设错教学法在会计信息系统总账模块中的应用思路——基于用友ERP-u8v10.1软件

邓晓燕（武昌工学院会计学院）

■ 总账模块简介

总账系统是用友u8软件财务会计部分最核心的一个子系统，其基本功能是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成凭证审核和记账、对账、结账，输出各种账簿。

■ 设错教学法在总账模块应用的原理

总账模块正常运行，其前提是系统初始化中的选项设置、基础设置、期初数据和日常业务中代表各项经济业务的业务数据四项资料彼此之间的高度统一。即使任何两项资料之间出现不一致性，均会导致账务处理无法继续进行。设错教学法的应用原理即在于打破这种一致性，因为每一个“一致性”打破的背后均代表着一个设错点。

■ 应用举例

（一）基础设置——期初数据——业务资料

基础设置环节主要包括设置各模块公用的基本信息、基础档案以及单据等。在基本信息中可以修改企业建账过程中设定的会计期间、编码方案和数据精度；在基础档案中能够设置企业的部门、人员、客户、供应商、存货以及财务、收付结算等信息。

①基本信息中的编码方案是为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，编码规则设置的主要目的为规定各种编码的级次以及各级的长度，编码方案的有效设置将会影响基础档案的相关内容，进而影响期初数据的录入及后期账务处理。以会计科目编码方案为例，软件预置为1级，级长为4。此处需要根据公司实际情况进行修改，增加级数和级长，例如可以改为“4-2-2-2”模式，表示总共有4级，第一级的级长为4，2-4位的级长为2。如果此处不作修改，在会计科目界面无法增加明细科目，进而在期初数据中无法录入相关明细科目的期初余额，日常凭证处理时部分明细科目无法录入。

②部分基础档案设置的前提是先确定基础档案的分类编码方案，比如部门、人员、客户、供应商、存货等的设置。

③部分基础档案设置的前提取决于账套建立时录入的相关信息，比如客户、供应商和存货是否进行分类管理，是否进行外币核算等。例如，建账时系统提供是否进行外币核算的备选项，假定不做勾选，那么在基础档案中将不显示“外币设置”的录入界面；会计科目“银行存款”的外币核算则显示为灰白色，表示无法进行编辑，该科目不能进行外币设置，进而影响该外币账户期初余额的录入以及日常凭证处理部分的外币业务。

④部分基础档案之间存在相互勾稽关系，比如进行项目核算时，首先要对相关会计科目勾选“项目核算”的辅助核算，在此基础上才能进行项目目录的设置，而项目目录的设置又是后续期初余额录入界面相关科目辅助期初余额录入的基础。例如设置“产品”项目，那么首先需要将“库存商品”、“主营业务收入”和“主营业务成本”几个科目勾选项目核算，其次在项目目录中设置“产品”项目大类，选择上述科目，然后录入具体的产品类别，在产品类别的基础上录入产品的项目档案。项目目录设置完成之后，才能到“库存商品”科目的期初余额界面，录入各产品档案的具体期初数据。

⑤部分基础档案直接对业务资料的填制产生影响。例如，在会计科目的设置界面，我们需要指定库存现金和银行存款为出纳的专管科目，假设不进行指定，后续则无法进行出纳签字和现金日记账以及银行存款日记账的查询。另外，如果企业需要编制现金流量表，同样需要指定相应的现金流量科目，若不指定，后续凭证填制中无法进行相应科目的现金流量录入。

（二）期初数据——业务资料

期初数据对业务资料的影响主要体现在如下两个方面：

其一，部分会计科目本身应该有期初数而未在期初余额界面录入，或者是录入的期初余额小于相反方向实际发生的金额，那么凭证处理过程中这些科目将会出现金额赤字。例如，“库存现金”科目在凭证处理中进行贷记时，前提条件必须是期初数大于等于贷记数，如果期初数为零或者有余额但余额小于贷记数，那么“库存现金”科目会出现赤字，显然，这是违背会计核算基本原理的。常见的出现赤字的科目主要是资金类科目和往来类科目。

其二，期初余额录入之后需要试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以对业务资料进行凭证填制和审核，但是不允许记账。另外，期初余额在平衡的基础上，必须确保数据准确，因为一旦在业务处理环节进行完第一次记账，期初余额将变成“只读”状态，无法再进行修改。

