人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性探讨

2021-11-26任兆瑞

魅力中国 2021年17期

任兆瑞

（克州人力资源和社会保障局公共就业服务中心，新疆克州 845350）

人力资源和社会保障局（以下简称人社局）的人事档案管理工作是日常性工作，做好人事档案管理工作对于全社会的人力资源管理都有着巨大的价值意义，但目前人社局人事档案管理的有效性不强，还有短板问题需要解决，本文就此展开分析讨论。

一、人社局人事档案管理简述

人事档案管理是对人事档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用的活动，其在人事管理活动当中产生，记录个人的主要经历和德才表现。人事档案一般情况下产生于人事部门、组织机构、劳资部门等在培育、选拔和使用人员过程中，记录个人的学习经历、社会关系、工作经历等内容。由于个人经历会不同，人事档案也是在变化状态之下，需要不断对人事档案进行升级和更新。

二、人社局人事档案管理有效性分析

（一）人事档案管理基本工作内容

对于人社局来讲，人事档案管理是基础工作也是重点工作，但是新产生的档案必须及时归档，归档材料必须要满足相关标准要求，满足条件的档案材料应明确其属性、内容，进而确定归档位置。确定材料名称、编号等记入档案。日常管理中必须要对档案进行必要检查与核对，确保档案完整、安全。进一步来讲人事档案随人走，由于记入档案的人出现工作调动等情况时，需要将人事档案进行转移投递。

（二）人事档案管理存在的短板分析

人社局在人事档案管理方面进行了长期的实践，总结了很多的经验，但新时期有新问题和新挑战，一些短板问题依然存在，导致人事档案管理受到制约，无法发挥出档案应有价值。其短板主要表现为如下几个方面。

其一，人档分离，一直以来人档分离都是比较显著的问题。当前市场化改革持续深入，人才资源配置几乎完全市场化，对于民营企业而言，实际上并不会特别强调人事档案，一般都是入职时建立一个基本的记录材料，这属于新的档案材料。而在人社局，由于很多个人并不会专门到人社局调自己的档案，在换工作，或工作调动的情况下，人已经离开，但档案还在，也没有及时更新，导致人档分离，同时一些档案已经成为死档，但这些死档又不能不管，因此影响人事档案管理的效率。

其二，档案信息不完善，资料收集不齐全，归档材料一般要求履历材料、考核资料、学历资料、奖惩材料等等。但实际上很多材料都没有归档，包括人才类型、工作成就、技术专长等记录材料并没有归档，引起个人档案信息不健全。

其三，人事档案管理方式方法相对落后，与当前信息化建设背景不相符合。具体而言，纸质档案依然还是人事档案的主要载体，电子档案由于记录有个人的一些关键信息，一旦泄露将引起严重后果，所以纸质档案更受关注，但是由于纸质档案保存条件比较苛刻，且不利使用，导致人事档案查阅、调取、转移等的难度较高，影响管理效率。

其四，人才相对短缺，档案工作异常重要，但要做好难度较大，人事档案管理需要持之以恒的决心、毅力和鉴定的信念作为支撑，当前人社局档案部门的情况正处在青黄不接的关键期，人才不足，是人事档案管理工作质量不佳的关键因素。

（三）人事档案管理有效性提升策略

首先，采取分级管理模式，提升工作效率，可结合社会发展需求，针对性对不同社会群体进行层级划分，以需求为基准探索分级管理策略，并对死档进行必要处理，强化档案的可流动性和便利性。通过对人事档案的梳理和分级，进而使有限的人员能够从死档、弃档的管理中解放出来，投入精力于完善的人事档案管理当中，有助于提升工作效率。

其次，强化对人事档案归档材料的收集，确保人事档案完善，资料类型齐全，尤其要加强人才类型、技术专长等方面的资料收集，如此更有利于人力资源的合理分配。为了加强人事档案资料的收集归档，应加强信息化建设。注意信息化管理方式与传统的人事档案管理并没有本质上的区别，即工作核心依然是建设、管理和利用，无外乎从传统的人工变成了人工+信息技术。要在信息技术支持下，精准精细地建档案，确保人事档案资料齐全完善。

再次，围绕服务大局，狠抓服务升级，人事档案关系到人力资源的有效配置问题，也是人社局主要事业的重要支撑基础，因此必须要以服务事业大局为根基，进一步提升服务水平，围绕信息化，打造更有效的电子人事档案及其管理办法，提升档案建设、管理和利用的有效性，构建智能储藏柜，强化对纸质人事档案的管理和利用。

最后，要以人才为核心，抓好人才培养，要以长期人物来做人才培养工作，打造专业化的人事档案管理人才队伍，提升人才队伍能力水平，在专项工作当中培育人才，以重点档案保护与开发为核心，打造培养人才的平台，提升人才队伍业务能力。

此外，基于人社部的性质，应持续强化党建工作，以党建为引领，持续优化人事档案管理工作，要以党建工作新部署要求，强化责任，总结经验，创新工作方法，围绕人事档案管理工作实际，打造新的模式，以党建引领人事档案管理工作的持续优化，要以党员为抓手，持续推进思想道德建设，坚定信念，增长才干，做好人事档案管理工作。