运用现代信息技术加强基建档案管理路径探究

周冬月

（中国电影资料馆，北京 100022）

一、前言

信息化时代背景下，网络通信与云计算等高新技术改变了人们的生产、生活方式。信息数据传播与处理效率的提升，为基建档案管理的高效率发展提供了信息化改革与发展的方向。由于基建档案涉及范围广，内容多，不仅需要做好大量的信息处理工作，在管理和后期查阅方面也需要耗费大量的资源和精力。合理进行信息化改革，充分发挥信息技术的应用价值，通过加强基建档案信息化管理和高效率改革，不断解决传统基建档案管理中存在的问题，以确保在不断提升基建档案管理水平和管理效率的基础上，推动我国相关产业与企事业发展，促进其管理水平的不断提升。

二、基建档案信息化管理的意义

适应新时代信息化发展要求，强化基建档案管理改革，能够在不断优化档案管理工作流程，全面提升基建档案管理质量的基础上，减少人力、资源等方面的投入与消耗，进而提升基建档案信息化建设与管理水平，推动企事业单位基建档案管理和综合管理水平的不断提升［1］。

首先，信息化建设弥补了以往传统基建档案管理模式中效率不高的短板。本身基建档案信息来源广、内容多、管理难度高，在传统基建档案管理模式下，基建档案管理工作不仅对员工的工作能力要求较高，也对企事业单位的人力资源配置提出了一定的要求。而现代信息技术不仅直接解决以往人力资源消耗大的问题，也进一步提升了档案管理、查询等方面的效率。

其次，传统基建档案管理模式存在很多安全漏洞。一方面是纸质文件不利于档案保密和保存，另一方面是随着基建档案总体数量的累积，很多新建项目的后期维护、资料数据信息的更新，以及档案室内部的扩建都会对档案保密和安全工作造成一定的影响。尤其是一些需要经常查阅的基建档案资料，不仅存在易丢失、损坏的风险，还会由于查阅次数过多、磨损程度增加、年份增长等问题影响整体基建档案管理。为此，采用信息化、数字化、智能化的基建档案管理模式，不仅能够从根源上解决纸质档案的保存问题，还能够提升查阅和整理的效率。对于一些涵盖文字、图片以及音频等多种形式的档案资料，也可以直接进行分类保存和管理，方便后期的归档和查阅。

最后，强化对现代信息技术的应用，全面提升基建档案管理质量、效率，能够在有效提升基建档案资料数据利用率的基础上，减少人力、物力以及其他资源的消耗和投入，这对于企事业的整体经营发展与信息化转型等方面也具有一定的促进作用。

三、当前基建档案管理存在的问题

（一）信息化建设程度低，管理不规范

基建档案管理的信息化建设与管理并不是简单将纸质文档进行数字化存储，需要从多方面考虑，同时做好对基建档案的信息化结构构建和体系制度的细化管理。对基建档案信息化管理与重视的不到位，也会造成基建档案管理信息化建设程度不足。在当前的大环境下，本身就存在对档案管理部门以及档案管理工作的忽视，这与基建档案管理工作的属性有关，也与内部管理方式不合理、档案管理宣传工作不到位等方面的因素有关。与此同时，想要在做好信息化建设改革与基建档案现代化管理等方面实现升级与创新，不仅需要投入大量的资源和精力，还需要配置相关的专业人才和设备设施［2］。

内部基建档案管理工作的优化升级以及规范管理相对简单，但是一些合作单位以及施工方的档案资料收集与管理，不仅需要消耗大量的时间与精力进行互动交流，也需要多方配合共同建立和规范基建档案信息化管理制度。尤其是在项目结束后期，很多规范和管理不到位，造成基建项目档案材料在收集、整理、审核期间遇到诸多管理障碍。其中，项目建设资料缺失、整理基建档案的难度较大、信息化建设不到位以及成档时间较长等，都是影响基建档案信息化管理的重要因素。

