加强企业采购管理实现降本增效的策略探讨

（北京市地铁运营有限公司线路分公司，北京 100082）

我国政府近年来逐步颁布实施了《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等与采购相关的法律法规，各大中型国有企业依照上述法律法规逐步完善本企业的招标和采购制度，但是在个别小型企业中，尚存在采购管理制度不完善、采购成本居高不下以及采购监管缺失等问题，这不仅破坏了市场公平公正的竞争环境，也影响了企业的良性发展。因此，企业应扎实制定采购计划，正确选择采购方式，遵循合法、合规的原则开展采购管理工作。这样有助于企业降低成本、提高运营效率，能推动整个供应链体系的发展，为企业健康可持续发展提供保障［1］。

一、企业采购管理概述

（一）采购与采购管理的定义

采购是一种常见的经济行为，是资源市场上资源从供应商向用户方转移的过程。不论是个人还是各级生产经营单位，都可以通过采购从资源市场获得各种资源，以满足自身的需要，使生产经营活动正常开展。企业采购是指企业在一定条件下，通过资源市场寻求并获得作为企业资源的有形商品或无形服务，以保证企业生产经营正常开展的经营活动过程。

采购管理是为了降低企业经营成本、提高企业经济效益所进行的包括采购计划、组织、实施、沟通和管控的活动。采购管理不仅是企业安全运营与物资供应的重要保障，更是现代企业管理的重要一环。

（二）采购的类别

采购的类别分为货物类采购、服务类采购和工程类采购。货物类采购指采购食品、矿石、工具等有形的商品，服务类采购指采购专利技术、维修服务、安装服务等无形的服务，工程类采购指建筑、施工等工程类采购。

（三）采购的实施

企业采购的实施应具有规范性和系统性，具体可分为编制采购计划、采购实施、合同监管与供应商评价4个阶段。

首先，由需求部门提出需求计划，采购实施部门对需求计划进行汇总、整理，并结合实际库存情况编制相应的采购计划（如年度、临时或紧急采购计划），还应根据采购项目的类别、预算、时限等因素，确定相应的采购形式（如招标采购、市场询价采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、电子商务采购平台竞价等）。

其次，采购实施部门根据公司相关制度，通过以上采购方式实施采购，确定最终供应商，并组织采购小组就所采购服务、货物或工程与中标供应商进行合同谈判，经相关法律部门审核同意后与中标供应商签订采购合同。

再次，采购合同签订后，采购实施部门及时建立合同台账，对已签订的采购合同进行分类管理，并配合相关部门定期检查供应商的合同执行情况，对合同履约过程中发现的问题进行如实反馈和及时纠正，对严重失信的供应商应按规定予以惩戒。

最后，在合同执行完毕后，由采购实施部门组织质检小组对采购的服务、物资或工程项目进行最终验收，验收合格后方可按照相关制度和流程付款。

二、企业采购现状与存在的问题

（一）采购计划不扎实

严谨、合理的采购计划应以充分考虑企业实际生产、运营需求为前提，不能脱离实际凭空制定，否则将对企业造成采购资金损失、库存积压与虚耗等不良影响。以A 企业为例（A 企业为某市属大型国有企业，员工3万人左右，该企业组织架构分为三个层级，依次是公司机关层、公司项目部层、工区作业部层），该企业在制定下一年的年度低值易耗品需求计划时，往往是由项目部材料员将所属各工区需求直接汇总提报至公司采购部门，并未对实际需求进行现场调研和严格审核，导致需求计划存在较大的“水分”和错误。

此外，该企业计划员对物料消耗规律以及库存情况的掌握不牢，在编制需求计划时存在滞后性，经常因为急需某种材料而提报临时计划和紧急计划，导致同一种货物采购价格有较大差异，使企业采购管理难度和采购成本大大增加。

（二）招投标项目不规范

招投标项目不规范是企业采购过程中常见的、管控难度较大的问题，主要包括：第一，信息不对称，例如信息公示不透明，导致必要的招投标信息得不到明确披露，不仅会使参与招投标的供应商得不到对称有效的信息，还会使招投标活动的开展偏离公开、公平、公正的招投标原则，使企业错失最优供应商，造成采购后续隐患；第二，躲避招投标，一些采购项目的甲方为了自身利益，采用各种方式躲避招投标，部分甲方违反招标规定，表面上进行公开招标，但实际上是“明招暗定”；第三，招投标后续管理问题，例如合同管理不严谨，存在付款细节不明确、不合理等问题，导致企业在后续付款时与供应商存有纠纷［2］。

（三）供应商管理不到位

第一，采购渠道单一是众多企业都存在的普遍问题，单一渠道将导致对供应商的选择欠妥，使得供应产品及服务的质量受到一定的影响；第二，部分企业未建立统一、全面的供应商评价体系，造成一些存在关联关系的不良供应商为增加中标概率进行恶意投标、串标、围标，致使企业采购成本居高不下，损害企业经济利益；第三，部分企业在选择供应商时过分关注价格因素，未充分考虑地域等必要因素，在远程运输中花费较高的物流成本，同时也给售后服务带来一定的影响。

（四）采购监督机制不完善

目前，我国大多数企业缺乏科学合理的采购监督机制，仅由采购实施部门负责制定并执行采购计划。对于采购何种产品、从哪家厂商采购，采购部门具有绝对的话语权。企业未设立相关纪检部门对采购实施部门进行约束与监管，导致采购话语权过分集中于某个或少数管理者，造成质次价高、采购舞弊、收受贿赂等不良现象，使企业资金损失、信用受损。