（三）账套信息——业务资料

账套信息包含着企业的重要信息和会计政策，比如制单控制、凭证控制、权限控制等，账套信息的设置直接关系着日常业务的正常运行。

①制单控制中，可以设置是否进行序时控制，一旦勾选了序时控制，在对业务资料进行凭证填制时必须严格地按照时间先后顺序进行控制；赤字控制首先给出控制范围，用户可以选择对所有科目进行赤字控制，也可以仅控制资金及往来类科目，赤字控制的方法又分为“提示”或者“严格”。在“提示”的情况下，凭证出现赤字时，系统仅做出“出现赤字”的提示；在严格控制的情况下，凭证出现赤字是无法进行保存的，制单人必须首先更正错误或者更改赤字控制设置。另外，由于总账子系统和其他子系统还存在数据传递关系，总账子系统的部分会计科目在勾选相应辅助核算时，可能已经设置了受控系统，科目一旦设置了受控系统，科目本身在业务的凭证处理环节是不能自由使用，系统会提示“该科目已受控！”在此背景下，我们有两种渠道可以进行设置，其一是在会计科目界面将科目的受控系统调整为空白，取消受控；其二是会计科目界面不动，在总账模块修改制单控制，设置为可以使用应收受控科目、应付受控科目和存货受控科目。

②凭证控制中，如果设置了“现金流量科目必录现金流量项目”，假设之前已经指定了现金流量科目，那么在凭证填制环节一旦出现现金流量科目，则必须要录入相应的现金流量项目，否则凭证无法保存，如果没有设置“现金流量科目必录现金流量项目”，那么现金流量项目的录入则属于制单人的自由选择项；如果勾选了“同步删除业务系统凭证”，总账子系统在删除其他子系统传递过来的凭证时，相应子系统的凭证数据会同步删除，如果没有勾选，总账子系统删除时子系统则仅仅标记为“作废”。另外，是否进行凭证断号的填补，银行科目的结算方式以及往来科目的票据号是否必须录入，这些都会对后续业务资料的账务处理产生影响。

③权限设置中，系统可以对制单细节进行控制，可以设置制单权限是否控制到科目，由此限定每个制单人可以使用的会计科目；设置是否控制到凭证类别，限定每个制单人可以填制的凭证类别；设置操作员有什么样的金额权限，限定不同级别的制单人可以填制的金额；设置凭证是否必须经过出纳签字，凭证是否必须经过会计主管签字，能否查询、修改、作废他人填制的凭证等等。这些设置都会直接影响操作员对于业务资料账务处理的权限问题。

（四）业务资料——业务资料

业务资料之间的勾稽关系主要体现在以下四个方面：

其一，日常业务之间的数据传递关系。这种数据传递关系最为简单，仅仅要求会计人员对业务较为熟练即可，软件操作层面并没有太大的技术含量。

其二，其他子系统与总账子系统之间的数据传递。其他子系统在完成日常的业务处理后，会将自身业务数据转变为凭证传递给总账子系统，由总账子系统负责审核和记账。总账子系统在负责审核时，发现错误会将凭证打回，由原子系统修改业务资料之后重新提交传递直至凭证审核、记账、对账以及结账。结账时需注意，由于存在数据传递关系，必须确保在其他子系统结账完毕的情况下，最后进行总账子系统的结账。

其三，总账子系统日常业务与期末业务之间的数据传递。由于总账子系统的期末业务采用的是转账设置加生成模式，转账设置环节的易错点主要体现在自定义转账设置上借贷方的设置和各种期初、期末、发生函数的调用。在凭证的生成环节，必须要确保前期所有的凭证已经记账，因为期末凭证生成时是从会计账簿取数，如果没有记账，期末转账时会提示“余额为0”导致转账失败。

其四，总账子系统期末业务之间的数据传递。企业最常见的期末业务主要包括期间损益结转、采用自定义转账方式计算的应交企业所得税以及采用对应结转方式计算所得税费用转入本年利润之后的净利润。上述三项期末业务之间由于存在数据传递关系，而期末业务的凭证生成又是从会计账簿取数，所以必须是前一笔凭证审核记账之后才能进行下一笔，否则容易出现错误。