文书档案管理的办公自动化应用

文/新疆生产建设兵团第四师第一中学 杨明明

随着互联网的发展，网络和办公自动化为人们的生活带来了便捷，不仅改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式，这为文书档案管理的自动化提供了基础。随着办公自动化的发展，传统纸质文书档案管理的弊端表现得越来越明显，为了有效提高文书档案管理的管理质量和管理效率，应用办公自动化管理文书档案是行之有效的方法。但是现阶段，在应用文书档案办公自动化的过程中依然存在许多问题，这就需要相关工作人员针对此类问题进行具体地分析和解决，进而将文书档案办公自动化的优势发挥出来。

一、办公自动化在文书档案管理中的应用优势

（一）为数据共享提供保障。随着办公自动化时代的不断深入，传统的文书档案管理已经逐渐被办公自动化的新方法所取代，办公自动化在文书档案管理中的应用主要是通过网络平台，保障办公自动化传输的便捷性、有效性和时效性，达到办公自动化资源共享和流动有序管理的目的，在企业文书档案管理的过程中起到重要的作用。首先，在办公自动化为支撑的前提下，企业可以运用电子化处理方式整合和归纳文书档案办公自动化，进而达到办公自动化的有效查询、调用和流动共享。其次，文书档案管理的目的是将复杂无序的企业资料、数据进行整合、存档和调用，办公自动化在这一方面提供了不可取代的技术支撑，实现企业文书档案管理的资源共享，节省不必要的资源和时间。最后，在企业文书档案管理中运用办公自动化，符合时代发展和企业发展的需求，文书档案数据在企业中的价值随着发展日益凸显，只有将这些文书档案的价值充分发挥出来，才能实现读取共享。

（二）节约成本，提高管理效率。在企业的文书档案管理过程中，由于企业资料、数据的数量庞大，处理的资料、数据具有多元化特征，所以文书档案管理工作量较大且十分复杂，对待这些资料、数据必须进行分类整合、归纳和储存，便于日后的调取和查询。但是传统的文书档案管理工作一般是由人工进行完成，在企业资料、数据的处理方面效率很低，且不能保证准确率，造成了很多误差，不能很好地满足快速整理、储存及调用的要求，也不利于企业文书档案管理工作的开展。在企业文书档案管理工作中有效运用办公自动化，利用办公自动化的时效性、便捷性和准确性能有效弥补传统企业文书档案管理工作中的不足和人工导致的误差，不仅能够提升文书档案管理的效率和质量，还能有效节省人力成本、资源和时间。

（三）为文书档案长久保存提供保障。在传统的文书档案管理中，企业的资料、数据以纸质的方式长时间存放，在企业资料、数据的保存过程中，如果保存不当会造成纸张损坏、虫蛀、墨水风化、人为损坏、偷窃等影响查阅企业资料、数据的情况，最终给企业带来巨大的损失。但是在企业的文书档案管理工作中有效运用办公自动化，能通过网络平台和数据库将企业的资料、数据进行加密存档和备份，为文书档案长久保存提供保障，还节省了存放纸质文书档案的空间，提高了办公自动化资源的利用率。另外，运用网络平台和数据库，方便企业资料、数据的调取和提高实用性，还可以借助可移动硬盘储存、U盘储存等方式对企业资料、数据进行保管，提高企业资料、数据的安全性。

二、办公自动化在文书档案管理中的应用

（一）创建专门管理文书档案的办公自动化系统。在企业中，文书档案的管理与一般定义的办公自动化管理是有很大不同的，传统的办公自动化系统一般应用于基础的工作，无法满足一些重要的、专业的文书档案的储存。文书档案办公自动化需要整理、分类、开发或者长期使用，需要一个强大的、细致的办公自动化管理系统来支撑。想让文书档案充分体现价值，就要在实际中确保文书档案整理的效率以及质量，需建立文书档案办公自动化管理系统。企业在运用办公自动化时，要同时保留现有文书档案管理技术上的优点，继而研发专业性的办公自动化管理系统，从而满足文书档案管理的需求。要想建设好办公自动化管理系统，就要做到以下三点：首先，要注重硬件方面的建设，专业的办公自动化管理系统对于网络以及计算机等设备有很高的要求，所以，单位要把所用的计算机设备等硬件进行更新升级，储存文书档案办公自动化设备的房间要装监控设施，打好专业化系统创建的基础。其次，要注重软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，安排专业人员负责软件的管理运行与操作。最后，在建立专业管理系统的同时，要注重对于安全方面的考虑，特别是系统建立完成后，一定要制定安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证文书档案办公自动化不被病毒感染，确保文书档案办公自动化的完整性。与此同时，要提前做好系统发生故障后的应对方案，以免文书档案办公自动化因系统故障造成损失。

（二）以传统文书档案管理作为基础。办公自动化在企业文书档案管理中的应用不代表传统文书档案管理模式消失，二者的关系不是相互替代而是应该做到结合。办公自动化文书档案管理依靠自动化与网络智能的结合，但是传统文书档案管理与办公自动化的联系十分密切。事实上，办公自动化文书档案管理是以传统文书档案管理为基础，继承了文书档案资源的形成、整理、储存、检查、保管、鉴定、统计等业务。二者的差距只是服务对象的不同，传统文书档案管理是运用纸质的实体文书档案以面对面的方式服务，而办公自动化文书档案管理是运用办公自动化、数字办公自动化、资源共享等方式提供远程服务。虽然办公自动化文书档案管理具备很多优势，但是不能完全取替传统文书档案管理。首先，传统文书档案管理是开展办公自动化文书档案管理的基础，办公自动化文书档案管理的自动化空间需要传统文书档案管理进行补充。其次，文书档案管理的储存要做到纸质与办公自动化数字化的长期并存。再次，办公自动化文书档案管理难将文书档案的人文精神进行体现。最后，传统文书档案管理中资源会受限制，对于办公自动化文书档案加密的企业，需要在传统文书档案中遵守某些条件才能获得使用权。综上所述，为了保护文书档案的完整性、安全性、实用性和便捷性，需要办公自动化文书档案管理和传统文书档案管理二者相互结合，相互依托，形成多元化发展趋势。

（三）建立完善的管理队伍，提升文书档案管理人员的专业素养。随着办公自动化技术在企业文书档案管理中的普遍应用，对文书档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，文书档案管理人员专业素养要适应办公自动化技术在企业文书档案管理中的应用要求，提升自身的工作水平和思维广度，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握办公自动化技术在企业文书档案管理中的应用，文书档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业办公自动化文书档案管理的水平和效率，甚至关系到企业办公自动化文书档案管理未来的发展走向。想要有效提高文书档案管理人员专业素养和技能水平，需要提升文书档案管理人员的专业素养，经常举办一些有关于办公自动化的文书档案管理交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对文书档案管理人员进行讲解和指导，并传递先进的管理理念和教育理念，增强文书档案管理人员的学习积极性和自主性，提高文书档案管理人员的专业素养和技能水平，促进企业办公自动化文书档案管理的良性发展。

三、结语

综上所述，在企业文书档案管理当中有效融入办公自动化技术，是现代化文书档案管理的必由之路和发展要求，保障了企业资料、数据的完整性和保密性，还为企业文书档案管理工作提供了时效性、便捷性和可操作性。另外，在企业档案管理当中有效融入办公自动化，不仅提高了企业档案管理的效率和管理水平，也提高了企业档案管理工作人员的专业水平和职业素养，为企业档案管理的可持续发展提供了源源不断的动力。