用友ERP固定资产管理系统的业务操作研究

陈亚

◇中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）09-0128-02

摘要：固定资产管理系统是用友ERP管理软件中一个重要的子系统，固定资产业务操作的正确与否直接影响总账的正确性。本文研究了固定资产管理系统与总账管理系统的关系，对业务操作中初始设置、业务处理等需要注意的事项进行了整理分析，使得对固定资产管理系统的操作更加完整化、合理化。

关键词：固定资产管理系统 总账 业务操作

固定资产管理系统是用友ERP管理软件中一个重要的子系统，与总账管理系统有着密切的联系，其生成的凭证传到总账管理系统中，并且固定资产管理系统期初期末都要与总账管理系统进行对账，固定资产业务操作的正确与否直接影响到总账的正确性。本文研究了固定资产管理系统与总账管理系统的关系，对业务操作中初始设置、业务处理等需要注意的事项进行了整理分析，可对相关人员操作固定资产管理系统提供有益帮助。

一、固定资产管理系统与总账管理系统的关系

（一）固定资产管理与账务管理接口。固定资产系统与总账系统之间是子模块与总模块的关系，固定资产模块的业务要通过相应的渠道传至总账管理中，那么，他们之间的对接是通过固定资产-设置-选项-与账务系统接口页面中的固定资产、累计折旧、固定资产减值准备三个会计科目连接起来的。以此接口为出发点，固定资产与总账进行对账。

（二）固定资产管理与总账管理的对账。固定资产初始设置中如果取消了“在对账不平情况下允许固定资产系统结账”，固定资产就必须和总账进行对账平衡才可以进行结账。固定资产管理与总账管理要进行期初和期末两次对账，这两次对账的操作又有所不同。

1. 期初对账。固定资产原始卡片录完之后的数据作为固定资产的初始数据，与总账的期初余额进行对账，在原始卡片录入正确的情况下对账不平衡的原因很可能是因为总账中有固定资产的业务并且已经记账，那么就要取消总账的记账再进行对账，即，该对账要求总账未记账状态下进行。此处理只是保证了期初对账的平衡，到了期末仍然相差总账中固定资产该笔业务，原因是固定资产的凭证可以传到总账，而总账中的凭证传不到固定资产，最好的解决方法是固定资产业务不要出现在总账中，在固定资产模块完成。

2. 期末对账。固定资产系统本月发生业务生成的凭证传递到总账中，期末进行对账不平衡主要是总账未记账或者已减少资产折旧这两方面的原因造成的，已减少资产折旧这个问题在第二部分详细介绍，这里主要强调的是总账必须记账，所以期末对账要求总账已记账状态下进行。

二、固定资产管理系统业务操作

（一）初始设置。

1.对账。固定资产管理和总账管理需要通过固定资产和累计折旧两个科目进行对账，固定资产-处理中没有对账，原因是由于固定资产-设置-选项中“与账务系统进行对账”没有选中，选中即可进行对账。

2.默认入账科目。固定资产管理对业务中出现的固定资产、累计折旧、固定资产减值准备会自动带出，如果凭证中没有带出，在固定资产-设置-选项-与账务系统接口输入缺省入账科目：固定资产、累计折旧、固定资产减值准备即可。

3.固定资产卡片中的累计折旧。固定资产卡片中的累计折旧分为原始卡片累计折旧和计提折旧后的累计折旧。期初对账时发现固定资产账套累计折旧为0，原因是原始卡片中的累计折旧没有输入，本月计提折旧额系统自动给出，累计折旧需要手工输入，这样期初对账就平衡了；本月计提折旧后固定资产卡片中的累计折旧金额和折旧清单中的金额一致，系统自动给出，不需要手工输入，与总账再次进行对账，对账时折旧不平原因是用友本身的问题，解决方法在后续中的减少资产折旧部分详述。

（二）业务处理。

1.购进资产的进项税额。税法规定购买固定资产的进项税额可以抵扣，反映在会计分录中也就是借方应该有“应交税费——应交增值税（进项税额）”这一会计科目，而固定资产系统生成的凭证中借方没有该会计科目，这是由于用友ERP本身的问题，那么如何完整地反映购买固定资产业务呢？方法有两个：第一种方法：固定资产-设置-增减方式-增加方式-直接购入页面增设税金科目“应交税费——应交增值税（进项税额）”，这样生成的凭证就会自动带出进项税额；第二种方法：在生成的凭证中直接修改，生成凭证方式有业务发生直接制单和批量制单两种，业务发生直接制单生成的凭证当插入“应交税费——应交增值税（进项税额）”保存后提示“不能改变此凭证的合计金额”，原因是由于业务发生立即制单生成的凭证可以某个会计科目的金额，但不能进行总金额的修改，必须保证借方、贷方合计数不发生变化。那么想要增加进项税额只能通过批量制单形成凭证，然后对生成的凭证插分增加“应交税费——应交增值税（进项税额）”，这样处理之后就使得用友固定资产与税法保持一致。

