医院档案管理工作中存在的问题与对策研究

2021-11-23滨州市人民医院刘嵘

办公室业务 2021年2期

文/滨州市人民医院刘嵘

医院的卫生管理、医疗、药品管理、科研、预防保健以及教学等活动当中往往会形成许多文件，即医院档案，此类档案主要的保存载体为图像、文字以及图表等。医院档案一般会在协调、指导工作顺利开展以及制定医院决策与工作计划过程中发挥重要作用，属于宝贵的资料。伴随当前信息化技术的全面发展，医院档案管理工作将面临诸多挑战与机遇，其对于医院的重要性愈发明显，医院对此应当予以高度关注。

一、医院强化档案管理的主要作用

（一）优化医院的人才选聘环节。对于现代化的企业、单位和机构而言，人力资源属于关键的驱动力。因此，医院若想取得进一步发展，就应该致力于广招贤才，以便为自身引进更多新鲜血液，进而提升医院的综合水平。在人才和医院之间，档案能够将双方有效联系在一起，这可以使医院从档案中掌握应聘人员综合能力及其薪资期望，在很大程度上能够帮医院简化选聘内容与环节。在选聘人才后，以档案为基础针对性培训人才，能提升医院整体医护水平，推动医院快速发展。

（二）帮助医院深入开展建设工作。在民众日常生活水平逐渐提升的新时期，其对自身以及亲友的身体健康愈发重视。因此，医院若想紧随时代发展的步伐，应充分重视日常的档案管理工作，以便对自身日常的运营状况加以充分掌握。在医院档案当中，重点包括了医院的人事状况，科学利用与分析医院档案，可以帮医院构建更加合理的人力资源信息系统，以便有效管理医院内部的人力资源。医院内部有相对复杂的人事状况，而合理的人事档案管理工作能够将更准确的依据提供给医院的人力资源管理部门，科学的分配人力资源，最终推动医院整体管理水平提升。

（三）使医院医疗质量得以提升。档案管理当中还包括病例，其作用也十分重要，其通常会收录各种类型病患信息以及疑难杂症，对医院日常进行的各种科研项目而言，属于重要和珍贵的参考材料，同时也属于对医院整体医疗水准展开评价的关键指标。在卫生医疗领域当中应用先进的信息化技术，更便于开具和保存病例，也能够随时对自身健康情况加以了解。所以医院必须提升重视病例的程度，进一步提升医疗水准。

二、医院档案管理工作中存在的问题

（一）档案利用率较低。因为部分人员并不重视医院的档案管理工作，认为档案管理工作是确保资料不丢失，只重视保存管理，忽视了对档案资料的有效利用，导致保存的档案过于单一，不能充分明确档案室对于档案信息的重要性，而管理人员也不能引导各科室有效利用档案信息，不能按照医院发展历程对有利用价值的信息资源进行开发，降低了档案信息的利用率。

（二）专职管理人员较少，管理素质不高。在病患增多的情况下，大部分医院逐渐把日常运营的中心转移到提升医护人员整体水平上，却忽略了档案管理人员应该具备的素质。根据相关调查可知，如今我国许多医院未聘用专职的档案管理人员，其中兼职人员居多。此外，这些兼职人员年龄较大，知识水平与文化素养较低，且未经受过系统培训、学习，专业技能与知识极为匮乏，这对于医院日常落实档案管理工作极为不利。

（三）相应制度尚不完善。虽然许多医院如今的管理制度较为完善，且各科室、各部门的工作范围与职责也较为明确，然而档案室的制度依然没有得到有效改进和更新。大部分医院的档案室依然使用旧有的管理体制，其最明显的劣势在于不能有效分清人员的职责，整体管理效率偏低，更不能形成有效、统一的档案管理系统。与此同时，医院在日常考评管理制度的目标时，基本不会考评档案室。这种方式往往导致档案信息未被专人进行统一管理，许多职工档案以及历史档案等散落到各科室、各部门，这对于档案调阅工作而言极为不利，同时会埋下较大的安全性以及完整性隐患。

（四）领导层的不重视。现今部分医院的领导层并不重视自身的档案管理工作。其中大部分领导人员认为做好医院的科研以及医疗等工作才是医院日常运营过程中最重要的工作，此外医院档案管理工作不能为医院创造出直接的经济利益，所以医院自身档案工作的开展并不顺利。除此之外，许多医护人员由于日常会将更多精力放在自身岗位当中，因时间紧迫，对于日常工作所涉及诸多内容未认真进行积累和记录。还有一部分院内人员认为此项管理工作并不关键，未将医院档案完整保存下来，最终致使大部分重要信息缺失。