（五）采购员管理不到位

部分企业疏于对采购员法律意识和责任意识的培训，导致一些采购员面对采购过程中的各种诱惑，选择铤而走险，弃企业利益于不顾，甚至将法律道德抛在脑后，使企业利益严重受损，采购成本大大增加。有些企业忽视了对采购员的专业培训，采购员缺乏创新力和谈判能力，导致采购产品质量无法得到保证，从而影响企业经济效益及可持续发展。

三、加强企业采购管理，实现降本增效

（一）扎实做好采购计划

扎实的采购计划是企业降低成本和提高效率的重中之重。采购过程中的第一个环节就是制定采购计划。扎实的采购计划可以确保采购实施的可行性和高效性，从而降低企业采购的时间成本和资金成本。要制定严谨扎实的采购计划，需要相关采购人员全面掌握物资的耗损、市场价格等信息，根据其数据加强与生产部门、辅助部门之间的合作，从而制定出合理的物资采购计划。除此之外，为确保采购计划顺利执行，相关采购人员还应深入实地调查，审慎确认采购计划，对发现的问题进行处理，将物资采购计划调整至最优，从而保证该采购计划不仅能合理降低企业采购成本，还能充分满足企业生产经营的实际需求，避免造成资源浪费与库存积压等不良现象。

（二）加强招投标监管

首先，行业监管部门应重视对采购招投标过程的监管，对采购过程中的违法行为进行及时判定、纠正、制止及处理。特别应对招投标监管机制加强研究，规范招投标流程，完善评标体系，加强中标后跟踪管理，及时洞察招投标中存在的问题并提出整改措施。其次，招标办公室要注意对有关行业主管部门执法活动的指导和监督，不仅要处理好管办分离、协调机制与监管职能交叉等问题，更要结合实际情况，对招投标管理办法、资格预审办法、评标细则等规章制度进行及时调整，对招投标管理活动中出现的矛盾进行及时处理。采用线上招标、投标和辅助评标等科技手段，避免恶意报价现象的发生，从而增强评标的公正性，提高采购流程工作效率。

（三）搭建电子商务采购平台

在信息化全球化高速发展的今天，伴随着中国电子商务环境的蓬勃发展，电子商务采购平台这种全新的采购方式已经在国内得到了广泛的认知与使用。有越来越多的企业青睐使用这种信息化、透明化的采购方式，从而减少企业库存、降低采购成本、优化产业链、提升企业综合竞争力。全面推广电子商务采购平台的重要意义体现在4个方面。

1.缩短采购周期、提高采购效率。通过电子商务采购平台，可以实现供应商异地投标、专家异地评审等功能，不仅可以缩短采购周期，还能提高采购效率。以A 公司为例，该公司2020年各类采购事项共计316项，在使用电子商务采购平台以前，每一项采购都要经过采购计划立项、采购事项审批、价格评估、采购谈判、综合打分、合同签订以及验收结款等线下环节，每个采购事项的平均周期约为1～2个月。在使用电子商务采购平台以后，除了谈判和验收需要线下进行以外，其余环节均可实现线上审批，大大缩短了采购周期、减少了纸张的消耗，实现了降本增效的目的。

2.减少库存，提高资金利用率。A 公司在电子商务采购平台上线运行后，还为本公司的物资管理系统（EAM 系统和NC 系统）预留了接口，使公司采购管理与物资管理实现信息共享，采购部门可以更直观地了解企业库存状况，并根据实时的库存情况调整采购计划，大大降低了公司采购成本。

3.实现信息共享和采购透明化。企业若想提高采购透明度，就离不开采购过程中的信息共享。电子商务采购平台的投入使用不仅可以帮助供应商及时查询过往交易、交货等记录，还可实时掌握企业各类采购、招标信息，从而有针对性地进行报价及投标。同时，企业也可以通过电子商务采购平台，全面了解供应商信用情况以及过往合同履行情况，综合地评价和选择供应商，从而精准知晓市场行情，降低企业采购成本。

4.完善供应商管理。电子商务采购采购平台的另一个重要功能是对供应商的线上管理。其一，供应商可以通过外网自主更新公司信息、资质文件，发布企业最新产品介绍，浏览采购公告，开展线上投标、竞价等活动；其二，企业采购部门可以通过内网对供应商进行线上准入、分类、分级、变更以及评价等操作，不仅能通过建立供应商综合评价指标体系对供应商进行评价，还能避免采购员与供应商恶意串通、暗箱操作情况的发生。

（四）建立健全采购管理制度

在采购管理中，通过推进各类采购制度的“废、改、立”，能使所有相关采购人员按照规定的流程执行，这样可以保证采购过程的规范性和科学性。具体可分为以下几个步骤：首先，建立完善的采购申报制度；其次，结合电子商务采购平台，完善供应商准入、退出以及评价机制；再次，推动采购合同管理机制的建设，规范合同台账，树立留痕意识；最后，采用事前指导、事中监督与事后审计相结合的方式，完善采购全过程的监督检查机制。

（五）加强采购人员队伍建设

加强业务培训，提升采购人员队伍素质能力。一是提高专业能力，通过对企业各部门的走访调研，掌握部门业务运营流程及企业生产经营规律，从而使采购计划的制定有据可依。二是加强对采购人员队伍的法制教育，通过培训使采购人员自觉提高政治站位、坚守底线、遵守职业道德，确保采购活动严格按照相关制度开展。三是对采购人员进行定期轮岗，定期进行绩效考核，争取人人都熟悉采购流程，提高采购工作效率，降低采购成本。

四、结语

科学的采购管理不仅是企业实现降本增效的有力保障，更是企业提高经济效益、实现可持续发展的重要基石。因此，企业在日常采购过程中需要高度重视采购管理，扎实制定采购计划、加强招投标监管、大力推行电子商务采购平台的应用、建立健全采购管理制度、加强采购人员队伍建设等，切实提升企业采购管理质量及水平，最终实现降本增效的目标。