新时期高校教学档案管理的优化路径

2021-11-25范秀琴

现代交际 2021年6期

张婷范秀琴

（内蒙古农业大学档案馆内蒙古呼和浩特 010018）

高校教学档案是对高校的招生、教学、科研等活动的记录资料，主要以文字、图表、声像等形式进行保存，可以体现出高校的教学特色、专业特长以及综合的实力，是衡量高校办学质量的重要依据之一。对教学档案的管理有利于提高高校的教学、科研等工作质量，也有利于促进高校管理水平的提升。当前的高校教学档案受多方面因素的制约，存在管理不规范的问题，降低了高校教学档案管理水平，不能很好地发挥教学档案的价值。因此，高校需要加强对教学档案管理的重视程度，结合本校的发展实际，优化教学档案管理的路径，提高教学档案管理水平。

一、高校教学档案的特点及分类

1.教学档案的特点

不同于其他的材料，高校教学档案有内容广泛、知识性强、形成具有周期性的特点。高校教学档案产生来源于多个渠道：教学管理部门的教学计划、教学任务等；教师在教学过程中形成的教案、教学成果等；学生管理部门的关于学生的思想状况、参赛情况以及奖学金情况等，因此，教学档案的内容比较广泛。[1]教学档案真实地记录了教学、科研过程以及产生的成果，很好地记录了教学管理人员的教学方法和管理经验，里面大量的教学管理实践内容，为以后的教学管理工作提供了科学的参考。因此，教学档案具有很强的知识性。另外，高校的教学活动是有计划的，是根据不同的阶段开展的，而且教学计划具有很强的周期性，伴随教学管理活动而产生的教学档案，其形成过程也就有了一定的周期性。

2.教学档案的分类

对高校教学档案进行合理的分类可以提高管理质量，更好地发挥教学档案价值。先根据教学年度将教学档案划分为若干个大类，再根据具体的档案性质进行细化。利用这种分类可以对每个年度的教学档案进行科学划分，同时可以和高校的文件归档统一管理，为档案的整理节省时间。利用这种分类法将教学档案分为综合类、学科类、教学科研类和学生管理类。综合类主要是高校的上级部门下达的与教学管理有关的材料、规定、文件等；学科类主要包括学科的设置、人才培养、专业建设等；教学科研类主要是教学大纲、教学计划、实习、科研成果、教学质量分析等；学生管理类主要是学生的学籍注册、学历认证、毕业生资料等。[2]

二、当前高校教学档案管理存在的问题

1.对教学档案管理的重要性认识不足

很多高校对于教学档案的管理工作认识不足。在当前激烈的人才竞争环境下，高校对于学生的教学管理工作很重视，在以学生为本培养理念的引导下，高校无论是领导还是教师都很重视学生的教学工作，但是对于教学过程形成的档案材料的作用认识不足。有的高校缺乏专业的教学档案管理人员，多数是兼职，加上档案管理工作的内容比较琐碎，相关材料的收集和整理需要花费较多的时间和精力，兼职人员由于自身主要工作的限制，不能很好地开展档案管理工作，容易出现档案随意堆放办公桌、档案存放混乱的情况。由于对教学档案管理工作的认识不足，对于档案管理的投入不足，一些必要的硬件设施配置不足或者更新慢，导致有的档案存放不下，有的重要的档案资料由于存放不当会导致丢失或外泄，影响了教学档案的质量。

2.教学档案管理人员的专业素养低

当前，国内设置档案管理专业的高校不多，多数的档案管理人员不具备档案专业知识背景。因此，接受过专业系统教育的档案人员较少，很大一部分的教学档案管理人员都是校内其他岗位转岗或者是兼职的。现有的教学档案管理人员未受过档案专业培训，对于理论知识了解不多，普遍存在专业知识欠缺、业务水平低、专业素质不高的情况。有的档案管理人员认为档案管理工作就是对相关材料的整理和存放，将相关材料整理后保存就可以了，至于档案的内容是否完整、是不是分类存放、是否利于后期的整理与利用等问题均不关注，让很多有价值的教学档案束之高阁。有的管理人员即使意识到教学档案管理的重要性，但由于缺乏专业档案学知识及技能，不知道如何去管理，或者是依靠自身的经验去管理，出现“不会管理”“管理不好”的情况。

