提高技工院校学籍管理现代化水平的几点思考

蒋丽艳

摘要：技工院校学籍档案主要内容是学生不同时间段经历的教育事项，是对学生个人信息和真实情况的反映。在信息技术高速发展的背景下，将信息数字化管理模式融入技工院校学籍档案管理工作中，既可以方便管理人员高效管理档案，也可以使档案管理更显规范化和智能化。如何更好地使学籍档案管理呈现信息数字化趋势，是技工院校教学管理的重点问题。

关键词：技工院校;学籍档案;现代化管理

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言：在技工院校的各项管理工作中，学籍档案管理工作是非常重要的一环。技工院校学籍档案管理工作记录着学生个人在教育阶段的学习经历、学业水平以及所获学历，体现出学校的教学水准和档案管理能力。在信息技术高速发展的今天，学籍档案管理工作不仅为学生本人提供服务，也为企事业单位选人、用人提供有效的原始依据。因此，针对学籍档案的管理模式和手段进行改革和创新，进一步提升学籍管理工作的效率和质量是十分必要的。

一、加强学籍档案管理的意义

学籍主要包括每个学生的个人基本信息以及在校的各类表现、党团关系、学科水平等数据，是一个记录学生。学籍档案将成为人才选聘过程中学生在校期间表现得最直观依据，具有重要参考价值。因此，学籍档案管理水平不论是对企事业单位还是对学生个人都是非常重要的。

二、技工院校学籍管理存在的问题

技工院校学籍档案工作虽然受到高度重视，但仍未能满足信息化的要求。技工院校学籍档案管理更是由于其学生类型、教育教学特点、在技工院校中所处分量等状况，学校给予的重视程度远远不够。技工院校学籍档案管理缺少专业人员，一般由其他工作人员兼职管理，而且时常出现资料的缺失和不完整的现象。由于技工院校学生群体不同于全日制高等院校学生，他们主要的关注点在于掌握基础技能技术知识，最终获得技能证书;及个别学生关注点在提升自己的学历，最终获得学历证书，对学籍档案的重要性的认识不到位。对档案内容填写不认真、敷衍了事，甚至因未能完善个人档案填写、未妥善保管个人档案，出现档案资料填写不完整等的问题，直到全日制高等院校或工作单位强制要求学籍档案归档时，才发现档案填写不完整等问题，才返到学校查找补办。

三、技工院校提高学籍管理现代化水平的有效途径

（一）强化档案管理意识，建立健全管理制度

学籍档案是学籍管理的一项重要依据，是学生在校期间德、智、体等多方面客观、具体的真实记录，具有原始性和凭证性。因此，加强档案知识的宣传，让档案意识深入人心，不仅会提高学籍档案管理人员的档案意识，而且还会让学生从思想上认识到技工院校学籍档案的重要性。首先，应明确学生在报到入学时要主动提交完备的档案信息，并进行数字化信息采集，配合学校做好档案材料的收集、立卷等基础性工作。其次，学校要做好学生电子档案的保存工作，避免出现档案无法查询现象。最后，学校保证毕业时档案同毕业证书一起发放到学生本人或学生工作单位，确保档案发放准确性、及时性。从各技工院校的技工院校学籍档案管理现状来看，档案管理的制度不健全、机制不完善仍是比较突出的问题，以至于无法充分适应互联网时代档案管理的新发展，达到数字化档案管理的新要求。因此，学校应从自身实际出发，充分地分析研判，借鉴其他先进的档案管理模式，健全完善本校的学籍档案管理制度，进一步明确相应的工作流程、工作细则，做到實际工作中有章可循、有据可依，科学严谨地把学籍档案管理工作做到实处。除此之外，还应在制度中明确网络化、数字化在档案管理中的有效应用，为其提供制度保障。

（二）提高档案管理人员的素质

学籍档案管理工作的开展除了必要的管理系统与完备的制度保障，管理人员的技能素质更是不可或缺的，它是所有工作得以顺利开展的基础。技工院校学籍档案管理工作情况复杂，而且时间延续性很强，是一项繁琐、细致的工作。学籍档案管理人员多为兼职，不具备专业的职业技能，为此开展有效的在职培训，提高管理人员的业务技能，增强其工作能力及工作效率变得尤为重要。为达到信息化时代学籍档案管理工作的新要求，需要优化档案管理人员具备的知识结构和层次，加强计算机等信息化技能的培训，不断更新知识储备。

（三）利用信息技术，加强学籍档案现代化建设

互联网、云计算和大数据技术的迅速发展和广泛应用，为学籍档案管理工作的信息化提供了有效手段和技术支持。充分运用先进的信息技术手段，确保档案管理质量和管理效率得到根本提升，是十分必要的。可以将学生的电子档案在网络平台上实现资源共享，打破时间和空间的限制，即使学生毕业离校后仍可查阅与自身相关的资料信息，用人单位也可提出申请调阅相关学生的学籍档案数据，直接客观地掌握相关学生的真实情况，为人才引进和任用提供必要的数据支持和参考。最后，通过信息化技术的应用，还能大大缓解学校管理员对毕业生档案查询的压力，使档案的查询更加及时有效。根据技工院校学籍管理的特点，可以建立包含学生信息管理、成绩管理、毕业信息管理等多种功能模块，充分利用计算机查询和统计功能，提高技工院校学籍管理的服务水平与质量。

（四）采取信息科技监管档案

信息科技监管档案的首要步骤是档案管理相关软硬件设施的完善，技工院校需要重视新技术的开发与应用，结合社会信息技术和智能化手段的发展，不断更新技工院校档案管理的相关设施。并且定期对相关软件和硬件进行维护和检查，避免软硬件设施损坏带来的不良后果。档案信息化的过程中，技工院校需要根据互联网和信息化手段的发展，及时更新档案管理软件，配置与之相适应的硬件。技工院校还可以配置相适应的扫描仪和打印机，让学校师生在检索和运用信息档案的过程中可以随时打印所需资料。技工院校要积极鼓励管理人员根据自己的管理经验研究现有信息科技的不足，不断创新软件的开发与利用。

结束语

综上所述，技工院校在具体的学籍管理工作中，仍存在归档滞后、档案陈旧等不规范问题。为此，切实落实解决对策，实现学籍档案管理工作高质量发展势在必行。通过强化管理者的意识、健全管理机制，有效提升档案监管的秩序和效率，让信息数字化发挥最大化优势，为技工院校管理及学生提供最优质的服务。

参考文献

[1]陈忠信.高校学籍档案管理现代化的反思及改进[J].城建档案，2019（08）：78-80.

[2]熊燕.提高高校学籍管理现代化水平的几点思考[J].丽水师范专科学校学报，2002（06）：99-100+119.