关于事业单位档案管理规范化的思考

赵海英

摘 要：对于事业单位来讲，档案管理是非常重要的一项工作，繁琐而沉重，我国人社局档案管理工作更是重中之重，随着信息化和现代化迅猛发展的趋势，如何确保事业单位规范化管理档案成为目前需要积极研究的课题。本文就以人社局这一事业单位为重点研究对象，先介绍其档案管理的具体情况，在此基础上发现问题，并有针对性地解决问题。

关键词：人社局；事业单位；档案管理

科技的发展，网络信息化的普及应用，我国人社局档案管理日渐现代化，档案类型多元化，管理工作日渐繁琐、艰巨，工作指标也越来越高要求、高标准。目前，人社局各部门都要对档案管理工作保持严谨、认真的工作态度，重视其发展过程。因为人社局的档案管理作业发展起步时间较为落后，且其服务对象宽泛、复杂，信息储存量巨大，使得人社局事业单位的档案管理工作发展迟缓，问题多多。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）事业单位部门分散，档案管理作业不协调

人社局本身所需管辖的分支部门较多，包括人事人才、社会保险、监督管理、劳动关系等等，其中社会保险就分养老、失业、医疗、工伤等，由此可见，档案资料工作量巨大，管理繁琐复杂。通常事业单位都是分各个部门各个岗位去展开档案管理工作，各自成为独立个体，沟通交流很少，互相配合运作更是不常存在，使得档案管理根本不能统一运作。就我国人社局来看，档案管理部门完全隶属于内部机构，管理内容过于片面，难以构建完善的档案管理体系。由于档案资料分散性管理，使得资源共享不方便，管理体系不可统一兼容，让管理档案工作变得异常艰巨，也不便于发挥档案的使用价值。

（二）档案管理设施不够先进

人社局所包含的档案数据成千上万，管理作繁杂、琐碎，需要投入大量人力、物力及精力、财力去管理，可目前很多事业单位的管理模式都是传统模式，设施相应落后。再加上，人社局档案管理起步晚，发展慢，工作量巨大，使得很多档案管理相关设施配置不全或更新补充不及时，硬件资源欠佳，在一定程度上影响了档案管理的规范化发展。容易使得档案管理工作更加混乱，出现延迟、错误归档的情况，更严重地会造成重要的档案资源丢失，后悔不堪设想。除此之外，分立的档案管理部门较多，设备重复采购，较为浪费。还有的事业单位根本就不存在档案管理部门，毫无规范制度可言。

（三）档案管理机制不完善

一般情况下，人社局所涉及的档案资源范围广、对象多而杂、类别科目多，在归档管理时，需要各个部门协调配合工作。可遗憾的是，目前档案管理机制根本不够完善，存在一系列不容忽视的漏洞。而且档案管理部门多、分支多，加大了档案管理本身的工作难度。在这种管理机制下，管理人员压力剧增，工作负担承重，降低了档案管理工作的便捷性、灵活性。

（四）档案管理信息数据库未达成统一标准应用

现代信息化的档案管理模式，都是构建了电子化的数据库系统。传统的手工录入、检索早已被淘汰。可惜由于很多人社局工作职工自身职业素养不高，或计算机技术水平一般，使得很少人自愿使用电子化的档案数据库。使得信息数据库未达成统一标准应用，整体的信息化管理模式仍未被广泛普及、规范应用。

二、针对上述问题，提出一系列规范化的有效措施

（一）完善档案管理机制，统一标准

为了确保事业单位规范化管理档案资料，提高工作效率，就要优化、整合各管理部门，运用统一的档案管理机制，去约束各部门按照规定的制度去实施、落实管理工作，统一管理标准。合理分配管理档案的相关资源，从而尽可能地达到资源共享的目标。另一方面，要强化领导层的管理、监督力度，积极重视档案管理的发展趋势，强化档案管理培训教学的宣传力度，确保工作人员做到有章可循、有理可依的规范化管理档案模式。

（二）分工明确，互相协作

由于社会保障局分支机构繁多，档案管理工作任务艰巨，工作人员需要人手充足，分工明确、各司其职，且在工作过程中，不断提高自身职业素养。通过培训，吸收先进的档案管理知识，提高计算机专业水平，认真负责、互相协作、严谨对待每一份档案资料。除此之外，要确保档案管理工作的有条不紊，每个阶段都要规范化管理到位，不遗留一丝一毫的漏洞。

（三） 提高信息化的档案管理技术

随着网络技术的发展，我国事业单位早已将信息化应用到档案管理工作中。换句话说，档案管理的资源共享就是通过信息化技术实现的。在人社局的档案管理过程中，合理应用信息化，可以提高档案管理工作的高效性，发挥档案资料的使用价值。因此，提高信息化管理技术可以有效规范档案管理工作。首先收集档案资料时，可以通过将档案更形象化、具体化储存，其次在归档过程中，工作人员科学归类、合理优化，使图片、视频、文字都能有效并存，进一步对机密档案做好高效的保密工作避免电子档案发生泄露、丢失的现象，而针对可以对外公开的档案资料，则可以通过网络达到资源共享，服务于档案使用者。

三、结束语

综上所述，需要确保人社局规范化管理档案，积极优化档案管理工作，进一步提高事业单位工作效率。而想要确保档案管理工作的效率，就要在管理档案的过程中发现问题、解决问题，让各部门通力协作、互相配合，分配档案资源，构建统一的档案管理体系，进一步促进档案管理和谐可持续发展，为个人、为集体、为社会提供便利，贡献出一份力量。

参考文献：

[1]贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务，2014（01）.

[2]侯安文.新时期档案管理面临的挑战与创新途径[J].办公室业务，2014（03）.