术对档案数据进行处理可减轻工作人员压力，提高档案质量;二是能促进医院档案的管理和利用，加快管理模式的改革创新，推动医院信息化发展;三是借助大数据优势可逐步完成互聯网信息化建设，在日常运营中患者能通过移动终端迅速查询自身的医院档案，有利于患者精准求医，医生精准诊疗。

二、医院档案管理工作现状和问题

1.档案数字化建设滞后

从档案类型来看，以手术记录、医嘱、病程记录、会诊记录、病例报告、检查报告、影像学资料、图文音像资料、护理文书、财务报表为主，以往档案管理工作准则要求病例报告保存30年，门诊病历则保存15年。随着时间推移，档案储存数量越来越多，但医院对档案的数字化和信息化建设资金投入力度不足，导致很多医院并不具备完善的档案信息采集和处理分析自动化系统，对档案管理效率造成严重影响。

2.数据收集存储存在难度

数据信息的收集和录入工作需要人力和资金支持，在统计识别多样性海量数据时还需提高准确性。在档案管理工作中应用大数据技术时需采取多样性统计和处理方式，从而获得更多的有价值信息，但海量信息存储和解析会占用服务器大量的数据管理空间，增加服务器负担和管理难度。

3.档案管理的安全隐患

随着信息技术的发展，医院对传统医疗体系的人事档案、科研档案、业务档案进行了电子化处理，提高了档案管理质量，但大部分医院并未制定完善的电子档案安全管理措施，缺乏必要的防护手段，容易出现电子档案泄密、丢失和恶意篡改问题。档案为医院日常运营和管理工作的开展提供了权威依据，具有保密性，一旦档案泄露将会给患者和医院带来严重损失。

4.重视管理，忽视开发利用

大部分档案管理者在采集、归类、保存档案信息后往往将其搁置一边，普遍存在重视管理忽视开发利用的问题，导致很多实用性高的优质资源长期被人为忽视，无法发挥信息的价值性作用。医院档案是医院运营管理的重要信息资产，对医疗、科研、管理制度和培训教育等工作均有重要影响，若档案管理人员缺乏主动服务意识容易导致档案管理工作趋于表面形式，失去了档案资源的重要价值和作用。

三、大数据背景对医院档案管理的要求和面临的挑战

首先，大数据对档案分类的科学性提出了更为细致的要求。随着档案体量的扩张，粗放式分类方法已经不适应目前的发展形势，要提高档案管理的实效性，需科学应用数据多样化思维对分类管理进行指导，从不同档案资料的侧重点入手对其类别进行明确和细化;其次，大数据对档案管理的全面性有更高要求。医院档案包含医疗业务领域和管理服务领域，信息量大，面对庞大的档案数据，需借鉴大数据整体思维模式对档案的“局部”与“全局”关系进行处理，并重视收集整理到开发利用全过程中各环节的相关性，提高档案管理的整体效能;最后，大数据对档案管理的针对性有明确要求。不同类型的档案均具备不同特点，如医技档案对安全性和保密性有更高的要求。此外，医院涉及的特殊岗位较多，职称评定、人力资源、职位设定等档案管理与一般企事业单位有较大的差异性，大数据思维中“个体”与“整体”的管理模式要求医院档案管理需根据不同内容采取不同管理措施，既要提高档案管理的整体效果，又要兼顾到档案涉及主体的个性化需求。

大数据属于信息时代发展的必然趋势，既属于一种技术又属于一类理念，对医院档案管理提出新的挑战。一是对档案管理重视程度的挑战。各大医院在管理工作中对医院业务的发展和新技术的应用越来越重视，但对档案信息资源的开发管理和灵活运用缺乏充分重视，导致档案资源难以发挥信息价值。对档案科学管理的重要性缺乏认识，导致档案信息难以为其他科室的工作开展提供必要支持，降低其社会效益，要提高档案管理质量，转变传统管理理念是首先要解决的问题;二是对信息资源收集的挑战。新时期的医院档案信息资源多源于人事档案和医疗业务档案两方面，人事档案又可分为在职人员档案、退休人员档案和离职人员但未提取的档案等。医疗业务档案则分为技术、设备、医疗档案三类。综合性医院专业和科室较多，且有些重点科室还处于不断发展和建设过程中，增加了档案管理人员的工作难度和工作量。在大数据背景下需逐步落实数字化管理，充分利用云平台存储信息数据，利用信息化管理程序进行计算、分析、管理，能提高档案管理的规律化和程序化;三是对管理制度和管理思维的挑战。档案管理部门通常属于院办，但医院各业务科室中的档案大部分为科室自行管理，这就导致档案管理工作存在分散性，影响到各种档案的综合分析结果。医院档案管理需遵循“统一领导、分级管理”的原则，大数据背景下进行集中管理能充分利用大数据优势实现资源效能的叠加效应，但管理制度不规范会制约这种效应的实现。此外，医院长期以来的管理思维为“供给导向”，即档案管理部门提供档案服务时往往只从自身业务角度考虑，而档案利用者则会出现“提供的档案服务不需要，而需要的服务不提供”等问题。随着大数据在医疗领域的应用范围不断扩大，科室医务人员、社会公众对档案信息的需求呈现出多元化、个性化特征，档案管理部门需从“供给导向”转变为“需求导向”思维，充分挖掘并利用有价值的信息资源满足档案管理工作的实际所需。

