信息技术在事业单位档案管理中的应用

董莉

（阜新市转型升级服务中心，辽宁 阜新 123000）

信息技术已经渗透到各行各业，极大地提升了各行各业的运行质量。其在事业单位档案管理中的应用，实现了档案的信息化管理，对事业单位档案管理效率与质量的提升有着积极的意义。然而由于事业单位信息技术在实际应用中出现了诸多的不足，限制了信息技术效用的发挥，降低了事业单位档案管理的现代化、信息化水平，档案管理工作无法满足现阶段事业单位的要求，档案管理部门需要加深对信息技术应用的认知，采取必要的措施推进信息技术在档案管理工作中的深度应用，以发挥出信息技术的优势，全面提高档案管理的成效。

一、应用的必要性

（一）时间效益明显

信息技术在档案管理中的充分应用，取代了档案管理工作中的众多手工操作内容，借助信息化档案管理系统，对档案实行电子化管理。纸质档案在完成一系列档案处理流程后，在库房进行妥善的保管，其各项操作在管理系统中完成，而其电子化档案通过分类整理归档后，存储至数据库中，方便事业单位其他部门查阅与调取档案，档案共享程度与利用率得到明显提升，节约了档案管理人员大量的工作时间，时间效益非常明显。

（二）优化组织结构

由于传统的档案管理工作需要众多的手工操作，而事业单位档案管理工作内容多，工作任务繁重，配置的档案管理人员较多，组织较为臃肿，并增加了运营支出。在应用信息技术后，简化了档案管理工作流程，精简了冗余岗位，部分手工工作内容由信息管理系统替代，提高了档案管理的效率，还提升了档案管理的精度，岗位设置也更加科学合理，整个组织结构得到了最大限度的优化，节省了事业单位的运营成本。

（三）安全性更好

纸质档案管理对存储环境有着较高的要求，需要做好“五防”工作，以避免档案遭到损坏，影响到其利用价值，但是纸质档案本身较为薄弱，容易受潮和遭到虫蛀，在使用过程中，如果保管不当或翻阅力度过大，容易发生遗失、破损问题，整体的安全性较低。而使用信息技术能很好地解决以上问题，电子档案保管在云盘或档案部门自身的服务器中，保管的安全等级较高。在档案利用过程中，使用者借助计算机通过互联网查阅和下载档案，无须使用纸质档案，在节约档案管理时间的同时，杜绝了档案丢失、损坏等问题，档案管理效益十分显著。

二、信息技术应用现状分析

（一）应用意识薄弱

受事业单位传统档案管理思维的影响，部分事业单位还在延续以往的档案管理模式，信息技术在档案管理工作中的应用十分有限，仅仅作为一个辅助性的工具，档案管理功能也较为简单，像查阅、调取、录入信息等，整体信息化程度较低。此外，由于档案管理无法产生直接的经济效益，部分事业单位对档案管理工作不够重视，在人员、资金、物力等方面缺少足够的支撑，部分档案管理人员年纪偏大，对信息技术的接受程度较低，导致事业单位档案管理整体信息技术应用意识薄弱，进而对信息技术应用造成阻碍。

（二）信息化建设滞后

由于事业单位重视程度与意识不足，其档案管理信息化建设的进程受到影响，部分事业单位信息化档案管理的软硬件设施更新滞后，信息化设施功能性较差，无法满足现代档案管理工作对容量、传输、处理速度的要求，影响了档案管理的信息化发展。目前，针对档案管理的信息技术已经十分成熟，信息化、自动化、智能化水平较高，但是档案管理信息化基础设施建设的滞后，将限制信息技术能效的发挥，不利于档案管理的高效率、高质量发展。

（三）信息技术素养较差

信息化档案管理工作的开展，对档案管理人员的信息技术素养有着较高的要求，档案管理人员除了要具备较高的专业水平，还需熟知信息化档案管理的知识，并可熟练操作档案管理系统与计算机，从而确保档案信息化管理的质量。然而由于事业单位档案管理人员在信息技术素养方面存在不足，信息技术在档案管理中发挥的作用有限，没有体现出应用信息技术的优势，甚至影响了档案信息化管理的成果。出现这一问题的主要原因是在档案管理岗位设置阶段，没有针对该岗位设置严格的信息技术要求，侧重于档案管理知识方面的内容设置，而忽视了对岗位信息技术水平的要求。

三、信息技术在档案管理中的应用分析

（一）存储技术与备份技术的运用

在档案信息化管理中，需将纸质档案转化为电子档案，并存至档案管理系统的数据库中，以完成电子档案的归档和保存。目前云存储技术发展迅速，信息技术水平较高的云服务提供商可为用户提供云存储空间，保证用户信息的安全。事业单位档案管理可以借助提供商的技术优势，将电子档案存储至云空间，并备份电子档案，以确保档案信息的安全性，这解决了事业单位信息技术水平不够的难题。此外，大数据技术在档案管理中也得到了充分的应用，数字化处理纸质档案，并通过大数据技术进行资源整合，可以深挖档案数据信息的价值，为其利用做好准备。基于云存储与备份技术，将档案存储至安全空间，并对档案进行数字化管理，防止了档案丢失问题，对于事业单位档案管理工作的开展非常有益。

