浅谈县级供电企业往来款项中一般总账的管理

陈萍

往来款项作为公司总资产的一个重要部分，直接影响到公司资金使用效率、财务状况结构、财务指标反映等诸多方面。近年来，随着公司财务管理信息化、集约化、精益化水平的不断提高，国资委对往来款项治理和压降目标提出了更高要求。而一般总账作为往来款项的重要内容，其业务信息管理的好坏将直接影响到财务数据质量和治理成效。一般总账是指：SAP上线时，按业务内容，区分款项性质，对缺乏三证信息的债权类、债务类单位或个人，分别将期初余额导入到“其他应收款”或“其他应付款”一般总账科目。

一、县级供电企业一般总账管理现状

（一）国资委对往来款项管理的要求

近年来，国资委频繁的下发文件要求国网公司开展两金占用专项清理工作，要求以2015年5月31目的两金余额为基础，在2年内实现15%-20%的压降目标，其中2015年实现压降10%。由此可见，国资委对往来款项治理和压降目标提出了更高要求，而一般总账作为往来款项的重要内容，其业务信息管理的好坏将直接影响到财务数据质量和治理成效。

（二）一般总账管理系统应用现状

在公司统一的会计科目体系中，由于SAP系统中“一般总账科目未设置成统驭科目，只能打捆核算，无法核算到具体对象。但是实际业务中“一般总账”业务是我们无法避免的，比如：工程项目其他费用的核算、检修运维中的零星费用、涉及非三证单位或个人业务时，由于在财务主数据管理平台是无法做客户或供应商管理的，只能通过“一般总账”核算。

（三）系统内单位对一般总账管理的普遍做法

一般总账业务日积月累，在源头上未得到有效控制，事中未及时跟踪，事后未及时清理。财务人员主要依赖手工登记备查簿，对“一般总账”科目通过SAP分配字段来区分，利用电子表格或者手工账簿来登记台帐。通过以往的实践，发现这样的做法存在较大弊端。

首先，SAP分配字段是可修改字段，缺乏固定性，容易导致分类名称参差不齐。其次，会计人员登帐不及时，就会造成会计信息更新不及时。最后，手工登记备查簿效率低下，无法实时汇总、无法及时、准确分析，追溯查账困难。

二、县级供电企业一般总账管理存在的问题

1.非三证单位或个人债权债务账账不符（SAP系统与手工台账不符）。部分往来单位在拆分、合并、更名时由于会计人员未及时更新衔接，另行新增往来单位，单位名称或业务摘要信息前后不一，形成多头挂账。挂账金额串项，金额混淆，挂账金额与往来单位或个人实际不符。

2.非三证单位或个人涉及的其他应付款，一般总账出现借方余额，存在较大的资金安全风险。从近年来各类检查、稽核、内控监督工作中不难发现“一般总账”打捆核算，科目总余额虽然正确，但是细分到具体对象时出现了借方余额，需要进行重分类。部分应收款项被隐藏于“其他应付款，一般总账”科目中，导致资产债务不实，极易产生资产流失风险。

3.会计人员每个人做账思路不同，挂账摘要就会不同；或者，挂账时间久了，会计人员自己都忘记了在一般总账挂过账。单纯的依赖财务人员手工登记备查簿查询一般总账，办理资金收付业务、往来款项分析、报表填列、年终决算、迎接审计等工作时，效率低下，手工统计容易出错。

4.若是会计人员不及时更新手工备查簿，不能及时与债权债务单位个人及时核对、清理、催收或偿付，容易形成错账、单边挂账、呆账坏账、为日后清理催收带来一定困难。会计人员轮岗时，一般总账管理工作更为被动。

三、一般总账管理主要做法探讨

公司高度重视，统筹安排，制定年度压降目标，开展专业指导，从严审批入账，注重过程控制，全面开展一般总账清查工作。采用SAP系统为主，远光财务系统为辅助核算的方式，把一般总账明细核算融入日常会计业务中，实现过程严控，定期清理，杜绝新增，避免跨年结算，实现了一般总账的精细化管理。

1.依法治企：严格执行财政部《关于建立健全企业应收款项管理制度的通知》、新修订的《国家电网公司关于往来款项管理办法》等文件规定，依法合规开展一般总账治理。

2.成立一般总账数据治理工作机构：建立循环管理机制。成立以公司总经理为组长；分管财务领导、财务总监为副组长；公司相关部门负责人及专责为成员的工作小组。加强组织领导，保障工作有序推动。