（二）专业管理人员匮乏，管理意识薄弱

目前，我国实行基建档案信息化、全面化管理的企事业单位并不多。一方面是相关管理人才和专业人才匮乏，导致即使具有信息化档案管理的条件，也很难在后续管理与发展中持续开展基建档案管理；另一方面，基建档案管理需要耗费工作人员大量的时间和精力，在薪资待遇相差较大的情况下，很多基建部门都没有比较稳定且具有专业能力的基建档案管理、信息技术应用方面的人才。另外，基建档案信息化管理并不是一蹴而就的工作，需要在适应当前社会环境与行业形势的基础上，不断升级和完善基建档案归档、数据信息处理系统，才能够有效开展基建档案管理工作，同时促进企业事业单位的长期稳定发展［3］。

综合来看，当前互联网技术、计算机技术的普及为基建档案管理工作带来了很多便利，但也相应提出了许多的发展、改革要求。想要在适应大环境的前提下做好基建档案管理工作，不仅需要开发或者引进先进的基建档案管理自动化系统，也要积极招贤纳士，聘用更多专业的档案管理人才和技术人才。同时也要不断总结现有管理经验，才能够在不断提升基建档案信息化、智能化管理水平的基础上，建设高效率基建档案管理系统和运行部门，促使基建档案信息化管理与发展的不断进步。

四、合理运用现代信息技术有效加强基建档案管理的路径

（一）明确改革发展目标，细化信息化管理

想要实现对基建档案的信息改革与技术升级，需要制定明确的基建档案信息化管理改革目标。通过对多方面的升级与改革，强化管理人员的思想认知，进而通过完善相关管理制度、体系，进一步营造和构建良好的内部管理氛围和内部管理体系［4］。

首先，从思想上进行全面深化改革与升级。从管理层入手，全面更新内外部档案管理人员对信息化建设与改革的认知，明确信息化建设的重要意义，同时做好对各方面责任的划分和工作任务的分配，确保基建档案管理工作的有效性，使其符合未来发展改革需求。

其次，从基础设施以及信息化技术方面进行升级。对于一些现存的管理问题和不足积极进行改革。对于基建档案管理网络化平台、现代信息技术等方面的应用、管理不到位的，可以通过购买专业设备设施、引进专业技术手段以及专业人才等方式实现全面应用与优化管理。对于一些现存的设备应用和管理方面存在的问题，也可以通过优化内部资源配置和细化档案管理平台建设等方面，控制相关资源的投入和后续改革计划的管理，确保内部资源、人员等方面的最优配置。同时也让档案管理部门、基建档案管理工作人员以及其他部门认识到当前基建档案管理信息化建设和基建档案管理效率提升的重要意义。

最后，为了有效维护基建档案管理信息化升级与改革的有效性，在基建档案高效率管理、改革期间，也可以强化对专业人才的选拔和培训，通过对人才管理方面的优化升级，进一步促进基建档案信息化管理水平的提升。

（二）强化对现代技术的应用，构建基建档案网络一体化管理平台

现代信息技术的飞速发展，为基建档案管理平台的建设提供了多方面的便利。搭建具有个性化特色与多功能需求的基建档案网络一体化管理平台，能够在充分提升基建档案管理工作质量与效率的基础上，全面提升企事业单位的内部信息化管理水平。

根据不同的工作以及管理发展需求，强化对现代信息技术的应用。

关于信息数据内容的处理和一体化办公，可以在构建基建档案网络一体化管理平台后，根据当前的发展、管理需求进行针对性的优化升级。比如有关数据采集和信息整合功能方面的升级，可以通过内部集成模型的设计与优化实现升级，集中处理基建档案材料中不同类别的内容，同时做好分析、整理、储存等方面的工作。对于搜索与编排功能的优化升级，集中整改有关便捷式搜索方面的功能，可以通过全文数据检索关键词、信息提取等进行多维度升级，确保能在基建档案多且杂的数据信息中快速检索、查阅所需的材料和信息。在此期间，也可以通过内部基建档案管理的优化和升级，或者项目名称、数据资料整理方面的排版设计等，全面提升和优化数据检索功能。

