信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展

宁建文

（阿鲁科尔沁旗公路管护和运输保障中心，内蒙古 赤峰 025550）

随着互联网的普及和信息技术的提高，基层档案管理获得新的机遇的同时也面临着新的挑战。为了进一步提高基层档案管理的效率与质量，有必要将网络通讯技术运用于管理模式中，从而提升档案管理工作的水平。本文主要分析了当前在信息化背景下，我国基层档案管理发展的现状以及所面临的主要问题，并在此基础上进一步探讨了如何改进基层档案管理的工作方法，以提高档案管理工作的效率。

一、基层档案管理质量提升与发展的必要性

基层档案管理，指的是相关主管机构、社会组织以及个人在工作以及学习过程中所形成的，具有储存价值和意义的各类文字资料的记录。随着社会的不断发展，经历时间越久，则档案管理机构所需要储存与保管的档案资料也愈为繁杂且丰富。基层档案资料中包含着重要的社会发展信息与数据，对于保留历史记录以及指导未来工作具有关键性的作用。因此，如何进一步提升档案管理质量对于相关从业人员来说具有重要的研究意义。工作时间越久则需要保管的资料数据越庞大，对于管理水平的要求也更高，进一步利用先进的互联网技术并实现对档案管理质量的提升，是当前信息化背景下的一项重要的档案管理改革任务。

通过调查显示，我国传统的基层档案管理方式，多采用纸质化的形式进行相关资料的储存与保管，需要具备大面积的储存空间以及充分的人力资源，才能对庞大的档案资料进行管理，管理效率较低，会产生更多的硬件及资金成本。当前我国档案管理所面临的主要困境包括：首先，档案管理理念与技术落后无法满足越来越复杂的管理要求；其次，档案管理人员专业水平较低，缺乏管理相关的专业知识，导致工作耗费的投入与取得的效果不成正比。在此背景下，主管部门应当转变管理理念，提升档案工作的信息化水平与专业化程度，从而进一步提高档案管理工作的工作效率与质量。

二、信息时代档案管理工作创新具体要求分析

（一）高效性要求。档案管理工作部门所需要处理和保管的信息与资料随着经济社会的发展愈发庞杂。如果不提高档案管理工作的效率，将导致档案工作积压，影响档案服务质量等问题。因此，需要充分提高信息化背景下档案管理工作的高效性。档案管理部门的工作人员应当对不同类型的档案信息资料进行分类处理，并且充分应用现代化信息技术以精简人员工作量，在提高效率的同时保证档案工作的准确性。通过前述手段能更好防止档案积压情况的发生，优化档案管理的流程，使得档案信息能够得到及时有效的处理。

（二）全面性要求。档案管理工作的主要内容是人们在生活、学习与工作过程中所产生的具有保管意义的信息资料。档案资料能够真实地展现社会发展情况，并为未来决策提供有效信息。因此，如何进一步提升档案管理工作的全面性，对于工作人员来说是一项重要的挑战。只有保证档案资料的全面与完整，才能够更好地体现档案管理工作的价值。另外，档案管理人员应当从工作流程以及技术手段等方面加强对档案资料的保护，防止档案缺失或遗漏，提升工作责任感，从而使得档案管理工作协调有序，也能够为使用者提供更为完善的档案服务。

（三）及时性要求。现如今互联网技术不断普及，档案管理工作也应当顺应时代发展浪潮，及时对信息资料进行收集、分析与储存。提升档案管理工作的及时性，一方面有利于优化档案管理工作流程，避免返工所耗费的人力物力；另一方面，及时归档也有利于使后续用者对档案资料进行查询与分析，更好地提升信息利用率，发挥档案管理工作应有的价值与意义。

三、当前基层档案管理工作面临的问题

（一）对档案管理工作改革的重视

档案管理是一项基础但作用明显的工作。一些地区往往将精力集中于经济建设与发展，却忽略了基层档案管理工作的改革。相关部门缺乏对专业管理人才的培养，没有形成完善的档案管理部门，甚至未建立专业的档案工作岗位，导致档案管理改革工作难以开展，各类型的档案资料处于混乱的状态。这些问题将导致档案管理工作面临困境，甚至造成重要的档案资料缺失，无法查询，不利于后续相关工作的开展。另外，由于资金的缺失，导致档案管理部门的相关设施设备落后甚至损坏，管理设备无法得到及时维修与更新，难以开展档案管理工作。

