高校档案管理体制的变革与创新

焦明哲

（黑龙江省绥化市青冈县图书馆，黑龙江 绥化 151604）

从目前高校的发展形势来看，传统的档案管理体制已经无法与之相适应，结合当前实际对原有体制进行改革和创新，是今后高校实现可持续发展的坚实基础。档案工作是高校运营过程中一项基础性的内容，因此必须做到与时俱进，对档案信息资源进行开发、利用与整合，使之更能够与新时期社会发展背景下的高校工作体制相契合，并发挥出档案工作的关键作用。

一、对当前高校档案管理工作现状的分析

目前教育部要求对各高校每五年进行一次教学评价，不仅促进了各高校对自身特色的研究和发展，同时也为教育效果的提升和人才的培养奠定了基础，高校为了能更好的满足教学评价要求，需要对传统的档案管理体制进行创新和变革，采取科学合理的方式落实档案管理相关工作，从而促进新时期高校的平稳发展。在现如今社会经济高速发展的背景下，高校的建设和发展速度也在逐渐提升，对档案管理体制的依赖性也不断增加，以往传统的学校运营理念已经不能适应时代的发展，在档案管理体制不断的改革和创新中，高校的环境建设和人才培养方式都变得更加专业，在与时俱进档案管理系统的推动下实现了更健康的校园文化氛围。

当前计算机和网络技术的融入，使档案管理工作得到了很大程度的完善，相关管理人员也通过了计算机相关培训和考试，为体制改革与创新提供了人才保障，推动改革创新进程的除了人力资源的增加，同时还有技术手段的进步和普及，为高校档案管理工作提供了更多的技术支撑。利用计算机和网络相关技术，实现了对以往基础数据的优化和整理，使档案分类和排列方式更加明朗，有利于更快的规整和调取，提升了档案信息检索的效率。高校档案管理体制变革与创新是今后发展的必然趋势，需要人才和技术的双向支持，同时也是高校未来发展的主要方向。

二、传统高校档案管理工作中存在的弊端

（一）思想上没有引起足够重视

以往传统的高校档案管理理念中，没有对此项工作引起足够的重视，在工作性质和内容的理解上存在着一定的误区，高校的日常运营中，侧重点主要是放在教学和科研上，档案管理经常被忽略，无法达到较好的质量和效率。另外由于一些部门和领导人员对此项工作的重视程度不足，没有足够的人员参与到档案管理工作中，资金和相关设施的投入也十分欠缺，储存条件较差和数据资料管理不到位的情况比较普遍。

（二）管理系统不够完善

以往的高校档案管理模式，主要是以封闭式管理为主，由于系统上的不完善，使相关文件的管理、存储和调阅都存在很大的弊端，并且这种情况在现如今依然普遍存在。同时管理系统上的不完善还体现在人员随意搭配上，一些高校甚至没有专门负责档案管理工作的人员，而是以教师兼职的形式，其专业性和工作时间都是较为缺乏的，也就无法提供更好的档案管理服务，在学校的教育评估和人事系统改革等工作中更无法发挥有效作用。

（三）档案管理服务人员不足

档案管理服务人员的不足也是造成高校档案管理水平和发展不成正比的主演原因之一，由于缺少专业的管理团队和人员，使目前的档案管理体系呈现出严重的不完整性，工作效率和服务质量都难以满足实际需求，要想实现更好的生存和发展，就必须对这方面的影响加以改善，不断进行人才的吸纳，运用科学合理的方式对高校档案管理队伍进行系统建设。由于先进科技和有段没有在档案管理中得到充分普及和运用，高校档案管理的信息化进程受到了严重影响，无论是在建档、查询还是检索上，都过于繁琐，降低效率的同时也无法对高校人才进行更好的培养。

三、对高校档案管理体制进行变革与创新的重要性以及具体措施

（一）对高校档案体制进行改革和创新的重要意义

由于传统的高校档案管理在内容的收集上较为片面，因此对其进行改革与创新是十分必要的，从目前情况来看，高校人事档案工作中的重点主要是对相关资料的收集和整理，通过所采集到的资料来掌握教师和职工的思想道德特征、技术能力以及性格特点，但这些方面并不能对个人综合素质进行充分诠释。由于人事档案是高校各类档案中重要的组成部分之一，也是对教职工进行选拔和任命的基础，对高校的发展起到至关重要的作用，学校要想实现平稳快速的发展，就需要有德才兼备的领导团队和教师职工队伍，可见对档案体制进行改革与创新具有十分重要的现实意义。档案管理工作的重点，应当重视教师的能力而不是学历，在档案中的记录也应当以反映个人的实际工作能力和水平为主，档案的收集要足够全面，并且及时进行补充和更新，以反映现如今的真实情况为主，采取客观的方式进行评价。

（二）创新与变革高校档案管理体制的具体措施

1.强化对高校档案管理工作思想上的高度重视

要想实现推动高校平稳持续发展的目标，必须从思想上对档案管理相关工作引起足够重视，将档案管理工作的重点放在信息数据的准确采集和提供利用上，为人才的选拔和录用奠定基础，使人员价值得到充分体现。档案工作是提升学校教学质量的关键，在高校管理中承担着十分重要的作用，在思想上引起重视，能够对档案管理相关工作进行加强，使其更具科学性和合理性，并确保档案信息的准确无误。在认识改革体系的不断深入中，档案已经成为对教师专业和职责进行考核的重要依据，做好档案管理工作可以提升学校师资力量的整体水平，因此相关部门和校方都应当加强档案管理工作的人力和财力投入，优化档案管理工作模式和环境，为档案管理体制的创新和改革奠定基础。

2.对高校档案管理系统进行完善

完善档案管理系统的前提，是改变以往传统的封闭管理模式，建立规范化、开放化的管理意识，帮助学校在发展的同时，对自身档案管理体制进行改革和创新。一直以来由于档案管理工作的不被重视，与之相关的功能没有得到健全和完善，致使高校档案的建立并没有对相关人员起到有效的监督管理作用，学校要想实现稳定而持续的发展，管理者应当端正档案管理的态度，深刻认识到此项工作的重要地位，在将其不断完善的同时进行正确的利用，使其作用发挥最大化。

3.强化档案管理相关人才队伍的建设

在高校档案管理工作中，管理人才队伍是此项工作重要的实施者，要想从根本上提升档案管理工作质量和效率，需要从培养和建设相关人才队伍入手，强化人员的专业程度和综合素质，实现档案管理体制的深度变革与创新，从而使档案信息得到有效利用。要想实现对档案管理队伍的科学建立，首先应当结合实际工作情况，对人员配置数量进行合理确定，实现工作量和人数上的平衡，并对人员岗位结构进行精细化调整。其次高校应当充分结合新时代背景下的档案管理需求，提升档案管理人员的创新能力和意识，以期不被时代潮流所淘汰。另外，还要对档案管理人员进行定期的考核与培训，并对现代化装备设施与技术进行补充，提成档案管理信息化建设水平，并充分调动相关人员工作积极性。同时还要重视对相关人员现代化设备操作技术能力的培训，在提升专业技能和职业素养的同时，提升档案管理工作效率，推动档案管理现代化进程不断加快。

结语：规范化的高校档案管理体制，有利于学校更好的建设与发展，在新时期全国档案事业全面发展的背景下，高校档案管理工作必须紧随时代潮流，将以往传统的糟粕去除，利用对现行体制的创新和变革，推动档案事业的发展，提升档案资源共享和利用的程度，运用科学的管理模式，提升此项工作的重视程度，不断提升管理人员队伍综合素质，为高校档案管理工作的健康发展奠定基础。