企业档案保密管理隐患与对策研究

王 倩

（中国能源建设集团有限公司葛洲坝集团，宜昌 443000）

引 言

在企业的日常经营和运行过程中，部分档案资料因涉密，对保密管理程度要求较高，需加强日常的保密管理，从而确保重要涉密档案资料及信息不被泄露。但通过对实际工作情况的分析，可发现企业档案保密管理工作中存在着一系列问题，严重影响档案信息的安全管理效果。为解决这一问题，本文就档案保密管理隐患进行深入分析。

一、档案保密管理工作中存在的问题

（一）未建立健全规范的档案保密制度

在档案保密管理工作中，首先需要管理人员制定科学的管理制度，并围绕制度开展档案保密管理工作。通过对实际工作情况的分析，发现存在因定密不规范而造成部分归档文件资料无法正常归档和使用的情况，影响档案管理工作的有效开展。具体表现在以下几个方面：第一，部分企业在档案管理工作中，并没有根据定密审批手续对企业运行过程中产生的文件进行准确归档，无法保证档案的保密性，影响后续管理工作的开展；第二，部分企业在档案保密管理工作中，虽履行了定密审批手续，但没有对归档保密档案进行准确标识，致使工作人员在档案管理工作中无法明确涉密档案的密级与保密期限；第三，缺乏科学的定密细目，造成部分档案信息出现漏定、错定密级的情况。

（二）存在定密不解密的情况

部分企业在档案保密管理工作中，出现档案管理工作不到位的情况。当涉密档案已到解密期时，仍采用涉密文件的管理方式进行管理，影响后续档案信息的管理和利用，降低了档案管理效果。其中，定密却不解密的问题在军工企业档案保密管理工作中普遍存在，是影响档案安全隐患最主要的问题，也是当前亟须解决的问题。

（三）文件管理与保密管理要求不相符

在档案保密管理工作中，需制定与保密管理工作要求一致的文件、资料归档流程与规范标准，要求工作人员严格参照规范开展各项工作，以确保涉密档案信息的完整性与安全性，杜绝在后续工作开展中发生失泄密事件。但通过对实际工作情况的分析，发现在文件资料立卷归档管理过程中，未能将保密文件与普通文件分开，而是采用统一的方法与流程对应归档的文件资料进行操作与管理，这一方式无法确保涉密档案资料的安全，影响安全管理工作的实施。这一问题需引起企业档案人员的重视，应做好前期资料整理分类及归档工作，避免在后续归档过程中出现操作不当造成的信息泄露。

（四）保密措施有待完善

当涉密文件资料按要求归档后，档案工作人员应严格按照保密制度进行管理，确保档案信息安全，并全程监管。通过对实际工作情况分析，发现部分军工企业未能根据实际档案管理工作特点制定保密审查登记制度，从而无法保证档案信息安全管理工作的效果，影响档案保密管理工作的后续开展。科学合理的档案保密措施是提升档案管理工作效果的抓手，同时也是避免信息泄密的重要手段。在档案信息安全管理工作中，应注重保密措施的完善与创新，以达到确保档案信息安全的良好效果。

二、档案保密管理问题造成的泄密隐患

在档案保密管理工作中，安全管理工作尤为重要，它是确保信息安全、杜绝失泄密事件发生的重要举措。管理中存在的种种问题容易造如下隐患。第一，出现档案管理与保密管理脱轨的情况。涉密文件在归档过程中，如不能按照相关的规定进行，那么在定密、解密的环节会出非常多的问题，无法保证档案的管理安全与利用效果，容易造成泄密隐患。第二，在保密档案管理工作中，若不能将应归档中的普通文件资料与泄密文件资料分开，对涉密载体进行监管、登记建账，将会在未来的工作过程中出现严重的泄密隐患，严重影响涉密文件的归档管理。失泄密影响十分巨大，是当前工作中必须解决的困境，也是保证军工企业档案资料管理安全的关键因素。第三，影响涉密信息的使用范围，无法建立责任监控体系。通过相关的调研工作，发现部分军工企业在运行的过程中并没有建立对外提供文件资料时的保密审查与审批流程，无法为档案管理部门相关工作的开展提供依据，使档案管理工作人员在工作过程中无法确定涉密文件的使用范围，无法实现对涉密档案文件的准确监督，无形中形成了严重的涉密隐患。

三、解决档案保密管理隐患的对策

为了提升企业保密档案管理效果，避免出现涉密信息泄露的问题，需针对企业实际情况，制定科学的管理对策，要求企业档案人员做好安全管理工作，提升安全保密意识，确保档案资料的完整性与安全性，为企业建设发展提供有效的档案信息支持。

