档案馆档案管理存在的问题与对策

2021-11-24

经营者 2021年7期

（石家庄市裕华区档案馆，河北石家庄 050000）

近年来，档案管理事业突飞猛进，许多档案馆纷纷加强档案管理工作，提升档案管理质量，为推动我国档案事业向前发展做出了杰出贡献。目前，我国需要不断完善档案馆档案管理工作，明确档案管理细节，推动档案管理事业向前发展。

一、档案馆档案管理的概述

（一）档案的概念

档案是指人们在社会生活中形成并且被保留下来的原始记录，档案是人类社会的知识宝库，记录着人类社会发展历史，因此，档案具有原始性、参考性等特点。原始性指档案是记录事物发展的原始记录，可以真实地反映某件事物的原始面貌。参考性是指档案可以作为人们参考评价的依据。

（二）档案馆档案管理的内容

第一，档案收集。档案收集是指有计划、有组织地实施档案资料收集工作，将分散在各地的档案收集在一起。

第二，档案整理。档案整理是对不同种类的档案进行分类整理，使原本松散的档案资料变成井然有序的档案资料。

第三，档案保管。档案保管工作是确保不出现丢失档案或者泄密现象，减少档案损坏情形。

第四，档案利用。档案利用是指以馆藏档案为基础，为读者提供档案查阅、复印等各项服务。

二、档案馆档案管理存在的问题

（一）档案整理不够完善

第一，档案目录存在缺陷。档案目录是档案工作人员的重要检索工具，但是档案目录存在单位不清晰、案卷标题不明确、分类不科学等问题时会影响读者的使用效率［1］。例如，在查找某项案卷时，由于案卷标题不明确，使用者很难通过档案标题精准定位档案资源，影响档案的使用效率。

第二，重新整理档案后的问题。近年来，一些档案馆重新整理档案资料、编排档案目录，一些资料编号和卷号都发生了变化，但工作人员并没有及时更新原有的档案标识，出现整理不规范的现象。与此同时，由于档案整理较为匆忙，某些卷号和页码编写错误，再加上目录有所变化，难以根据原有档案记录查找档案信息。

第三，缺乏健全的电子检索系统。信息化社会的发展对档案馆的档案管理提出了更高的要求，档案馆正在积极推进档案管理信息化建设。目前，档案馆缺乏完善的电子检索系统，只支持初步检索，无法精准定位某份文件或者某项报告，最终影响档案馆档案建设质量。

（二）档案馆藏结构失衡

目前，许多档案馆存在馆藏失衡现象。丰富的馆藏资源可以提升档案馆管理质量，并且能够满足社会经济发展要求。但是，一些档案馆存在馆藏资源失衡现象。例如，一些档案馆馆藏多为建国之前的资料，而建国之后的资料数量较少；一些档案馆馆藏主要是文化类资料，但是缺少经济类馆藏文献。由于档案馆馆藏资源失衡，档案馆馆藏资源使用效率受到影响，导致档案馆档案管理质量较低。与此同时，由于档案馆馆藏结构失衡，一些重要资料缺乏妥善管理，极易出现毁损或者灭失风险［2］。

（三）档案管理人才失衡

目前，我国档案馆档案管理更侧重硬件设施建设，忽视了软件设施建设，软件设施包含众多内容，档案管理工作人员就是软件设施中的重要一环。在档案管理工作中，工作人员的知识素养和工作态度直接影响档案馆档案管理工作质量，为此，档案馆需要培养对档案管理人员进行培养，提高他们的专业知识素养，提升他们的综合素质。实际上，我国档案馆档案管理人员综合素质并不高，一些工作人员知识固化，知识面狭窄，难以胜任信息化背景下的档案管理工作，跟不上时代发展潮流。与此同时，我国档案馆档案管理人员缺乏事业心，缺乏担当精神和奉献精神，不具备高尚的职业道德修养，缺乏主动更新知识体系的自觉性，虽然新入职的档案管理人员具备先进理论知识，但是缺乏工作经验，最终会影响档案管理工作质量。

三、档案馆档案管理的对策

（一）完善档案立法

1.坚持档案管理原则

第一，坚持档案管理的公共性。公共性是档案管理必须遵循的重要原则，公共性要求档案管理工作必须以社会利益为价值取向，保障公民个人合法权益。在开展档案管理工作时，档案馆需坚持以人为本的思想，坚持维护社会效益的同时要保证公民个人利益得到保障。