另外，有关数据安全和网络平台运营维护方面的工作也需要集中优化和升级。除了基础性的账号登录、档案信息查询以及个性化信息记录等，还可以集中针对不同形式的后台数据和账号等级划分权限层级，通过对网络安全系统的升级与维护，避免内部人员在查阅档案信息的过程中造成个人信息数据泄露或者系统数据流失。同时也要做好各方面的监督、审查工作，比如在数据信息存在异常时，及时预警和提醒后台数据维护和管理人员，确保使用者的操作记录在有需要的时刻能够被平台调取，同时也能够全方位保障基建档案的安全性。

（三）规范档案管理制度，强化内外管理沟通互动

强化各部门之间的沟通互动，建立规范的基建档案管理制度体系，由此能够在明确多方职业与权限的基础上，提升档案管理工作的质量、效率。同时也能规避工作人员不足，或者多方交互信息数据更新速度慢等造成的基建档案信息化管理效果不显著等问题［5］。

首先，强调责任与工作任务的划分。对于发现或者已经发生的基建档案管理工作问题和失误，及时追究相关责任人和管理人员的责任，并做好相关的教育、惩戒工作。对于外部合作单位沟通互动积极性差、档案资料保存和上传信息存在问题的情况，及时向上级人员反馈，并提前与合作单位以及部门做好责任、任务、权限等的划分，避免出现纠纷就互相甩锅或者推卸责任等。

其次，加大细化实施奖励惩罚相关制度的力度。对于表现优秀的员工和管理人员，及时对其部门及个人进行表扬和奖励。通过榜样作用的发挥，全方位规范和优化内部基建档案管理制度体系。对于一些存在不合理工作思想以及工作态度不端正的管理人员，不仅需要做好相关惩罚、教育工作，也需要根据问题的等级、影响等进行精确打击，打造良好工作氛围和工作环境。同时也要反向观察部门管理条例、基建档案管理制度措施是否存在漏洞和不足。为了进一步建设良好的内部管理工作环境，也可以建立专属的员工意见反馈通道，确保上级以及管理层人员能够第一时间了解基建档案管理工作中存在的问题和信息化建设等方面存在的不足，积极改革并不断完善，确保在打造良好企业文化和工作氛围的基础上，激发调动全体员工的工作积极性与上进心。

最后，规范内外工作交接以及核对管理流程。对于一些需要长期交互的档案资料，创建专项工作流程，确保信息化基建档案系统能够及时录入相关数据、更新信息，避免后续出现数据和资料缺失等问题时找不到责任人。对于一些监督管理人员的权限划分，也可以参照阶梯式和多位一体管理流程的设计，确保在不会过分干涉档案管理人员工作的同时，增强监督、管理、交接等工作的规范性和有效性。

（四）配置专业人才队伍，全面提升档案管理水平

基建档案信息化管理的质量的与人才队伍的质量息息相关。想要全面提升基建档案信息化管理的水平和工作效率，需要强化对专业人才队伍的构建和对管理型、技术型人才的培养，能够在不断提升专业人才队伍素质的基础上，全方位实现基建档案管理的信息化、高效性发展。

一是根据当前档案管理人员队伍情况做好合适的人才选拔、聘用。可以通过内部体系机制的改革升级来筛选具有发展潜力和专业能力的档案管理、技术人员，也可以通过招聘符合具体工作需求和未来基建档案管理信息化建设管理要求的专业人才来补充原有档案管理人才队伍。二是想要保障基建档案管理工作人员具有稳定且符合工作发展需求的业务能力素养，强化人才培训与现代信息技术升级也是比较有效的管理措施与发展途径。三是结合基建档案管理当前的情况与档案管理工作的优化需求做好人员待遇的升级和工作内容的细化管理，以进一步完善档案管理工作考评制度体系，强化档案管理人才队伍的建设与管理。

五、结语

积极应用现代信息技术强化基建档案管理，能够在充分适应社会发展变革趋势和行业发展要求的基础上，不断提升基建档案信息化管理的质量和效率。构建信息化、智能化基建档案网络一体化管理平台，完善内部管理制度体系，强化专业人才队伍建设与管理等途径，能够全方位提升和保障基建档案信息化管理的有效性和实效性，推进基建档案管理以及内部管理水平的不断提升。