浅谈不动产登记档案的特点

摘要：近年来，随着国家全面推行不动产统一登记制度，有关不动产登记档案资料的收集、分类、整理、信息整合、利用的理论探讨越来越多。本文对不动产登记档案与其他档案所具有的共同特点，以及自身独有的特点进行了分析探讨。

关键词：不动产登记;档案;特点

不动产登记档案指自然资源管理部门在依法从事土地、房屋、林地、草原、矿产、海域等定着物的登记工作中形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和不同载体的历史记录。其内容包括权属来源资料、登记申请材料、测绘资料、权籍调查材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料等。

一、不动产登记档案与其他档案所具有的共同的特点

1、社会性

档案是人们在各项社会实践活动中直接形成的、各种形式的具有保存价值的原始记录。档案的内容是对社会活动、过程以及结论的原始记录，并不是自然界的产物。自然界中也有着大量起着原始记录作用的东西，比如说恐龙化石、树的年轮等等，但这些都不是档案。因此，档案具有社会性。不动产登记档案是不动产登记机构在不动产登记业务申请、受理、审核、登簿、缮证、发证等一系列业务活动中形成的具有保存价值的历史记录，不动产登记工作是一项社会实践工作，因此不动产登记档案具有社会性。

2、原始纪录性

档案是在人们活动中，直接形成并积累起来的具有保存价值的原始记录，原始纪录性是档案最本质的属性。正因为档案具有原始纪录性，才可以再现历史真实面貌，也才具有凭证价值的重要属性。不动产登记档案真实记录和反应了不动产物权的自然状况以及权利归属，每一次登记都会产生一卷相对独立的原始登记资料，因此不动产登记档案具有原始记录性。

3、历史性

檔案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西，这种原始纪录可以把过去带到现在和未来，即“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，档案维系着人类社会的时空统一性和整体连续性。不动产物权存续时间较长，有的几年、几十年、甚至是永久，相对应的不动产登记档案的保存期限也是一致的。不管经过多少年，哪怕该不动产物权已经灭失，我们依然可以从不动产登记档案中清楚了解该不动产设立、转移、抵押、变更、注销等一系列过程及变化。

4、唯一性

不动产登记档案作为每一次登记工作形成的相对独立的原始登记资料，也是独一无二的一份。另外，不动产是指依自然性质或者法律规定不可以移动的财产，包括土地、房屋、草原、林地、海域、矿产等等。这些不动产，一旦改变了位置对它自身的价值就会产生很大的改变，因此具有唯一性。不动产登记档案是对不动产自然状况和权属状况的真实记录和反映，具有与不动产相对应的唯一性。

5、凭证性

档案记录了当时工作、活动的原始情况，是形成者的思想和行为的真实记录，不是事后随意编写和收集的材料，因此档案本身的形成规律及特点决定档案是历史的真凭实据。不动产登记档案不仅是登记工作的真实记录，也是业务办理的依据;不仅是物权公示的重要体现，还是权利人证明自身权益的法律凭证。因此，不管是对不动产权利人、利害关系人，还是不动产登记工作机构、国家安全机关、银行等机构来说，不动产登记档案具有重要的查考、凭证作用。

二、不动产登记档案自身独有的特点

1、法定性

2014年国务院颁布的《不动产登记暂行条例》第六、七条，明确了不动产登记机构的成立原则“各类不动产登记工作一般由县级以上行政主管部门统一负责指导、监督、管理;省、自治区、直辖市行政主管部门统一负责指导、监督、管理本行政区域不动产登记工作;国务院国土资源部主管部门负责指导、监督全国不动产登记工作”。由此可见，不动产登记机构的具体工作属于行政管理事项，其原始登记资料作为登记档案保存、登记结果记载于登记簿。因此，不动产登记档案是由国家授权的机构通过专门程序制作的关于不动产物权所属的档案，从它的形成主体和内容来看，具有法定属性。

2、动态性

不动产登记档案记录了不动产权利的设立、转移、变更、注销等全部登记过程，在不动产物权频繁流转的现代社会，绝大多数的不动产权属都会经历确权、转让、抵押、查封、赠与、继承、灭失等多种变化。每一次不动产交易行为的发生、权利人名称的变化、不动产的扩改建或注销都可能导致登记的发生，只要有新的登记发生就会产生一卷相对独立的登记资料，记录的信息不一样，保存的价值也随之变化。一旦此次登记业务完成，这卷登记档案变不可更改，权利或自然状况再发生变化，需要申请再次登记、形成新的登记档案。不动产登记档案形成后，权属变更依然不断发生、且还会相应产生新的登记档案，因此不动产登记档案具有极强的动态性。

3、规范性

不动产登记档案主要以簿册的形式进行不动产物权登记，同时要求记载内容齐全、准确，一旦有遗漏、错误，将会引起物权纠纷。因此，不动产登记档案从记载形式上来说格式非常严格统一，从记载内容要求来说也极尽准确、规范。因为，只有最大限度的保证不动产登记档案的规范性，才能维护不动产物权登记的公信力、为不动产物权提供法律保障，也才能更好地维护国家尊严以及法律的严肃性。因此，不动产登记档案具有极强的规范性。

4、关联性

不动产登记的电子档案与纸质档案是一一关联的，不管该不动产做了多少次转移、变更、抵押、查封，都是围绕该不动产权形成的登记行为、产生相应的纸质档案，在不动产登记系统中都是关联到该不动产名下的，不可能关联到其他不动产。哪怕是统一登记制度之前，各登记部门形成的不同档案之间，也是有关联性的。比如房、地登记档案，虽然分属于不同的部门管理、按各自规则分别收集、归档、整理、保存，但是每一套房屋与它所占用的土地，两者之间也是有一定关联性的。

5、相对的公开性和私密性

不动产登记档案作为不动产物权公示的重要体现、权利人证明自身权益的法律凭证，它既是登记的成果，也是权利人及厉害关系人、公检法机构查询利用的依据。为了维护不动产物权及善意第三人合法权利，保证交易安全，2016年国土资源部颁布的《不动产登记暂行条例实施细则》第九十七条规定，国家实行不动产登记档案资料依法查询制度。这体现了不动产登记档案的公开性。但是不动产登记过程中采集到的权利人个人信息和企业经营行为等隐私信息，形成的档案中包含的个人身份证明、婚姻情况、家庭情况、继承关系、诉讼、抵押借贷关系等证明文件，其记载内容并不完全属于政府可对外公开的信息。这说明不动产登记档案具有一定的私密性。针对不动产登记档案的这一特性，在档案查询利用时，应准确把握《不动产登记资料查询办法》，仔细甄别，分类、分层、有所限制，做到既充分发挥不动产登记档案的作用、也要维护权利人的合法权益。

三、结语

不动产登记档案作为一种种类多、数量大、跨度大、周期长的新型业务档案，是一种非常独立的档案门类。不仅是国家档案的重要组成部分，也是不动产权利设立、转移、抵押、变更、查封、注销等登记过程的权属来源和审核依据，在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用等方面均发挥着重要作用。加强不动产登记档案的管理工作，不仅可以丰富国家档案内容、改善档案馆藏结构，还可以扩大档案工作影响力、提高全社会档案意识，促进我国档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1]对完善不动产登记档案管理的几点思考[OL].房政在线，2017.4.

[2]不动产登记档案管理模式探析[OL].中国不动产，2017.7.

【作者简介】

莫新春（1985.11-），女，汉族，广西桂林市人，本科学历，广西壮族自治区桂林市不动产登记和房产交易中心 馆员，主要研究方向：不动产档案管理。