“三”谈新形势下高校办公室工作

文/湄洲湾职业技术学院 李慧颖

习近平总书记在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》中曾用“重、苦、杂、难”四个字概括办公室工作的特点，指出了办公室工作的不易。新时代背景下，高校面临教育改革和发展转型的难题，高校办公室同样面临着新的问题和挑战。办公室人员要适应新时代党政工作要求，抓好工作职能落实，在岗位上担当新作为，展现新风采。

一、落实“三办”职责：办文、办会、办事

长期以来，办公室事务以“杂”字突出。“办公”，顾名思义是“办理公务”，涵盖范围广，指向不明晰，在需要多个部门通力合作的工作中，办公室通常被作为统筹或牵头部门委以重任。新时期虽然政务有所精简，但“总管”业务并未瘦身。“三办”还是办公室最根本、最基础的职责。

（一）办文重在把好内容关。办公室材料通常是党委、行政意志的直接体现，是高校办学理念的缩影，是其他处室、二级院系参照执行的范本。办公室材料要做好如下几点：一是内容要严谨。办公室的文件一旦发布，就代表顶层工作决策。办公室起草的文件，内容必须是严谨的，传达的信息是准确的，不要求文字多么优美，但传达的意旨是没有偏差的。二是文字要通达。虽然说要注意遣词造句，但要避免使用艰深晦涩的表达方式。公文是白话文写作，是行动的指南，关键在于可理解、可操作。送给领导看的，要通顺明白，使领导少在用词用句上再花费脑筋。传达给其他人的，要简单明了，迅速领会工作意图。惜字如金，但语义通达，是需要下一番苦功夫的。三是格式要规范。办公室文秘要熟练掌握十五种公文类型，区分不同种类公文的写法和用途。要对照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，规范格式写作。办公室人员通常在自己充分了解和掌握公文格式的同时，还要承担其他处室发文核稿的工作，因此要注意加强处室内外培训，确保发文的规范性。

（二）办会重在把好服务关。一是会前做好“预习课”，要提前掌握会议基本信息，通知参会人员、参会时间、参会地点、参会主题。要提前收集和分发会议材料，确保不遗漏，方便与会人员根据材料充分参与到会议研究中。要提前做好会场布置，设置必要的横幅或字幕，考虑是否需要会议签到，桌牌或座位如何符合礼仪地摆放等，把氛围布置到位。二是会中做好“专业课”。随着精简会议、专业管理的要求，会务管理也日趋专业化。有些高校通过物业外包方式，实现会务专业化。物业队伍配备统一的服装，负责茶水热水，处理会场出现的一些突发状况，如会议系统的调试等。当然，不管是否配备物业管理队伍，会务专业化、精细化都是办公室业务的题中之义。办公室人员作为会务管理的主力，要以专业的态度，在会中实时把握会议进程，把关会议细节，关注与会人员的需求，把会场服务落实到位。三是会后做好“提升课”。会务工作要有头有尾，有始有终。办公室工作人员通常在最后离场。离场前确认关闭灯光、音响系统，确认重要会议材料回收，并做好必要的会场清扫，确保会议室下一次的正常使用。同时，对于党委行政办公会、调研座谈会等，还需要根据会议记录做好会后的提升整理，起草会议纪要或相关会议文件，传达落实好会议精神。

（三）办事重在把好时效关。一要理清轻重缓急。办公室事无巨细，切忌眉毛胡子一把抓，捡了芝麻丢了西瓜，要确保不遗漏、不误事。要把握“轻事快办，重事稳办，急事先办，缓事细办”原则。一般性的、不影响大局的“轻事”速来速办，及时处理，不要拖延；关键性的、重点关注的“重事”要有规划、有方案，办稳办妥；临时性的、时间紧迫的“急事”先行办理，做到急中有序，避免粗枝大叶、贻误时机；对于时限比较宽裕的“缓事”，不要漏办忘办，更要从优办理，把细节考虑到位，把事情落实到位。二要重视调查研究。事虽有轻重缓急，但不以事小而不为，不以事务而乱为。事先要做好调查，在调查中去粗取精、去伪存真，了解事情的全貌，研判客观情势，更好地为领导决策提供参谋作用。三要及时办理反馈。事情办理了没有反馈也是一种拖延。反馈不是形式主义的“多此一举”，而是便于跟踪督查落实情况。在事情办理中遇到了问题，无法按时落实，更要及时反馈，利于领导了解事情动态，进一步修正执行方案。

二、提升“三会”能力：会听、会说、会写

（一）“会听”就是理解上情。对于办公室人员来说，准确领会上级精神，理解领导意图是做好工作的第一步。正确理解和把握上级意图本质上是一种思维方式，也是应有的工作素质。领会上级的意图功在平时，需要一个过程。首先要对高校的人、事、物有基本的了解，明确工作指向，所以多听多看是“入门”。接着要学会捕捉上级表达的信息。要注意说话的语境、语气、语调、停顿等，结合表情、动作等行为信息，避免断章取义。未充分理解上级指示的时候，要不怯于主动提供自己的想法，协助领导补充完善信息，使自己校准偏差，确保准确领会工作意图。在此基础上，还要善于升华。办公室人员要紧跟政策时事，把高校工作置于国家、省、市教育改革转型和社会经济发展的背景中，与领导充分沟通，保证上情决策更科学、更有效。