第二，坚持权利与义务对等。在档案管理过程中，档案馆必须坚持权利与义务对等，有权利必有义务，有义务必享有权利，建立权利义务相对等的约束机制，提高档案馆档案管理质量。

2.完善法律内容

第一，细化档案馆档案管理内容。目前，我国并没有明确规定档案馆档案管理内容的相关法律。我国相关部门可以对档案馆档案管理内容做出明确规定，通过立法指导档案馆档案管理工作，确保档案馆档案管理各项工作有章可循，提升档案馆档案管理质量。在立法过程中要听取档案管理工作人员的意见，将工作人员的意见融入相关法律，以确保相关条款具有实用性。

第二，细化法律条款，增强法律条款的可操作性。为提高档案馆档案管理质量，需细化档案相关的法律条款内容，如明确规定档案开放年限，完善档案标准，列举属于可开放档案的内容，以此提高档案管理质量。

（二）加强档案管理

1.丰富馆藏资源

为提升档案馆档案管理质量，档案馆需要丰富自身馆藏资源。

第一，档案馆可以对接政府部门，及时收集政府部门的各项信息资料，同时档案馆还需要扩展自身馆藏类别，将民营企业档案也纳入档案收藏范围之中。

第二，档案馆可以与民营企业取得联系，积极收集民营企业档案管理资源。除了民营企业之外，档案馆还可以积极对接社会团体组织等非政府机构，将这些机构的资源也纳入档案馆档案来源范畴，以此丰富档案馆馆藏资源，提升档案馆馆藏资源质量。

第三，档案馆还可以开展专题收藏活动，通过专题收藏改善馆藏结构。档案馆可以就非物质文化遗产开展馆藏收藏工作，增加档案馆非物质文化遗产档案收藏的品种。除此之外，档案馆还可以积极收集口述档案，丰富档案馆馆藏资源。口述档案是当事人的口述，是采集人采用标准方法收集的历史记录，它是对某项历史事件的真实再现。口述档案具有极高的保存价值，可以成为档案馆的重要资源。

2.加强档案馆馆藏保护工作

为做好档案馆馆藏保护工作，需改善档案馆保管环境。档案馆可以建设档案馆储存室，要随时控制档案馆储存室温度和湿度，调节档案馆储存室光线，减少档案馆储存室灰尘。与此同时，档案馆还需要持续推进档案修复工作，加快破损档案需修复进度，延长档案寿命，可使用化学试剂修复字迹模糊的档案。除此之外，档案馆需要复制档案原件，减少不必要的损耗。档案馆的档案管理工作非常复杂，每次搬运或者扫描都可能造成不同程度的损害，档案馆需尽量减少原件的使用频率，以附件代替原件，提高档案馆档案保管质量。目前，一些档案馆馆藏数量非常庞大，很难在短时间内完成全部复制，因此可优先复制重要档案内容，一般而言，使用频率较高、社会关注度较高、其他档案馆馆藏没有的资源都可以被认定为重要档案馆藏内容。

3.改进检索工具

在信息化时代，为提升档案馆管理质量，档案馆需要信息化的检索工具。为此，图书馆可健全电子搜索系统，提升现有电子搜索系统性能，提高电子搜索的快捷性和准确性，满足使用者求快、求全、求准的心理。

（三）提高档案人员素质

为提升档案馆档案管理质量，档案馆还需要加强档案管理人才培养，提高档案馆管理人员的综合素质。档案馆可组织工作人员参与培训，通过培训提高档案人员的工作素质，转变档案管理人员的思维模式。在培训过程中，档案馆可出台档案管理人员培训条例，规范档案管理人员的行为，激发档案管理人员的学习积极性，提升档案管理人员培训质量。与此同时，档案馆可加强档案人才招聘工作，在社会上选拔可造之才，将有激情、有担当、有素质的档案管理人员招聘到档案管理工作队伍中，增强档案管理人员的整体素质，最终达到提高档案馆档案管理质量的目的。除此之外，档案馆还需要端正档案管理人员的道德品行，培养档案管理人员吃苦耐劳、乐于奉献、甘于寂寞的优良道德品质。