三、提升医院档案管理工作质量的对策

（一）全面开发利用档案信息。1.做好归档电子文件的管理工作，对院内网络资源的共享功能展开全面利用，以便直接转换各科室、各部门所生成的各类文件以及上级来文，随后将其归入档案数据库中。一同归档电子文件和纸质文件，进而实现同步运行院内办公的自动化系统。2.提升硬件、软件基础设施投入资金。院方必须着眼于实际，对现有的设施根据设备适当超前与延伸以及填平补齐等原则加以有效利用，并且合理采购、引进设备和技术，诸如海量储存、图文影像扫描、数据库服务器以及路由器等各项设备。3.充分借助院内网络构建适合医院自身的档案信息网络，提供远程检索光盘、上网发布新信息、联机查询公共目录以及电子邮件等服务，另外还应提供咨询档案信息的相关服务，以便定题、定向为广大用户提供的信息咨询服务更加具备交互性，同时借助先进的信息技术提炼、加工与深度挖掘档案信息，以便将更多的2次、3次加工信息产品提供给医院，使医院自身档案服务等业务、服务质量等得以提升，最终使档案的本质作用被发挥出来，并为医院带来一定的经济效益。如今医院需要把先进的网络技术融入日常档案管理中，并且建立健全档案网络管理平台，将大量模块设置到平台当中，以便实现分类管理医院档案。4.充分利用网络分析软件，有效分析、整理医院档案信息和数据，以便实现充分开发、利用互联网。借助先进的信息化技术，可以集中管理医院档案，并且使档案管理的流程实现合理简化。除此之外，院内的医护人员可以通过社交软件共享、传递数据资料，进而使档案使用效率得以全面提高。在以往的档案管理模式中，各类纸质档案将占据许多空间，同时也有着极高的环境要求，基本都是以人工的模式查阅、传递档案，这使得此项工作受到极大的时间与空间限制，降低了医院整体管理效率。而信息化技术的应用，能够为医院档案室节约极大空间，管理人员会以电子数据的方式将档案存放到电脑当中，这些档案不会被气候、环境等因素所影响，进而使档案管理的整体质量得到大幅度提高。同时，院方也无需对档案室信息安全等问题加以担心，仅需将防火墙安装到电脑当中便可以了，进而使档案管理安全性得到提升。

（二）打造更为专业的管理人才团队。医院应该落实以人为本的人才管理理念，注重对兼职以及专职档案管理人员的培养工作，以便让这些管理人员明确自身需要做什么、应该如何去做，不断提高自身工作素养。此外，还应为档案管理人员创造和同行学习的机会，拓宽档案管理人员的视野。同时，提升专兼职人员的紧迫感与危机理念，对其知识架构加以优化，及时补充并更新其专业知识。此外确保管理人员能够主动掌握医院各事件发展历程，熟悉医院动态，主动参与医院各种活动，保持和各科室、各部门的沟通，继而完整收集档案资料信息。

（三）完善档案管理相应系统与制度。通常情况下，医院的档案管理工作有着严谨性以及条理性等特点，而档案管理制度的完善便是确保医院档案管理工作顺利完成的关键与基础。各大医院应当充分结合国家有关法律、法规以及自身的具体发展状况，确保所构建的管理制度更加合理。此外，还应完善相应奖励以及监管系统，将范围里各科室、各部门都统一到档案管理的工作内容中，确保档案管理工作区域规范化和标准化，实现医院整体管理与档案管理相协调、相统一。另外，还应完善以下制度、体系：1.健全档案的收集体系。使各部门能够明确自身责任，强化检查监督工作，保证医院各科室、各部门能够完整、及时地上交各种档案。2.完善档案的分类体系。安排专业人员按照档案不同的类别与性质分类档案。3.加强档案的保管体系。构建管理档案库的相关责任制度，安排专人定期对档案实际存放状况、仓储设施的维护情况等进行检查，从而保证医院档案始终处于良好的状态，并且详细记录档案借阅细节。

（四）提升领导重视程度，强化其管理思维。对于医院的领导层而言，应该将更多精力放到档案管理工作当中，使档案管理工作被提升至与科研、医疗平齐的高度，严抓管理质量。同时，院方也需要加大《档案法》宣传力度，促使全员强化档案管理思维，使之能够主动配合档案管理人员。唯有全院人员协同合作，才能确保医院自身档案管理质量与效率得以全面提升，最终推动医院为社会提供更良好的医疗服务。