（二）“会说”就是准确传达。在办公室，会说不是向上级的曲意逢迎，或向同级的左右逢源，也不是向下级的夸夸其谈，而是让说话之道为工作服务。首先要明白“说”的意图。面对简单的语境，可以直来直往，直言不讳。面对复杂的工作情况，需要先打好腹稿，采用恰当的说话方式表达工作需要。工作中的说话，尤其要注意突出重点，言之有物，避免平铺直叙，口若悬河。无论是向上级汇报，还是向下级传达，都要让听话者迅速明白说的是什么，再辅以语言的艺术，营造良好的工作氛围。同时要注意力戒“空谈”，根据实际情况善提可操作性的意见建议，是办公室人员“参谋助手”角色的题中之义。

（三）“会写”强调以文辅政。“文章合为时而著，歌诗合为事而作”非常契合办公室公文精神，突出为时势和时事发文的特点。作为办公室业务的重头戏，“笔杆子”不是一蹴而就的，要勤为“练家子”，多看多练才能学有所成。一是把握行文的“思想性”。要提高站位，突出政治性功能。办公室人员要自觉站稳政治立场，用新思想武装头脑，把学习国家路线方针政策作为一种日常修养，尤其是学习关于高校治理体系建设和高校思想政治工作的重要论述和要求，把理论素质过硬作为写作的基础，思想过硬才能成为文章的核心。要善于积累素材，平时对所见所闻多思考，对领导意图多了解，对群众反映多搜集。在接到文字任务时，把握行文的主题，把工作生活的积累应用到写作中，淬炼文章的思想。二是注意文章的“框架性”。要架构“有骨有肉”的文章。在确定写作主题之后，着笔之前，要拟定文章的框架，列出提纲和要点，对整个谋篇布局有所设计。“总—分—总”是比较常见的公文结构方式。尤其注意分要点的构思、归纳和凝练，善取“小标题”，使文章读起来层次分明，易于理解。三是练习文字的“表达性”。在有框架后，落笔就要让整个文章“血肉”丰厚。表达能力至关重要，它不仅是表达，更是一定量阅读基础上，使用文字、词汇、语句、修辞、数据的综合能力。办公室文秘可以通过文章阅读、素材积累、写法借鉴模仿、多加练笔琢磨使文字表达能力得以提升。“文章千古事，得失寸心知”，可以算是办公室文秘的伏案总结和工作勉励，办公室文字创作事关重大，付出多少甘苦心血，最后得失成败只有写作者自己知道。

三、保持“三心”情怀：进取心、敬畏心、平常心

新形势下高校办公室工作对办公人员提出了更高的要求，如何在工作岗位上发挥应有的作用，不仅需要恪守岗位职责，提升工作能力，更需要加强自我修养，修炼“三心”情怀，永葆事业动力。

（一）以进取心筑事业之基。高校办公室人员只有积极进取、夯实责任、埋头实干，才能成就一番事业，实现人生价值。在高校核心部门的重要岗位，工作者要时刻保持高度的使命感和责任心，围绕党政各项工作标准要求，把工作落深、落实、落细。唯有厚其基，方能成其高。有了进取心，才能摒弃庸庸碌碌、得过且过的懒政怠政，才能在艰难困苦面前始终保持巧劲、韧劲、干劲，更好地围绕核心、服务大局，高质量推进党和国家高教事业发展。

（二）以敬畏心拒权力之惑。心有所畏，行有所止。作为工作助手和参谋，办公室人员经常被看作是领导身边的红人，因此更要有面对各种诱惑的定力，常戒非分之想，常怀律己之心，做到遵纪守法，宠辱不惊。要树牢“四个意识”，始终对党纪法规有所敬畏，严把规矩关，严守纪律红线，做到依法用权、廉洁用权。要以更高的标准自我要求、自我约束，在领导身边更要修正身之德，做到谨言慎行。

（三）以平常心养修身之乐。对待个人名利地位要始终保持一颗平常心。一是淡化“官”念，力戒官僚主义、形式主义。领导身边人不是“鸡毛令箭”，不能越俎代庖，更没有“官威”可抖。相反，要深入基层一线，经常到普通的教师学生中去开展调查研究，熟悉情况，增进师生同事情谊。二是要坦然面对个人得失,切忌急功近利。人生逆旅，过往起伏，办公室工作者要永葆进取心、敬畏心，更要有颗平常心，练就“不以物喜、不以己悲”的豁达，攀登“功成不必在我、功成必定有我”的境界。