（二）档案管理工作人员素质良莠不齐

信息化时代背景下，更需要具备现代网络通信专业技术的管理人员进行档案管理工作。如今，电子化的档案管理已经取代了传统的纸质管理模式，并且大大提高了基层档案管理的工作效率和质量。因此，基层部门需要更多的管理人才投入到相关档案资料的管理工作中。然而，现实情况是各部门的档案管理人员存在老龄化严重的问题，而档案管理专业的高校毕业生，却面临着严峻的就业形势。就业市场供给严重不匹配。另外，在基层部门，由于缺乏管理经验或相应的资金技术等，还在继续沿用老旧的档案管理方法，工作效率低下且管理水平落后。此外，为进一步实现电子档案管理模式，需要具备一定的网络知识以及计算机操作技能，而一些基层档案管理人员，不仅缺乏相应的专业知识，而且在长期固化的工作模式下缺少主动提升技能的自我意识，妨碍了基层档案管理工作的改革。

（三）档案管理工作缺乏完善的机制

要想进一步提高档案管理工作的水准，首先需要建立完善的答案工作管理机制，这是所有档案管理改革工作开展的制度基础。而对于一些主管部门而言，不仅缺乏完善的管理机制，甚至没有建立专门的档案管理机构。档案工作管理秩序混乱且岗位职责不明确，没有安排专门的人员担任。你档案信息管理工作，从而导致一些基层部门甚至出现重要的档案资料丢失的情况。上述问题将严重阻碍基层工作的顺利进行。

（四）基层档案信息化缺乏安全保障

档案管理工作的一个重要组成部分，便是档案信息的安全保证。尤其在传统的纸质档案管理模式下，档案的安全存在着一定的危险。相较于纸质档案管理模式，电子储存的方式在节省储存空间以及提升管理效率的同时，也面临着一定的安全威胁。电子档案的安全问题主要出现在黑客攻击以及木马病毒等方面。为进一步保证电子档案的安全，相关部门需要建立电子档案安全管理系统。并安排具备专业知识与技能的管理人才，提高基层管理系统的安全水平。

四、信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展策略

（一）树立档案管理工作的正确认识

答案管理工作是一个庞大的工程，基层档案管理部门需要树立对档案管理工作的正确认识。并在此基础上进一步转变管理理念，明确自身工作职责，培养自主意识，运用科学化与规范化的手段进行档案的采集、管理与运用。另外，档案管理人员需要提高档案管理信息化的能力。明确答案工作重点，在保证，档案资料及时储存与保管的前提下，也要发挥档案工作的服务职能，使得人民群众可以对答案信息进行及时的查询，为相关决策提供依据，指明未来发展方向，从而更好地体现档案管理工作的意义。

（二）建立健全档案管理工作制度

基层档案管理部门应当建立并完善档案管理工作的机制与流程，为档案管理提供良好的制度环境。首先，基层部门应当摒弃传统管理模式的弊端，关注信息化背景下档案工作建设与转型的发展方向。其次，应当加强对于现代互联网技术以及计算机操作技能的学习。利用现代化信息管理系统，制定并实施相关的档案工作管理标准。此外，注重对于专业管理人才的培养，优化档案工作管理流程，安排专人专职负责基层档案管理工作，明确岗位职责与责任，促使档案管理人员形成积极的工作态度，并设定相应的奖惩措施，以更好地培养培养争先创优的工作氛围。

（三）完善信息化配套基础设施

在信息化时代背景下，利用网络通讯技术以及计算机技能提升管理工作的水平具有重要的意义。因此，基层部门应当配备完善的档案信息化管理设施与设备，方便将纸质型的档案转变为电子档案进行储存与保管，从而避免浪费大面积的储存空间，节省人力物力，并且能够方便相关人士对档案进行查询。基层部门应当不断推动档案信息化管理的进度与管理水平，通过专项的财政资金补贴等作为档案管理改革工作的政策扶持。

（四）提升工作人员的专业素养

一方面，基层部门应当注重对档案管理人员的定期培训，提高档案管理人员的专业素质与履职能力。在信息化发展背景下，有目的地提升管理人员的计算机操作技能与信息化管理水平。另一方面，针对高校而言，作为档案管理专业人才的培养基地，各高校应当将档案管理的理论知识与实践案例相结合以作为主要的教学内容，从而全方位的培养学生能力。此外，基层部门应当扩大管理专业高校毕业生的录取比例，并为档案管理工作人员提供良好的人才培养环境，从而为基层部门的档案管理工作，提供丰富的人才储备。起到提高专业管理水平的效果。此外，基层部门还可以通过绩效考核等方式，对于专业素养拔尖并且工作能力突出的管理专业人才进行奖励，发挥良好的激励作用，进一步培养档案管理工作人员的进取心与责任心。