四、大数据背景下医院档案管理的创新途径

1.落实信息化平台建设

（1）医院档案管理人员需对已建立的资源库进行实时更新，注重档案平台的监督和排查，及时更正错误，定期清理资源库的冗余数据，开发更多的高效管理模式;（2）技术人员需重视档案管理系统操作性能的智能化，提高档案平台应用的便捷性，将传统的人力劳动模式转变为以信息基础为支撑的智能化模式，通过大数据检索、分类等技术提高调取档案资料的效率，并通过信息平台促进资源共享，为患者、医护人员的档案转入迁出提供便利服务。

2.健全规章制度，转变管理思维

（1）在原有档案管理制度的基础上结合信息化、大数据具体要求健全各项管理規章，提高针对性、科学性和可行性，让实际管理工作“有规可守、有章可循、有法可依”，如在《档案借阅管理规定》中除了明确借阅的权限和具体流程外，还可增加线上借阅的审批事宜，在档案被借阅、归还时对网络平台上的借阅状态标识进行及时更新。同时明确管理人员职责，建立监督考核制度，重视电子设备的更新与定期维护，加强内部和外部监督力度，提高档案管理信息化工作的运转效率;（2）在管理思维方面，需领会“需求导向”的管理内涵，利用OA平台综合管理系统、云计算等技术对繁杂的档案数据进行科学梳理，通过智能分析和筛选功能对档案进行立卷分类，做好每份档案类别和目录信息的标识，以便于数据库准确识别，避免查询资料时出现重复，提高档案利用效率;（3）落实精细化管理措施，多维度、多层次分析和挖掘数据资源，提高档案信息收集和归档工作深度，开发网络平台档案信息研发、监管和互联网终端构建技术，对档案数据进行内容挖掘和二次利用，实现数据资源的整合。管理人员需定期深入一线科室开展调研，了解档案利用者的业务范围和真实需求，最大限度发挥档案资源的决策和参考作用。

3.加强档案安全管理

在现有档案管理安全制度基础上引进网络信息技术强化数据安全管理，制定数字化档案安全规章制度，档案管理部门需做好物防建设，保证档案室物理防护安全。此外，积极应用用户权限控制、锁定控制、在线监测、登录访问控制、信息加密、网络节点和端口安全控制技术，保证数据信息的网络防护安全。

4.引入大数据管理思维对档案进行编研

在医院内部建立大数据综合档案室，将不同载体、不同类型的档案均纳入管理范围当中，对大数据综合档案管理进行整合。（1）对归档工作进行完善，医院日常运营中产生的电子文件和数据需统一归档并成为档案数据中的重要构成，用于档案信息化资源建设;（2）改进信息收集系统，大数据背景下档案信息的多元化、智能化、高效化尤为重要，档案管理人员需深入一线，明确医疗流程中各关键工作环节的连接和逻辑关系，在收集时加入有价值的信息，把握档案信息的核心数据点和流向;（3）对关键工作节点进行监测控制，以便于全方面收集筛选有效信息，可积极利用医院网页和电子邮件，重视与社会大众的互动和沟通，收集真实信息数据，将其作为具备凭证价值和研究参考价值的有效信息数据纳入档案当中;（4）拓展档案编研成果形式。在传统纸质载体的基础上重视移动端、PC端的编研开发，发掘数字期刊、电子图书、手机出版物中有价值的信息资料;（5）科学应用数据发掘技术。利用云计算对医院内部数据信息需求进行分析和有效预测，有针对性地采集、存储、分析用户需求，通过应用预测、聚类分析、关联规则分析等方法明确档案和用户之间的关系，了解档案用户的偏好和满意度，并根据医院档案用户历史行为特征构建实用性高、用户感兴趣的档案类型，提供一站式、一体化、个性化的档案服务。

5.明确医院档案管理的发展方向

（1）数字化发展。档案管理人员需积极应用数字化技术充实档案内容，如使用数字微技术将纸质文件中的有效信息转变为电子文档，或使用AI识别技术对文件信息进行高清化处理，将其转变成PDF电子文件，并对其相关信息进行提取和存储，满足后续查阅需求;（2）虚拟化发展。今后档案管理人员需从传统纸质档案管理模式发展为线上虚拟化办公模式，在减少存储压力的同时节约资源;（3）智能化发展。信息技术的发展促进了档案存储形式的变化，在应用大数据技术进行档案管理时需借助云服务器、云盘、硬盘等载体进行信息管理，或以视频、音频对信息进行备份存储，在创新管理方法的同时提高档案数量，丰富档案类型。

五、结束语

大数据背景下医院档案管理工作需从信息数据的收集、存储、挖掘、开发利用等技术入手，提高有效信息收集和应用服务的意识，重视信息化平台建设和安全管理，在突出大数据优势的同时对档案管理方法进行创新，使其能满足档案用户的个性化、多样化要求，从而发挥档案资源的巨大价值，提高医院管理和医疗服务质量。

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