论国有企业办公室工作人员职业素养提升

文/惠州蓄能发电有限公司 廖书长

职业素养，顾名思义，即职业素质和修养，是指在职业过程中表现出来的行为。广义的职业素养包括良好的职业道德、敬业精神、公务礼仪及工作习惯和有效解决问题的能力、积极的职业心态等。本文结合国有企业办公室工作人员的基本素质要求，侧重从职业品质、职业心态及能力素养等方面进行论述。

一、办公室人员职业素养的基本内涵

习近平总书记在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》中指出：“办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。……办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。”办公室是一个单位或系统运转的中枢，发挥着承上启下和领导参谋助手的作用。办公室人员工作水平不仅代表一个单位或系统的形象，也直接关乎部门工作的效能。因而，养成良好的职业素养，是做好办公室工作的前提和基本要求。就工作职能而言，办公室有别于一般业务或职能管理部门，担负着“决策参谋、综合协调、督促检查、服务保障”等重要职能，其工作性质具有全局性、综合性、复杂性，对人员素养具有较高的要求。国有企业由于同时具有政治和经济双重属性，要求办公室工作人员不仅要具有良好的政治素质、道德品质、职业心态和奉献精神，还应具有较好的领悟能力、思辨能力、沟通能力、写作水平和综合协调能力。通俗地讲，可以概括为“三会”“三动”“三办”能力，即：会写、会说、会干；动手、动口、动脑；办会、办文、办事。作为基本素质要求，这些都是办公室人员职业素养的应有之义。

二、基于岗位胜任力模型的职业素养要求

基于前述国有企业办公室工作人员职业素养内涵，按照岗位胜任力模型构建方法，采用归纳的方法建立国有企业办公室工作人员职业素养模型 （见图1），主要包括知识、技能、社会角色、自我认知、特质、动机六个方面。结合国有企业办公室工作人员业务性质和工作要求，下面以办公室文秘和秘书岗位为例，识别出各胜任力主要内容如下：

图1 岗位胜任能力模型图

根据上述模型，我们可以建立办公室相关岗位工作人员职业素养内容和要求，并结合单位或部门具体实际进行细化，制定完善相关岗位职责标准和绩效考核评价标准等，为人员职业素养提升提供依据和 遵循。

三、办公室人员如何养成良好的职业素养

对办公室人员职业素养养成，目前尚无既定的标准，也无全面的论著及系统方法，在平时工作中，主要通过言传身教及自身学习领悟等方式进行锻炼提高。笔者认为，对一般办公室工作人员而言，归纳起来主要有以下方面：

一要善“听”。“听”既包括倾听、接收外界信息，也包含听从、接受他人观点、意见之义。办公室人员与领导和各部门或单位日常交流较多，经常能接触到各方面信息，要增强信息意识和敏感性，既要善于从中领会领导意图，也要敏锐捕捉工作动态和有用信息，做到“言者无心、听者有意”，对相关信息做好筛选吸收，并转化为认知积累。在平时工作中，还要注意解放思想，时常保持“空杯”心态，积极听取他人意见，吸收各方面有益意见建议，避免故步自封、闭门造车，同时正确对待他人的评价，摆正自身位置，始终保持良好的工作心态。

二要善“看”。“看”，是指日常工作中既要善于观察，时时处处留心，做个“有心人”，也要掌握辩证的思维方式，学会分析问题和情况，善于抓住问题的本质。办公室工作往往纷繁复杂，对于工作中出现的新情况，要勤于思考，学会细心观察、注意分析情况、善于发现问题，学会透过现象看本质，做到“见人、见事、见管理”。看人看事，要全面、客观、辩证地看，一分为二、不偏不倚，善于抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，多用历史的、发展的观点分析，避免“只见树木不见森林”。

三要善“思”。“思”，是指既要做好工作开展前的思考、谋划，也要思考解决工程过程中碰到的问题。所谓“预则立”“虑而后能得”，在日常工作中，要多注重分析思考，开展工作前先做好策划、计划，做到“谋定而后动”“三思而后行”，工作结束后及时进行总结，以便发扬经验、克服不足，避免陷入“只顾埋头拉车、不会抬头看路”的误区。另一方面，办公室工作头绪很多，有时碰到的问题比较棘手，工作中也时有各种不同的冲突或情况（如人员观念、时间安排、工作方式方法等），这些也需要加以思考、认真分析、沉着应变，努力争取工作主动，减少工作中的被动和盲从。

四要善“行”。“行”，就是执行、落实。习近平总书记强调，一分部署，九分落实。一切工作的关键在落实。落实的关键在抓住重点或中心工作，理清一二三，提前做好谋划、安排，再分清轻重缓急，兼顾各方面工作，做好综合平衡和统筹协调。在执行过程中，主要做好跟踪、检查、反馈，对上级交办的任务要及时反馈、汇报，对布置给下级的工作，要做好检查、督促、指导，确保按期完成，做到“事事有着落、件件有回音”。为应对日常繁杂的事务，列任务清单是个很好的方式，既可以明确某一阶段的重点任务，也能通过定期检查回顾，避免遗漏细小事项，做到“日事日清”。对文稿、会议、接待、报销等工作，要坚持高标准、严要求，凡事做到认真细致，通过检查、确认等避免差错，也是必须养成的习惯。

四、办公室人员职业素养“360字口诀”

笔者结合近十年的办公室工作经验教训，针对办公室工作人员职业素养，结合岗位胜任力内涵和 “听、看、思、行”等方面，从日常办公室言行举止、工作要领、习惯养成、为人处世等方面，整理成“360字口诀”，供同行参考，且当抛砖引玉：

言语要谨慎 言谈要自若 言论要精辟 行为要大方

形象要整齐 行动要迅速 反应要敏捷 头脑要灵活

思路要清晰 思想要解放 精神要饱满 状态要良好

工作要仔细 说话要三思 办事要稳妥 方法要讲究

沟通要充分 表达要准确 讲话要清楚 电话要听明

任务要记录 邮件要简洁 桌面要整齐 小节要注意

见面要微笑 见人要起立 接待要热情 会议要准时

发言要拟稿 准备要充分 记录要全面 文稿要检查

数据要核实 报送要审核 文件要规范 资料要整理

计划要执行 清单要列明 宣传要及时 总结要到位

亮点要突出 深度要挖掘 请示要适当 汇报要及时

问题要反映 交办要反馈 建议要成熟 大事要报告

大局要支持 安排要服从 合作要优先 原则要坚持

纪律要严守 规矩要牢记 误会要消除 矛盾要化解

纷争要避免 是非要远离 流言要明辨 意见要听取

功劳要谦让 表扬要谦虚 批评要接受 评价要正视

错误要改正 失误要承认 过失要反省 不足要反思

缺点要克服 毛病要改掉 学习要牢记 习惯要养成

“冰冻三尺非一日之寒”。良好的职业素养非一日之功，而在点滴养成，所谓习惯成自然。对办公室工作人员而言，只有勤于思考、认真领悟、不断总结，做到知行合一，才能养成良好的职业素养，在工作中得心应手、如鱼得水，不断取得更大进步。上述“听、看、思、行”四方面要点及“360字口诀”，算是对办公室人员工作标准的初步总结，可供新入职办公室人员参考。