（五）提高档案安全管理水平

信息化背景下，互联网技术的发展，对于基层档案管理工作来说，既是一项重要机遇，也带来了更多的挑战。网络黑客的侵入以及密木马病毒等问题的扩散造成档案管理工作的安全威胁。基层部门在进一步提升档案管理工作的现代化与科学化水平的同时，也要利用先进的技术手段防止网络黑客的攻击或其他的信息安全泄露问题。档案管理工作安全水平的提高可以从提高人防、物防、技防并且不断提升答案工作人员的安全防护意识，进一步明确安全管理职责，优化工作流程与标准，并且建立健全安全事故应急预案，从而将网络安全风险降到最小。

五、信息时代档案管理工作创新的建议

（一）加强管理人员意识创新

档案管理人员是答案工作的主要实施者，对于档案管理工作的最终质量有着关键性的影响与作用。因此，档案管理人员不仅要具备专业的档案管理专业知识，也要有充分的责任意识与创新意识，以更好地发挥自身职能。档案工作人员提高工作创新意识有以下几个重要途径：首先，不同单位或不同机构的答案工作人员所面临着档案管理工作内容有所不同，在实施档案管理前必须要对现有档案信息与资料进行分析，针对不同的档案类型采用科学合理的管理方法。其次，选用档案管理人员时相关领导者应当做好资质审查工作，优先选用具有档案学管理专业出身背景的人才，从而使得工作人员所学与工作岗位所匹配，充分发挥专业能力与素养并建立完善考核标准。另外，在实际工作过程中，需要对档案管理人员进行及时的专项培训，提升答案管理人员应用现代信息技术的能力，并在日常工作中充分激发管理工作人员的创新意识，摒弃传统档案管理模式下的弊端与不足，将管理理念向着科学化、规范化的方向转型，从而更好地提高档案管理工作的质量与效率。

（二）拓展档案管理范围

各行各业对于档案管理工作的重视程度不断加深，社会对于档案管理人员的能力与素质也提出了更高的要求。档案管理工作必须要进行理念及制度创新，只有充分发挥档案管理的服务职能，才能够使得档案信息资料为今后的决策工作提供更为全面的参照意见。因此，档案管理人员要拓展档案管理范围。在传统的档案管理模式下，很多人认为档案工作仅仅局限于文稿的收集与登记等。但实际上随着社会发展，越来越多不同类型的业务资料都有着收集、保管与应用的需求。档案管理工作人员如果忽视了档案收集与保管的全面性要求将会到导致重要的业务资料或数据缺失的问题。甚至影响到之后对于关键信息的分析与运用，无法发挥现有资料的价值。有鉴于此，管理人员必须要明确自身职责，充分了解档案管理工作的范畴，根据业务的实际需求对档案管理的范围进行拓宽，从而掌握重要的答案信息资料。另外，档案管理人员应当不断提升自身的大数据管理理念，将现有资料分门别类。保证资料的完整性与准确性，也要便于在今后能够查询与利用。

（三）强化档案管理服务创新

档案管理工作的意义不仅仅只体现在对于现有资料的储存与保管，更重要的价值在于要提高对现有信息资料的利用率，以更好地发挥档案的价值。因此，档案管理工作人员应当提升档案管理创新意识，将发挥档案的服务功能作为一项工作重点。首先，在进行资料的收集与储存的过程中，工作人员应当尽量保证资料的完整性与丰富性，避免重要信息的遗漏或缺失。一旦发现缺少关键数据，应当及时进行补足，为使用者提供完善的服务。其次，为进一步提高信息查询的便捷性，相关部门应当建立并完善档案应用数据中心与查询平台。并在信息处理系统中设置检索服务，使得更多人员能够通过查询平台以及线上服务等方式进行档案资料的访问与使用。由此不仅能够减少档案工作人员的工作量，也能提升档案资料的利用率。通过建立现代化的档案管理与查询平台，还能够对档案资料进行更好的安全维护；针对不同类别的员工，可以设置相映的查询权限，防止重要信息的泄露。此外，档案资料的收集与管理并不仅仅是档案管理部门的工作，更需要各个部门之间的相互配合。为进一步提高档案管理工作的及时性与安全性，各部门应当充分提高。协助意识。当档案管理工作需要其他部门共同参与时，相关人员应当积极响应，配合档案管理人员进行有关工作的协调与落实，保证档案管理工作的顺利开展。例如档案部门需要对内部人事资料进行收集与管理时，人事部门应当积极配合，补充相关资料。保证上交信息的真实性。

综上所述，信息化背景下如何进一步提升基层档案管理工作的质量与效率并且进行安全风险管控，对于档案管理部门来说具有重要的意义。现阶段我国一些基层部门缺乏对档案管理工作的认识以及专业能力。因此，基层部门必须要转变管理理念，及时开展档案工作改革，优化档案管理人才储备，并且提供充分的财政资金支持，建立并完善档案管理设施设备，才能更好地提升基层档案管理工作的水平，促进档案工作的战略转型。