3.教学档案的利用率低

教学档案在教学科研方面有重要的作用，但实际上几乎很少用于教学研究，究其原因主要是档案管理人员的服务意识差、档案的内容形式单一。档案管理人员缺乏主动为教学科研服务的意识，多数情况下是有了档案需求的师生来查阅资料，档案管理人员才会帮助其将相应的档案找出，没有主动将教学档案推广宣传的意识。有的学生在学习过程中遇到了难题，需要查找资料，往往会在图书馆查阅，不知道去利用教学档案来帮助自己解决学习中的困难。多数教学档案基本都是打印的纸质材料，对于视频、声频等重要的资料保存不足，在多次查找借阅下，会加大教学档案的磨损程度，重复利用率低，而且纸质的材料也不利于档案的长期保存，加上档案管理的方式传统，资料的查阅还是依靠人工为主，查阅过程比较耗时，也是档案利用率低的一个原因。

三、新时期高校教学档案管理的优化路径

1.提高对教学档案管理工作的认识，规范化管理

高校要转变传统的理念，真正认识到教学档案在教学活动、科学研究等方面的价值，加大对教学档案的管理力度。对于教学档案的管理，不是简单地将档案上架、存放，应对上级检查，要真正能发挥教学档案的价值，为教学管理提供参考。高校要加强对教学档案管理的认识，在必要的基础设施建设方面加大投入力度，更新设备，为教学档案的存放提供良好的环境。同时，加大教学档案的信息化建设力度，将信息化建设纳入高校的整体发展规划中去，促进教学档案的信息化、网络化，提高教学档案的信息处理能力，为其后续的重复利用奠定基础。构建档案管理的长效机制，确保教学档案管理工作能够全面、科学的开展。根据本校实际，结合不同专业的特色，将教学档案的归档、立卷等工作细化，制订完善的管理流程，让教学档案的管理工作规范化、制度化。

2.加强教学档案管理队伍建设

档案管理人员是主要的档案管理力量，档案材料的收集、整理、分类、保存及后期的利用等工作都需要专业人员参与，因此，建设专业的教学档案管理队伍是提高档案管理水平的关键。高校要加强教学档案管理队伍建设。一是要积极地引进专业的档案学管理人才，为档案管理队伍充实力量。通过先进的人才引进政策，引进专业知识深厚、专业技能高且具备信息技术素养的高素质档案专业人才。在专业人才的带动下，逐步提高档案管理人员的专业素质。同时，加强对现有档案管理人员的档案知识及技能的专业培训，让档案管理人员在工作过程中有专业的理论知识指导，不仅能开展工作，而且能做好工作。开展档案专题讲座，不同的院系部门之间要经常开展档案管理座谈会，相互交流经验，整体上提高教学档案管理人员的专业素质。组织教学档案管理知识及技能竞赛等，来激发档案管理人员的积极性。引导档案管理人员参与高校的专业建设或者是课程建设等，便于档案管理人员更好地了解教学管理中常见的问题。这样，在进行教学资料收集时，档案管理人员可根据教学实际，做到资料收集整理主次分明，筛选重要的档案信息资料，归档存放整齐有序，让教学档案更好地为教学服务[5]。

3.提高教学档案的利用率

要加强宣传，让师生更好地认识教学档案的价值，学会合理地利用教学档案。学校可以利用校园文化节、文化宣传周等活动，对教学档案进行展览宣传，也可以印发宣传册或举办相应的专题讲座等，让师生认识到教学档案的价值。另外，要与时俱进，发挥互联网优势，提高教学档案的信息化建设水平。利用信息化的数据信息，为师生提供教学动态、学籍管理方面的信息，方便师生检索和查询，随时随地为师生提供服务。