（一）立足实际，建立定密、解密责任制度

在军工企业保密档案管理工作中，根据国家出台的《武器装备科研生产单位保密资格标准》及行业内的标准，制定符合企业工作实际的定密制度、规范及细目，细化定密、解密责任制度，明确各岗位工作人员的责任与工作内容，严格按照规章制度进行涉密档案的保护与归档管理工作，避免因制度缺失而造成档案信息泄露，影响企业档案业务工作的开展。制度的建设与完善，不仅能使档案管理人员对涉密档案的归档与管理更加清晰、具体，也可以使其更加规范化、严谨化、细致化地开展日常工作。在日常管理工作中，发现其中有涉密档案已到解密期限时，密级生产部门需发布解密通知。随后，档案管理人员应按照制度办法操作流程对涉密档案进行相应的解密处理。按照规章制度进行管理，不仅可明确工作规范的操作流程，还可以规避其他管理和操作中出现的泄密问题，从而提升档案保密管理工作的效果。

（二）定期清查，强化保密档案管理效果

在保密档案管理工作中，管理人员可以通过定期清查的方式对保密文件进行管理，对定密、解密情况进行总结、分析，为后续档案相关工作的开展和利用做好铺垫。在日常工作中，档案管理部门可根据企业定密管理的条目对已归档的文件资料进行收集、整理。对定密不当的档案资料进行调整、修改，对涉密的档案密级进行复核、清查，确保涉密档案资料管理的科学与细致。定期开展清查工作可避免在涉密档案及资料的使用过程中，因密级标识不清晰而发生档案信息泄露事件。在实际工作中，建立详尽的涉密文件资料台账，采用单独立卷归档的方式管理涉密文件资料，提升档案管理工作效果。同时，可利用日常清查工作的长效机制，优化涉密文件资料管理效果，提升安全管理质量。

（三）确定涉密载体运用范围，提升管理质量

企业档案管理部门应根据定密条目、细目确定涉密档案的利用范围，要求档案管理人员根据规章制度开展各项日常工作。在实际工作中，根据保密审批制度，对档案工作人员进行保密宣传教育，要求档案工作人员严格按照规定开展各项工作，如收集、整理、保存、查阅与利用等，绝对禁止在工作中出现复制、摘抄、拍照等会造成失泄密风险的现象。当确定涉密载体的使用利用范围后，可以通过宣教培训等不断提升涉密管理人员的责任意识，确保档案信息安全管理工作见成效、见实效。

（四）加强人员培养，提升保密意识

在档案保密管理工作中，档案人员的安全意识与保密意识是影响档案信息管理效果的重要因素。为避免因人员管理不当而造成的档案失泄密隐患，可以组织定期的培训活动，对从业人员进行保密业务、责任技能教育，不断提升工作人员的道德素养与业务能力水平。首先，进行思想政治教育工作，提升从业人员的责任意识与岗位工作意识，在思想政治教育工作中不断强化涉密档案管理工作的重要性，并根据规章制度做好本职工作，提升档案管理工作效果。其次，进行业务技能培训，强化并掌握涉密文件的整理、归档、管理等相关工作流程，并严格按照要求开展工作，避免因操作不当而出现档案信息泄密的情况，最终影响涉密档案安全管理工作效果。最后，可构建专业涉密档案管理人员队伍，主要负责涉密档案的日常管理工作，从档案人员综合水平的提升上确保涉密档案的安全管理。

（五）建立涉密档案监控管理系统，提升安全管理质量

在涉密档案管理工作中，可搭建涉密档案监控管理系统，将物防、技防作为档案保密管理工作开展的助手，加强对档案信息的监督、监控，确保各项工作开展的合理性与合规性。监控管理系统的建设，可了解和分析涉密信息载体的分布情况与使用情况，能够及时发现并提前预判失泄密隐患，从而杜绝泄密事件的发生。利用新时代下的技防、物防手段，可预判涉密档案管理中出现的问题，通过系统的查找、分析事件可发生泄露的原因，及时有效地制定解决对策，提前预判，确保涉密档案信息管理的安全性、有效性。通过建设涉密档案监控管理系统，实现对涉密档案的动态监督管理，无形中提升档案保密管理效果，推动企业内部各项经营决策的有效进行。

结 语

在企业档案保密管理工作中，由于保密措施、管理制度不健全等问题，增加了企业涉密档案管理的失泄密风险。因此，在企业的实际工作中，建立健全各项规章制度，落实定密、解密责任，并采用定期清查的方式及时发现和解决问题尤为重要。要加强对涉密档案的日常监督管理，提升档案管理人员的安全意识与责任意识，不断优化涉密档案管理效果，从而做到企业档案保密管理工作的安全有效。