大数据视角下档案数字化工作优化策略探析

闫羽

【摘要】随着互联网时代的不断发展进步，大数据视角已经融入各行各业之中，档案管理是企业开展各项工作的重要工具和信息记录凭证，在此大数据视角下档案数字化依然成为档案管理工作不可替代的重要形式。为了做好档案数字化工作，需要档案管理人员不断学习和把握最新数字化技术，不断改进创新档案管理策略，掌握从大数据中分析和采集数据等方式提高优化档案工作，提高效率。本文将就大数据视角下如何优化档案数字化工作产开探析。

【关键词】大数据 档案数字化 档案工作

【正文】大数据指的是能够在合理时间内从巨大的资料量中筛选、处理并整理得出资料来帮助企业做出经营决策。对于传统的档案管理工作来说，对大量资料进行筛选处理正是档案工作的主要方式，其档案数字化工作与大数据视角相吻合，大数据视角下档案数字化工作的优化提高对于档案工作者来说既是机会又是挑战，只有有效利用大数据视角下档案数字化的信息化、智能化等特点不断优化工作策略、不断提高自身档案工作水平，才能满足大数据视角下档案工作的需求。

一、分析大数据视角下档案数字化工作现状

档案数字化工作就是将文字档案、图片档案、音频视频档案存入计算机进行档案保存的工作，当前我国档案数字化工作已经取得显著提高，并且在大数据技术飞速发展的现在正在逐渐与大数据技术结合，但是在其过程中档案数字化工作仍然存在些许问题。首先就是数字化档案的把控不严导致档案质量下降，由于档案工作人员大量采用计算机等数字化管理技术，相比于传统的纸质档案来说保存方式和工作速度都有很大进步，档案工作人员对于数字化档案的把控不严往往不加以筛查就直接存储在电脑硬盘中，简单化的档案保存方式导致一味追求档案保存的速度忽视了档案的质量。另一个问题就是不重视对于档案的分析加工，大多数工作人员只是将档案搜集并存入电脑，并没有对档案进行后续分析或者档案管理模式的研究创新，不能满足大数据视角下对于档案的高要求。

二、探究大数据视角下优化档案数字化工作的策略

2.1提高档案数字化工作质量

虽然说结合大数据技术大大提高了档案数字化工作的质量和效率，但是工作人员不能因此松懈工作质量，仍然要做到利用优质信息渠道和软件技术为档案数字化工作提供支持。在检索数字化档案时要注意数据档案的真实有效性和信息准确性，不能因为档案的数字化而减少对于档案内容的审查，要保证档案能够体现出大数据客观、真实、真确的优势，严格把关数字化档案的质量。此外工作人员的不断更新档案管理所需要的技术和设备，保证数字化档案不会因为硬件设备和技术失误产生问题和错误。还要在日常工作中总结细化档案管理工作的各方面细节，深化工作方式，提高档案工作高效性、有序性和规范性，不断提高数字化档案管理水平和质量。

2.2培养档案数字化工作人才

为了优化大数据视角下档案数字化工作，就需要培养和发展档案管理人员的先进思维模式和大数据技术手段，提升档案管理人员数字化知识和技术，提高数字化档案管理能力，进一步培养现有员工加强大数据、云空间、云计算、物联网、互联网和统计学知识，保证其知识水平和工作技术能够符合大数据背景下数字化档案工作的要求。此外还要挖掘和雇用具有先进思维模式和创造性的新员工，加强其创新意识和综合素质，开拓档案管理人员的工作思路，鼓励其在工作中创新和应用新的管理技术与方式，积极推动数字化档案工作的创新发展。此外还要加强数据共享平台的建设，加强工作人员之间的技术交流和资源互通，提高数字化档案的工作效率。

2.3做好数字化档案维护工作

在大数据背景下运用先进技术优化档案数字化工作固然重要，但是在研究和创新新的管理方式或加强档案质量的同时也要不断提高档案的安全性和积极开展维护工作。由于數字化档案都是存在于计算机硬盘中的，归根结底就是大量的数据，而如何保证数据的安全性和防止数据丢失而造成企业巨大损失就是档案管理人员在工作中需要关注的地方。首先工作人员要时刻注意硬盘的更新升级和保养，掌握硬盘的存储原理和维护方法，保证硬盘能够正常使用。其次就是避免外界因素的干扰，比如说要控制好档案室的温度和湿度，防止空气中灰尘长期积累影响电脑或硬盘的正常运行，避免在档案室防止易燃易爆物品等，最关键的就是要做好数字化档案的备份工作。此外工作人员还需要注意对档案文件进行加密保护，加强电脑安全防止病毒破坏文件。

【结束语】随着当前大数据技术的飞速发展，诸多行业已经开展了产业与大数据技术结合的创新方法，这对于档案数字化工作来说既可以运用大数据技术提高档案的采集、分析和整理技术又对工作人员的技术水平和创新思维有很高的要求。为此工作人员在数字化档案管理工作中要注意数字化档案的把控不严导致档案质量下降和不重视对于档案的分析加工等问题，要通过提高档案数字化工作质量、培养档案数字化工作人才、做好数字化档案维护工作等措施优化档案数字化工作。只有这样才可以有效将大数据技术和思想融入到档案数字化工作之中，让档案数字化工作在大数据视角下高效率、高质量发展。

【参考文献】

[1]代春娜.大数据视角下档案数字化工作优化策略探析[J].黑龙江档案，2021（04）：174-175.

[2]赵莉.大数据视角下档案数字化工作优化策略探析[J].兰台世界，2020（09）：92-94.