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水利工程设计档案定密工作存在的问题和对策

2019-11-23

办公室业务 2019年12期
关键词:责任人保密单位

在水利设计档案中包含地质勘察、地形测绘、水文气象、水资源规划、工程设计方案等重要资料,针对档案展开定密工作有助于保护档案的安全性,避免档案泄露引发安全问题。因此,本文研究水利工程设计定密工作存在的问题具有现实意义,通过提高定密工作质量,有效地提高档案安全性,为社会稳定和谐提供保障。

一、水利工程设计档案定密工作存在的问题

(一)缺少专业定密人员。在定密工作中,设计单位存在一定误区,如很多设计单位认为没有机密需要保密,也有很多单位认为定密对于设计档案并没有益处,或者认为级别越高越安全,定密越多越安全。这些认识误区多是由于定密人员不专业、缺少定密意识,单位缺少定密机构。由于定密人员的错误认识,对定密工作存在侥幸心理,使得定密准确性受到影响。同时设计单位的设计人员认为档案加密会影响工作效率,在定密工作中参与的积极性并不高,还有一些员工认为定密程序过于麻烦,没有必要定密处理。在设计单位内部,员工对于定密工作的认知存在偏差,导致定密工作得不到重视,缺少专业组织的推进。

(二)定密工作机制不规范。经过多年实践,国家保密部门以及相关机构确定了定密工作的90余个保密事项,使大部分定密工作具备了参照依据。但是受到多方面因素影响,定密工作缺乏规范性,很多保密事项的规定制定过于复杂,定密工作机制缺乏规范性,定密程序过多,造成定密程序实践性低,和实际工作脱节,影响到定密工作的准确性。在多年定密工作实践中,保密期限不确定、缺少保密标识等问题经常出现。并且在定密工作中,经常忽视知悉范围的确认,一些无关工作人员也可以随意接触设计档案,产生了安全风险。

(三)定密责任人法律地位不明确。我国《保密法》对定密责任人进行了规定,单位负责人以及指定人员作为定密责任人,用来负责机密的确定、更改和解除。《保密法》虽然规定了单位负责人是法定责任人,但是责任人的任职条件以及产生程序并没有给出明确规定。在实践工作中,单位的负责人还需要对单位复杂事务进行处理,不能全身心展开定密工作。单位定密工作经常安排制定人员进行,确定责任人时带有明显的随意性,对于开展定密工作十分不利。水利单位规定单位负责人作为责任人,但是对责任人的法律定位并不明确。这样在工作中责任人失去了权威性,给定密工作带来不利的影响。

(四)缺失监管机制。在设计单位中,设计档案的定密工作是系统性工作,需要对各类事项保密等级进行确定。在定密工作中,缺少监管机制和监管队伍直接影响到定密工作的开展。设计单位受到人事制度的限制,并没有设置保密岗位,保密工作是其他员工兼职进行,从而影响到定密工作。由于兼职的工作形式,工作变动较大,员工保密意识不够强烈,对于业务知识也不够熟悉,导致定密工作的实施无法顺利开展,无法获得理想的定密效果。在监管机制缺失的情况下,定密工作安全性失去保障。

(五)定密人员自身能力有限。在很多设计单位中,定密人员对于定密程序并不了解,还有部分人员不知道《保密范围》的具体内容。此外,定密人员对于工作重要性的认识并不到位。在工作过程中,很多定密人员抱着宁错不失的态度展开工作,导致定密工作存在过度的问题,经常出现乱定、广定的情况。这样的工作方式,将普通的工作信息进行了加密处理,削弱了定密权威性。

二、水利工程中加强设计档案定密工作的对策

(一)建立应用型组织结构。在水利工程的设计单位中,需要建立专门保密机构或者队伍,在领导带领下,根据项目具体特点,从部门岗位职责出发,建立定密工作小组,在小组之间展开交叉检查,避免定密随意性。设计单位领导人员需要发挥出领导作用,带头落实法律法规,严格执行定密机制以及定密程序,提高针对定密工作的监管力度,推动定密工作朝向科学化和制度化发展。同时领导人员需要重视定密工作,为定密工作的开展提供人力和财力的支持。

(二)细化档案定密工作机制。为了让水利工程中定密工作更加准确,需要从实际情况出发,制定事项一览表,一览表的内容主要包括保密期限、秘密范围以及知悉范围等,向工作人员公布知悉范围。工作人员按照事项一览表内容,将设计档案工作中关于国家秘密的相关事项制定对应的保密级别,让定密工作可以更加准确。在定密工作过程中,需要严格依照保密期限以及保密范围,档案保密等级和期限不能随意更改。对于模棱两可的事项,先根据标准拟定保密级别,然后向国家保密部门进行上报。

(三)针对定密工作来展开宣传。为了让定密工作得到更好的开展,需要使用多种方式加强定密工作的宣传力度,提高水利工程工作人员整体定密意识。例如:在企业的板报中安排保密工作的宣传内容,积极举办保密知识的竞赛,通过举办各种宣传活动,让员工提高保密意识。企业要支持定密人员参与国家保密局开展的各类培训项目,定密人员在培训活动中及时掌握保密领域的法律和法规,在工作中加以遵守。在宣传和培训活动中,定密人员可以统一思想意识,让定密意识大幅提高,推动工程定密工作的展开。

(四)加强定密工作监管力度以及检查力度。企业要展开定密工作的监督和检查,保证定密工作的规范性和准确性。定密工作的监督要在定密工作前后同时展开。设计单位需要组建专业监督小组,对定密工作每一项工作展开检查,明确指出定密过程的问题,按照《保密法》对定密过程进行纠正。另外,要鼓励设计人员敢于提出定密异议,让定密流程不断完善,推动定密工作的科学性发展,避免由于定密工作不准,造成设计档案泄密。例如:设计单位领导人员按照季度随机抽查档案定密情况,将抽查情况记入定密人员的绩效评定中,以起到监管检查的作用。

(五)持续展开定密培训工作。企业需要严格管理定密责任人,责任人不仅需要具备上岗资格证明,更需要接受持续的培训训练。首先需要在上岗前接受岗位培训,要求全部定密人员可以接受专业的训练,保证定密人员可以具备较高的定密意识,能够完成岗位工作。其次要对不同部门的人员展开对应的培训,对不同级别员工设定不同的考核标准。只有通过培训考核的员工,才可以获得责任证书,才能够持证上岗。例如设计单位邀请高校专业讲师对定密人员展开培训,结合国家法律法规,从定密意识到定密行为展开系统的培训,保证员工都能科学展开定密工作。

三、结论

综上所述,在水利工程设计单位进行的档案定密工作中,存在着缺少专业定密人员、定密工作机制不规范、定密责任人法律地位不明确、缺失监管机制以及定密人员自身能力有限的问题。针对这些问题,本文提出了解决对策,需要设计单位积极建立应用型组织结构,详细化设置档案定密工作机制,针对定密工作来展开宣传,明确定密人员法律地位,加强定密工作监管力度以及检查力度,并持续展开定密培训工作。

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