发挥职能作用 提升工作质效

刘慧　邓伟红　邱晓

摘要：二级学院办公室作为学校、教师、学生联系枢纽，应适高校综合治理和治理体系现代化发展需求，找准职能定位，理清职责，明确分工，加强队伍人才建设，提升工作效能，激发管理活力。

关键词：高校综合治理能力;二级学院办公室;职能定位

高校综合治理能力和治理体系现代化是我国高等教育管理能力、管理水平和体制机制的发展历程，体现我国高等教育不断与时俱进、持续发展走向成熟，有利于激发高校教师科研创新、传道授业、育人育德的积极性和主动性，培养真材实料、能干事的新时代创新型人才。以赣南医学院为例，该校探索校院二级管理体系，建立完善相关管理制度、人才培养机制，在此背景下，二级学院办公室如何找准定位，主动发挥职能，为改革目标的实现做好服务工作，值得探究。

一、学院办公室工作职能定位

（一）学院办公室内涵和情况

高校二级学院办公室是指在当前高校校院二级管理体制下，各学院设立的处理教务教学管理、党务、行政管理等有关事项的综合机构。以赣南医学院为例，该校共有二级教学学院11个，每个教学学院办公室（含组织员、教学科研办公室）编制平均3个，大部分二级学院办公室采取分条块负责制，分别对接学校相关机关职能部门所辖事务。

（二）职能定位

1.上传下达职能。二级学院办公室作为上接学校办公室、下联学院领导、老师、学生的枢纽，承担着校级各部门和本学院各项工作任务，具体包括党支部、行政事务等有关会议的组织、数据材料的上报、专题文章撰写汇报、教师招聘、学院经费管理、考核评估、招生就业工作等;教育教学方面的质量评估、教师队伍管理、教务任务安排、学生学习生活管理等教务工作。

2.内外沟通职能。学院办公室在执行上传下达各项任务时，应与学校各部门、本院领导、教师以及广大学生之各方协调沟通，以达到解决实际问题的目的。因此，内外协调沟通是办公室工作人员必备工作能力。而在具体的工作过程中，因各方主体立场和角度不同，决定了各方诉求也不太可能一致，学院办公室在协调沟通过程中，应学会从全局高度，权衡利弊，处理各方关系，促进学校、学院、教师、学生之间关系和谐，为学院及学校的发展、教学教研质量提升、学生能力培养服务。

3.参谋服务职能。为教师、学生服务，是学院办公室职能的应有之义。学院办公室应发挥参谋助手作用，上情下达、下情上报，为学院及学校领导决策提供依据，为教师教学工作提供方便，为学生学习生活提供指导。坚持从学校全局的高度，将学校、学院各项目标任务落到实处，充分发挥服务功能，为促进学校发展，维护教师职工利益，方便大学生日常学习生活尽心尽力。

二、学院办公室工作存在的问题

校院二级改革背景下，学院办公室在学校组织架构中“承上启下”，其工作具有综合性、服务性、时效性的特点，其对学校、学院的各项工作多方沟通协调，是维系学校各项工作任务执行完成的纽带。但由于学院办公室工作繁琐冗杂、点多面广、时效性强等使得办公室工作存在以下问题：

（一）制度章程欠缺。在高校的校级层面，已出台了相关校院二级改革的相关文件，将权责下“放”二级学院，但在学院层级，因业务多而繁杂，点多面广，人员配备问题，尚未形成一套完整可行的办事规章制度。由于事务的多面性、时效性，对接学校行政部门多，而又缺乏相应的办事章程，学院办公室工作运行存在不够规范的情况，也容易造成工作的杂乱和无序，影响工作质效。

（二）工作点多面广。随着高校教学研等各项事业各项事业发展，同时，为适应应用型医学人才培养拓展的对外合作等新兴业务的需要，学院办公室承接面的工作越来越广，机关部门“下放”职能越来越多。虽然办公室实行了条块化分工管理，但“二级校院管理模式”下学院办公室的工作任务更加繁杂，点多面广，办公室人员配备严重不足，而很多工作是突发临时的，难免导致学院办公室多方兼顾、疲于应付。

（三）职能发挥不够。从高校现有运行状况看，从事办公行政事务的多数人员是从学校干部、教师、辅导员、本校毕业学生中选拔出来的，现大多要求硕士研究生以上学历，文化水平较高，但对专业性要求不限，由于水平和专业参差不齐，经验不足，又没有系统的训练，对于学院办公室各项事务凭经验办理。实际工作中，高校对办公室人员重视不够，疏于业务工作能力的培养，学院办公室侧重于琐碎的事务性工作，未能充分发挥办公室作为综合办事机构的参谋协调作用。

三、充分发挥学院办公室职能作用

针对以上存在的问题，学院办公室在当前形势下要如何与时俱进，改进管理方式，提升工作水平和质效，充分发挥参谋助手，服务学校、教师、学生的作用，经过调研建议可以从以下几方面努力：

（一）完善二级学院管理机制。一是加强制度建设，完善学院办公室规章制度，严格学院办公室工作的规范和程序。从公文处理、公章管理、会议安排等方面的规章制度建设，做到有条不紊、安然有序;二是提高学院办公室工作的信息化，进一步OA无纸化办公程度，用信息化带动规范化，实现质效双提升。三是根据新形势工作要求，二级学院应结合自身实际，积极创新，探索制度完善，服务学校全局发展。

（二）加强人员配备。在完善制度的基础上，针对学院办公室工作点多面广的特点，一是应加强人员配备，重视人才培养，针对办公诉求，采取有針对的学习培训，切实提升工作水平和能力。二是提升职工整体的行政素养、执行能力，尤其是青年教师的素质提升，探索新进职工到行政科室轮岗了解工作职责，提升行政素养的途径。三是学校层面注重提升学院办公室工作人员的职业荣誉感，采取有效的激励机制，拓宽其职业发展路径，建立真抓实干、作风过硬的办公人才队伍。

（三）充分发挥职能。二级学院办公室是学校、学院、教师、学生的枢纽，有着独特的功能和作用，其工作性质决定了它是一个执行、参谋、服务的部门。为满足新形势下教育要求，学校应更加注重发挥学院办公室的作用，学院办公室不应疲于应对事务性工作，而应转变工作理念。进一步倾听学院办公人员心声，理清学校与二级学院各自的职责，应充分发挥学院办公室参谋辅助功能，使其在激发学院创新创造力和提升管理质效等事务中展现办公室职能，体现中枢地位。

本文为赣州市社会科学研究课题《院校二级管理下二级学院办公效能现状研究——以赣南医学院为例》（2021-023-0014）的成果。