加强行政事业单位档案管理数字化工作的思考研究

杨再朝

摘要：随着现代化信息化的快速发展，数字化在各个领域应用的高效作用不断提升，而在行政事业单位档案管理数字化应用中，有效提升了工作效率。基于此，本文介绍了数字化档案管理的重要作用，并根据现阶段行政事业单位档案管理存在的不足，深入探讨加强数字化档案管理的具体措施，以此为相关部门提供一些参考，进而不断加强行政事业单位档案管理的工作效率。

关键词：行政单位;档案管理;数字化工作

引言：在行政事业单位中，大部分的档案信息具有十分重要的作用，做好档案管理是行政事业单位最重要的工作内容。因此，档案管理部门应重视档案管理的重要性，充分分析现阶段档案管理中存在的诸多不足，结合目前先进的信息化技术手段，不断提升档案管理的工作效率，使档案管理更加高效和规范。

1数字化档案管理对行政事业单位的作用探讨

随着科技的不断进步，信息技术飞速发展，不断应用在各个领域，并且在各个领域中发挥出十分显著而不可替代的作用。而行政事业单位在我国是较为特殊的部门，是促进国家可持续发展的重要基石。因此，在行政事业单位中，各个工作环节应与时俱进，不断融入先进的科学理念和方法。在档案管理中，结合信息技术不断更新发展，采用档案数字化进行管理，可以极大地提升档案数据信息的收集与管理工作，进而能够更好地服务于相关人员。其中数字化档案管理主要是借助计算机或网络平台，结合先进的软件和操作应用，转变传统的档案管理模式，采用数字化档案科学管理。在数字化管理过程中，需要使用先进的软件对档案信息的相关资料进行收集、整理、归纳、应用。此外，随着数字化档案信息的不断应用，行政事业单位中的档案管理也从纸笔办公转变为计算机办公模式。基于此，数字化的档案管理有着重要作用，可以促进行政单位向着信息化发展迈进，更好地提升信息化技术水平[1]。

2行政事业单位数字化档案管理改进措施

2.1引进现代化档案管理设备

行政事业单位在开展数字化档案管理过程中，不断引进先进的档案管理设备，在一定程度上，受到了广泛关注，并且受到社会各界的一致好评，其中主要原因是由于这些设备开展的数字化档案管理工作，为人们的日常生活提供了方便，不仅转变了传统的繁琐耗时的行政工作内容，还极大地降低了工作人员的工作量。并且为数字化档案管理的不断扩展应用提供了重要参考。行政事业单位中的档案管理与其他单位档案管理存在较大差异，在行政事业单位中档案管理是一项综合性较强的工作，在实际管理过程中，需要处理诸多不同种类且复杂的档案数据信息。因此，为了有效的解决这些十分庞大的信息内容问题，需要引进先进且高效的数字化管理设备，这是现阶段解决这类问题唯一有效方式，在数字化档案管理设备的帮助下，可以极大地提升人工方式的工作效率，并且有效地保证档案数据信息的安全，同时，行政单位根据具体工作情况，并结合自身具备的资源优势，构建一种符合实际工作情况的现代化数字档案管理系统，在此基础上，需要格外注重數字档案存储位置的安全可靠性。这种管理模式可以为数字化档案管理推广奠定良好的基础，还能够在其他单位开展数字化档案管理提供一定的经验，发挥出先驱性作用。正所谓“欲工善其事，必先利其器。”

2.2采用数字化档案管理模式

现阶段，在行政事业单位中，由于数字化档案管理处于刚开始发展阶段，其中仍存在一些问题，需要不断的进行改进与完善。基于此，为了可以更好地增强行政事业单位的档案管理工作效率，需要采用具有高效的数字化档案管理模式，解决行政单位工作效率低下的问题。其具体的应用方式主要分为以下三个步骤：一是提升传统的数字化档案管理存储系统整体性能，深入增强管理系统的存储空间，进而解决传统档案管理存储空间较小的问题。二是加强档案管理的安全可靠性，不断改进安全保护相关措施。三是采用软件与硬件相结合的方式，不断更新操作系统管理功能，以此为未来的数字化档案管理建立一定的技术基础。

2.3提升档案管理人员素质

行政事业单位的档案管理工作最直接的影响就是管理的工作人员的业务素质。因此，在档案管理工作中，提升相关人员的业务素质十分重要。现阶段，一些行政事业单位中的工作人员仍缺少相应的专业能力。为了有效提升工作人员的综合素质，具体的培养方式主要有以下几点：一是定期组织员工到设备先进的单位进行学习培训，在培训完成后，为了保证员工的学习效果，单位还需要定期开展相关的专业技能考核，以此推动员工更好的掌握相关的处理能力，逐渐学会现代化设备的管理模式。二是创建奖惩制度，不断推动员工学习与提升自身的专业能力，积极参与到各项工作的学习中，进而获得更好的能力提升，采用这种奖惩机制，能够有效地实现档案管理人员获取专项技能，而在考核期间遇到主观能动性较低的员工以及考核成绩达不到标准的员工，这时就需要运用惩罚的相关机制，对其作相应的处理。三是提高行政事业单位的入职门槛，不断提升进入行政事业单位从事档案工作的人员素质，确保初次入职的档案管理人员各项标准达到要求[2]。

2.4提升数字档案安全性

信息化技术的应用在数字化档案管理中在一定程度上极大地提升了工作效率，降低了档案管理的成本。与此同时，由于互联网的连通性，导致了行政事业单位的档案管理存在极大的安全风险，极易受到恶意的破坏。针对这一情况，行政事业单位在应用数字化档案管理时，需要加强信息化安全管理水平，创新出有效的病毒查杀手段。同时，为了避免系统出现故障问题，造成档案数据信息缺失，管理人员还要预先做好档案备份工作，最大限度控制网络问题造成的档案信息损失和遗漏。此外，还要创建信息安全小组，在档案管理部门开展网络防护工作，促使管理防护手段具有时效性与前瞻性，具备特殊情况下的应急处理能力。

结束语：综上所述，现阶段，数字化档案管理是行政事业单位档案管理未来发展的主要方向之一，这种档案管理方式对于行政事业单位十分方便，极大地提升档案管理的工作效率和安全性。因此，在行政单位中，应对这种数字化档案管理不断进行创新与完善，在完善过程中，不断增强档案的利用效率与安全保密性，进而促使档案信息能够更好的服务于个人、单位和社会发展。

参考文献：

[1]李卫华.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].行政事业资产与财务，2020（11）.

[2]刘念.事业单位档案数字化管理策略研究[J].办公室业务，2020，No.351（22）：183-184.