（二）管理软件的应用

将基于信息技术编写的档案管理软件安装至计算机中后，档案管理人员就可通过操作计算机完成档案管理的各项工作。事业单位在档案管理中，可以使用计算机中的各种软件进行档案管理的各项工作，如通过计算机运行档案管理系统，在系统中进行档案文件资料的收集、整理、加工等工作，或者是查阅系统中存储的档案，可以直接检索关键词查找到目标档案。在信息传递过程中，可以使用社交软件进行事业单位内部信息的交互。在使用计算机管理档案的过程中，要做好信息安全管理工作，强化档案管理人员信息安全意识，明确其信息安全责任，规范其操作行为，以防止人为操作失误，或者因网络安全意识薄弱引发档案信息泄露问题。

（三）内部信息网络的应用

为了最大限度地应用信息技术，事业单位需开展全面的信息化建设，不仅要提高档案管理的信息化水平，还要打造内部全面覆盖的信息网络，构建内部高效化运行的信息交互渠道，为档案管理效率的提升奠定基础。所以，运用网络技术、信息技术，将事业单位的管理系统、业务系统、办公系统等进行对接，为档案管理构建一个畅通无阻的数据信息收集网络，各个部门通过网络将需要归档的文件资料、数据信息上传至档案管理系统，可以实现档案管理部门文件资料的实时收集，保证档案的时效性与完整性。

（四）共享技术的运用

云技术为事业单位档案管理信息共享提供了支撑。云技术对网络、硬件、软件等资源进行了统一集中管理，集成了网络技术、信息技术、管理平台技术、应用技术等，根据用户的实际需要，最大限度地为其提供相应的服务，可以与众多终端建立连接，实现资源共享。云技术具备在事业单位档案管理中应用的条件，各级事业单位档案管理部门基于云技术构建档案资源库，对区域内档案进行集约化管理，实现事业单位内部的资源共享，并将档案存储至云端，可避免出现档案的丢失和信息泄露问题，信息安全性得到了明显提升。

四、强化信息技术应用的对策

（一）建立并实行严格的档案管理制度

制度是开展一切工作的先决条件，我国现行的《档案法》明确了各档案管理部门档案管理制度建设的要求。基于此，事业单位档案管理部门需重塑档案管理工作流程，完善管理制度建设，对档案管理方式、管理方法、管理内容等进行优化调整，以打造出实用性强、行之有效的管理制度。第一，对目前档案管理中存在的不足进行深入分析，依据《档案法》的要求与标准，进行管理制度的调整与优化；第二，明确档案管理责任，细分档案工作内容，建立和实施严格的管理责任制度，对档案工作的每一个环节进行监督管理，以避免档案管理工作出现问题，即使出现问题也可以找到直接的负责人，提高解决问题的效率；第三，建立并实行激励机制，明确奖惩标准，形成对档案管理人员的约束与激励，以确保档案信息化管理的质量与效率。

（二）树立信息技术应用意识

为了实现信息技术在档案管理中的充分应用，事业单位应从强化思想意识上入手，树立全员的信息技术应用意识，以促进档案管理信息化水平的提升。第一，从档案电子化入手，把控好信息化档案管理的关键点，明确信息技术应用的优势与必要性；第二，事业单位领导需以身作则，通过学习提升自身的信息技术素养，带动和引导档案管理人员学习信息技术，营造浓厚的信息技术学习氛围，为信息技术应用奠定思想与理论基础。

（三）增加资金投入

针对事业单位信息化基础设施不完善的问题，事业单位需要增加资金投入，将信息化建设提上工作日程，为信息技术在档案管理中的应用做好基础保障。由于信息技术不断更新发展，事业单位应制定长期的资金投入计划，信息化建设应与时俱进，根据信息技术的发展及时更新。第一，将信息化建设作为事业单位中的正式工作，提前进行统筹规划，以长远发展的眼光编制预算，为信息化建设提供充足的资金支撑；第二，制定资金使用计划，严格控制档案信息化建设成本，可与云服务提供商合作，减少硬件设施上的维护成本；第三，引进智能化设备与系统，以智能化档案管理为方向，进一步提高档案管理的现代化水平，实现信息技术优势的最大化发挥。

（四）提高人员的信息技术素养

档案管理人员的信息技术素养水平，直接影响着信息技术在档案管理中应用的成效，所以人员信息技术素养的提高非常关键，事业单位需要提高对信息技术培训的重视程度，对现有档案管理人员进行系统性、专业化的信息技术培训，以提高其信息技术水平。第一，信息技术培训涉及档案管理系统操作培训、计算机技术培训、信息安全培训等，能在确保档案管理安全的同时，提高档案管理人员的实际操作能力。第二，基于信息技术的档案管理知识培训，将当下最为先进的档案管理知识、管理理念、管理技术等纳入培训范畴，全面提升档案管理人员在信息时代档案管理的专业度。第三，加强保密培训，事业单位档案中存在较多的涉密档案，应针对《保密法》进行培训，增强档案人员的安全意识，保障档案信息的安全性。档案管理信息技术的应用，应切实做好人员的相关培训工作，夯实信息技术应用的基础，为信息技术应用效力的充分发挥提供保障。

五、结语

档案管理是事业单位运营管理中非常重要的一项内容，档案完整真实地记录了事业单位日常运行中的重要事物，属于事业单位宝贵的数据资产，具有巨大的参考与利用价值。在信息时代，各行各业实现了信息化的发展，信息技术呈现出了应用的巨大优势，事业单位在档案管理工作中，需充分应用信息技术，提高自身档案管理的水平，以满足社会经济发展的需要，实现事业单位的健康发展、高质量运营。