3.明确职责分工：公司总经理为一般总账治理的第一责任人。财务部门是一般总账往来款项的归口管理部门，制定一般总账管理流程，负责会计核算，并定期组织业务经办部门开展往来款项核对、清理工作。业务经办部门是一般总账管理的具体实施部门，按照“业务归口、谁发生、谁负责”的原则，对本部门经办业务涉及的一般总账进行管理。审计、监察部门负责对一般总账的管理进行监督、检杏.

4.一般总账管理的流程图

5.一般总账管理的系统支撑方式

（1）以SAP系统为主、远光财务系统为辅，在期初余额一致的前提下，凡是涉及“一般总账”科目核算的业务，每笔SAP一般总账新增或减少，都同步录入到远光财务系统具体专项对象中，按月核对期初余额、借方发生数、贷方发生数、期末余额，确保两套系统的实时无缝对接。

（2）建立台账信息：债务人名称、业务内容、发生时间、发生金额、是否逾期，逾期原因等。

（3）应用了远光财务系统的凭证记账、专项核算明细账、专项核算对象汇总表、总账、预警、账龄分析、报表等多项功能。参照财务管控年终决算报表模板，在远光报表系统中设置了“其他应收款，一般总账情况表”、“其他应付款，一般总账情况表这两张报表，实现了一般总账报表的自动化取数、自动划分账龄、超限额和超时间预警功能（特别是超过1年度的长期往来）。

6.重点开展一般总账清理工作实现财务与前端业务融合。逐笔详细分析与归纳，与经办业务部门共同研究解决方案。针对具体问题与经办业务部门进行讨论，制定有针对性的解决办法。

（1）按照清理工作与核对工作相结合的原则。是指在财务建立台账的同时应与对方单位账务信息核对一致。核对一致的一般总账，先进行催收或偿付。对清理难度较大的，按“先易后难”的方法进行推进式处理。

（2）按照清理工作对等性和重要性原则。将清理债权类、债务类一般总账放在对等的位置上，同时进行清理。其次在二者的清理中，将清理其它应收款，一般总账作为重中之重。

（3）逐步处理历史遗留问题，杜绝新增长期挂账。对符合坏账确认条件的长期一般总账，申请核销。每月将远光核算对象列出的明细清单，通过内网公告、会议通报、绩效考核等方式，及时督促业务经办部门进行清理。加强清理核对、催收或偿付力度，原则上挂账时间不超过三个月，避免跨年结算，确保一般总账余额逐年压降。

四、SAP为主、远光财务系统为辅，双轨并行方式核算一般总账的管理成效

1.实时查询每笔一般总账的台账信息。以远光财务系统为辅助，实时查询出每一笔一般总账的台账信息。包括：债务（权）人名称、业务内容、发生时间、发生金额等信息。

2.实现了一般总账业务的信息化管理。SAP为主、远光财务系统为辅，双轨并行的方式，解决手工登记备查簿的弊端，实时查询、实时汇总，提高工作效率。通过预警功能，及时提醒财务人员处理超限额、超时间的一般总账。通过远光一般总账报表功能，自动取数，自动划分账龄，准确做好资金收付、往来款项分析、报表填列、年终决算、迎接审计等各项工作。为以上各项工作，提供系统数据支撑，做到有据可查，有据可依。

3.规范一般总账会计账簿档案管理。账簿打印以SAP明细账为主，以远光财务系统专项核算对象帐页为辅，装订一般总账档案资料。人员岗位发生变动时，可以及时、完整的移交给接岗人员，持续、动态管理一般总账业务。

4.成功压降一般总账余额。公司重点对其他应收款，一般总账中原农电局划拨的股改往来款进行了清理核销。通过多方努力，到工商局取得破产证明、法院出具裁定书、法律事务中心出具法律意见书。找到了16笔，金额合计为79万元的坏账证据。将核销应收款项坏账行文至市公司，上報省公司审批并同意核销后，取得了中介机构资产损失核销鉴证报告。并获得了国税局企业资产损失所得税税前扣除批复，较好的解决了历史遗留问题。