2.在建工程转入固定资产的取数。在建工程业务的增加是在总账管理中生成的，在建工程转入固定资产的金额应该是一致的，由于总账管理的金额并没有传到固定资产，所以在固定资产管理中在建工程的金额需要手工录入，并且金额不等于总账中的在建工程金额也可以生成凭证，这与实际是不相符合的。解决方法有两个：第一种方法，在固定资产设置在建工程的取数函数，以总账业务中时间、金额为基础进行在建工程的取数，这样在固定资产生成的凭证就不需要手工输入金额并且金额一定是一致的；第二种方法，查询总账中对应时间的在建工程金额，在固定资产管理中手工输入生成凭证在建工程的金额，此时金额一定要输入正确，金额输入不正确系统不会给予提示，仍然可以保存继续操作。

3.减少资产的折旧。在固定资产管理中，当月减少的资产计提了当月的折旧，但是生成的凭证没有包含减少当月的折旧额，这张凭证是要传递到总账中的，必然导致总账系统比固定资产系统少一个月的折旧，势必导致总账与固定资产的对账不平。

例1：一台打印机原值为3 000元，净残值率为3%，使用年限5年，采用平均年限法计提折旧，开始使用日期为2014年11月8日，那么，可以计算出该打印机的月折旧额为48.5元。这台打印机于2015年1月31日报废，进行固定资产清理处置，到2015年1月31日，固定资产系统打印机计提了2个月的折旧额97元，而生成的凭证为：

借：累计折旧 48.50

固定资产清理 2 951.50

贷：固定资产 3 000.00

这张凭证传到总账中的累计折旧就为48.50元，与固定资产系统中的折旧97元相差一个月的折旧。这是由于用友U8.72院校版系统本身的问题，解决方法是：对生成的凭证手动增加一个月的折旧额，即把累计折旧的48.5元改为97元，分录为：

借：累计折旧 97

固定资产清理 2 903

贷：固定资产 3 000

这样就使得固定资产系统与总账系统的累计折旧金额保持一致。

4.销售资产的销项税额。固定资产增减方式中以出售方式进行减少时，对应入账科目为固定资产清理，沿用例1信息，将打印机报废改为出售，相应的折旧信息如例1所示。

借：累计折旧 97

固定资产清理 2 903

贷：固定资产 3 000

假如该打印机售价为4 000元，那么就需要记入“应交税费——应交增值税（销项税额）” 680元（4 000×17%），在固定资产模块中后续的销售业务没有进行体现。解决方法有两个：第一种方法，可以在固定资产出售的减少方式中设置借方的银行存款和贷方的固定资产清理以及“应交税费——应交增值税（销项税额）”，同时固定资产清理与市价的差额计入借方的营业外支出或者贷方的营业外收入，那么固定资产模块会自动生成销售凭证；第二种方法，直接在总账管理中生成销售的凭证：借记“银行存款”科目，贷记“固定资产清理”“应交税费——应交增值税（销项税额）”科目。固定资产清理与市价的差额，借记“营业外支出”或者贷记“营业外收入”科目，销售打印机的凭证如下：

借：银行存款 4 680

贷：固定资产清理 2 903

营业外收入 1 097

应交税费——应交增值税（销项税额） 680

5.减少资产凭证的重新生成。已作减少的固定资产业务生成凭证后如果发现业务出错，比如上述减少资产折旧如果没有手动增加一个月的折旧，就要通过处理——凭证查询来删除该凭证，查询凭证打开后如果删除是灰色的，说明登陆企业应用平台的日期有误，登陆企业应用平台的日期应该大于等于最后一笔业务的日期，并且该凭证作废后无法恢复，也就是该凭证必须重新生成，这时候打开批量制单可以再次生成，也可以打开卡片——卡片管理，选择“已减少资产”，选中该资产，点击任务栏中的凭证就可以实现该减少凭证的重新生成。如图1所示：（图略）

三、结语

固定资产管理系统承担着固定资产的增加、减少、变动以及折旧等业务处理，对用友ERP本身的问题以及操作中需要我们注意的事项进行分析整理，使得固定资产的操作更加完整化、合理化，达到固定资产与总账的完美结合，使得会计人员对用友的操作游刃有余。J