档案管理员的素质与档案管理探讨

池雨浍

（平泉市档案史志馆，河北 平泉 067500）

档案是企业一个重要的信息资料库，为了有效开展档案管理工作，需要档案管理员具备一定的专业素养，并能够有效维持和协调相关工作。在档案管理工作中，档案管理员的素质对档案管理工作有关键性的影响。在新时代背景下，档案管理人员要认清形势，并提高自身的修养，学习和思考相关知识，提高自身的专业水平；要能够采用科学的工作方式，对档案进行分类和调整，使其更加规范化、智能化和标准化，实现企业对档案的高效管理。

一、档案管理人员的专业素养发展方向

（一）需要具备良好的职业操守以及端正的态度

首先，档案管理工作是一项十分枯燥的工作，如果管理人员态度不够端正，就很难在工作中做出实质性的成绩，也就不能有效完成档案管理工作。因此，档案管理工作人员在选择这项工作的时候，就需要做好长期工作的打算，并为工作能够顺利展开付出自己的努力，要从内心热爱这项事业，同时也要能够耐得住寂寞。在工作中要树立良好的信念感和具备相关的职业操守。无论是工作中的大环节还是细微的地方，都要用正确的态度应对，重视工作中的每一个细节［1］。

（二）要有较强的学习能力和终身学习的态度

虽然档案管理工作十分枯燥，但这并不说明档案管理工作一成不变。尤其是在当今社会环境下，随着社会的不断发展和互联网的普及，各种信息不断更新，而互联网技术也越来越广泛地融入各行各业中。因此，档案管理工作也需要积极与信息技术融合，并改变管理模式，在形式上作出调整。因此，在互联网背景下，档案管理人员要具备运用互联网的能力，并将其融入档案管理工作中，使档案管理工作能够与现代社会融合，这就需要档案管理人员有自我发展的意识［2］。

二、培养档案管理人员专业素养的有效策略

（一）明确目标，制定人才培养计划

人才是企业长期发展的一个动力。而档案管理工作具有很强的复合性。因此，企业需要制定长期的人才培养计划，并明确人才培养目标。复合型管理人员，是指在管理工作中有全局意识的人员［3］。当然，这不是说每一个工作人员对实际工作中每一个工作环节和阶段都要插手管理。全局意识是能够在全面了解档案管理工作和内容的情况下，既做好本职工作，也能够在其他相关工作中发挥自己的价值，做到统筹管理。在档案的采集、加工、归纳和整理方面，对这个工作流程和工作中的各个环节要有一定的了解和具备相关知识。不仅要有很强的动手能力，还要能够调动自己的思维，做好相关工作。要擅长档案专业领域的知识，又要能够掌握相关图书和情报方面的学识。对经济和行政管理方面要有一定的知识储备。而这一方面，企业需要有针对性的培养目标，并制定相关人才培养计划，逐步完成人才培养任务，为档案管理工作提供足够的人才，这样才能够保证档案管理工作有序进行。

（二）提升档案管理人员的信息整合能力

信息整合能力是档案管理人员必须具备的一种能力。因为档案工作本身就是对信息资源的整合和加工处理，如果档案管理人员在工作中不具备相关能力，就无法有效完成相关任务。因此，企业在对档案管理人员进行培训时，需要使其具备较强的专业能力，要能够做到对资源精准定位和提取。在保证信息资源连贯的情况下开展档案管理工作。为了提升档案管理人员的基本素养和信息整合能力，企业可以针对性地开展一些小竞赛，并要求所有档案管理人员参与其中，在竞赛活动中给参赛选手制定信息库，布置题目，要求参赛人员能够依据题目对各种信息进行有效整合，并将其整理成一个完整的体系。在比赛中，以用时最短和整合质量高的标准对各个参赛选手进行综合评价，评选出最后的胜出者。通过定期或者不定期的比赛，增强档案管理人员的能力和管理意识。

（三）构建网络学习平台

就当前社会形势来看，无论是学习还是工作都需要运用网络，以此提高效率。在档案管理工作中，企业为提高档案管理工作的有效性，不仅要让档案管理人员在日常生活中加强学习，还要注重人才方面的培养。在培养人才方面，可以借助网络学习平台，对其进行针对性的教育，使其能够真正投入到学习中，学习到专业的知识，这也是提高档案管理人员素养的一种有效方式。例如，企业可以通过网络平台实现对档案管理人员的理论教育和岗位培训，或者举办专题讲座。利用互联网，让更多有关档案管理方面的资源呈现在档案管理人员面前，实现自我学习。此外，档案管理人员也需要有良好的网络学习习惯，以及具备通过网络学习知识的能力。

（四）加强培养信息化人才

受互联网的影响，各种信息和资源逐步向电子方面发展，在未来，电子信息化将取代纸质信息化。因此，档案管理工作也需要完成信息化的转变。在现代档案管理工作中，档案管理人员要在保证工作质量和效率的同时，注意与时代相融合，并利用信息技术，使其融入档案管理工作中，实现档案信息化管理。在工作中要有创新精神，并努力探索，将纸质档案有效转变为电子档案。要转变工作形式，借鉴相关方面的成果和方法，并保证信息的敏锐度，加强相关技能的学习和培训。将难保存的纸质档案转变为易保存、操作性强的电子档案，实现对档案的高效管理。在这方面，企业要加强对电子信息化人才的培养。

三、落实高效档案管理的有效措施

（一）完善档案管理制度

在档案管理工作中，企业要完善档案管理制度，做到以人为本，尊重人才，只有这样，才能够促使档案管理人员发挥自身巨大的潜力，在档案管理工作中将自身与企业发展相结合，从而实现更高效的管理，使档案管理工作更加有序。完善的企业管理制度，不仅能够激发档案管理人员的热情，还能够使其真正投入到工作中，努力发挥自身的价值，满足企业管理需要。企业要完善相关制度。但很多企业不重视档案管理工作。企业要提高重视度，并将档案管理工作的福利与其他部门的福利协同，高度重视档案管理工作，尤其是对档案管理人员要加以重视，这样才能够保证档案管理工作顺利开展。

（二）严格规范文件的制发

档案有很强的机密性，一个重要因素就是档案文件本身就是具有很高使用价值的文件。因此，在管理方面，企业必须重视文件的来源，并严格规范文件的方法，确保在制作过程中按照标准化进行，不能出现错误或者其他问题，影响档案的价值。在建立档案的时候，要确保其真实性，并保证原始凭证，这样才能够很好地奠定文件管理基础。同时，为了加强企业档案管理，在工作中，要保证档案的实物质量，必须规范文件格式，这样在今后的分类和整理过程中才有更多的参考资料。在建立文件的时候，要确保文件所有要素完整、清晰，以便长期保存。

（三）加大投入力度，完善配备设施

现阶段，档案管理工作已经不再单一，而是具有丰富的形式，在工作内容上不断扩展，除了要做好装订、抄写、收发工作外，还要建立电子信息档案，建立档子资料信息库。这就提高了档案管理的难度，同时需要有相关的设备才能够做好电子档案管理工作。因此，企业在档案管理工作中需要加大经济投入力度，完善相关基础设备，使建档工作能够有序进行。如需要购买打印机、扫描仪、电脑等相关电子设备，做好电子设备的维护和更新。为了提高档案人员的工作效率，可以适当提高档案管理人员的薪资待遇，并营造良好的工作氛围，激发管理人员的热情，使其努力做好本职工作，确保档案管理工作水平，为企业发展提供良好的保障。