素养与意识：新时期办公室工作的旨归

文/苏州大学政治与公共管理学院 耿一涵

办公室工作，许多人认为是老生常谈的话题，重复“昨天的故事”，只不过是做一些常规性、程序性的日常事务，谁都会做，什么人都可以做好。然而，办公室工作千头万绪，大有策略可求，绝非众人眼里的“办事员”“接待员”“传话筒”，尤其在新形势下，对办公室工作人员的综合素养和功能意识等提出了更高、更新的要求。本文立足新时期办公室工作的价值意蕴，对工作人员的素养培育和意识树立提出思考，供大家交流探讨。

一、新时期办公室工作的价值新意蕴

“世易则事异，事异则备变”，这句话强调任何事物都是伴随着时代的变迁而不断变化发展的，做任何工作不能一成不变，完全沿袭传统模式。新时期办公室工作秉承了常规意义上的职责与工作范围，包括文件收发、上传下达、待人接物、事务协调以及保障服务等，随着我国改革开放和现代信息技术的不断发展，对办公室工作提出了更多、更新和更高的要求，作为办公室工作的亲身践行者，必须与时俱进、锐意创新、苦练内功，着力培育自身的综合素养，包括政治修养、业务水平和办事能力，提升整体服务意识、协调沟通意识和责任担当意识，内强素质，外树形象，真正做到内外兼修，很好地履行新时期办公室工作的重要职责。

二、新时期办公室人员应具备的素养

（一）高度的政治修养与优良品质。政治是方向，人格是形象。拥有较高的政治修养和人格品质是任何组织、任何单位办公室工作人员的首要前提，政治修养更是衡量一个人综合素质的核心体现，主要包括具备一定的政治理论知识，树立正确的人生价值观，具有较强的政治判断和辨别能力等，直接影响着个人的人格和品质。新时期办公室人员必须提高政治站位，端正自己的政治立场，始终与党的路线、方针、政策保持高度一致，遵守宪法和法律，严守道德底线，锻造自身优良品质和高尚人格。为此，办公室人员需要与时俱进，认真学习并领会国家的最新政策制度和地方条例法规，为自己注入最新更全的政治元素，使得自己的职责岗位能够遵照执行、遵章办事。

办公室人员虽非决策者，但一个具有较高政治素养和高尚人格品质的工作者，必将会给单位组织带来莫大帮助。自中央“八项规定”实施以来，各级各部门工作作风得到了显著改进，但一些违规现象仍时有发生，严重背离和辜负了党中央清正廉洁、亲民为民的初衷。众多违规现象的发生，相关组织和单位“一把手”固然难辞其咎，必须担负全责，也会受到法律的制裁。但有些违法违规行为是可以提前阻止和打消的，比如很多时候的违规事件是由办公室负责人具体着手安排的，违规和超标接待、购买和发放礼品、出差和派车乱象等等，这些其实都与他们休戚相关，如果办公室工作人员能够站在讲政治、树正气的高度，紧绷政治觉悟这根弦，从他律与自律两方面通盘考虑，严格执行政策制度，触动单位领导廉洁神经，一定会大大减少此类违规违法事件发生。新时期办公室人员必须践行“人品至上，道德至上，法律至上”的修养和准则，公道正派，清正廉洁，甘于奉献。

（二）精湛的业务水平与熟练技能。办公室人员的业务是否精湛，工作技能是否熟练，直接制约着办事效率的高低，关乎所在单位正常工作的顺利展开。随着现代信息媒体的迅猛发展，办公室人员需要不断为自己“充电”，适时更新和健全完善自身的知识结构，力求做到“全”而“精”，这就需要他们通过多途径，多渠道、多形式地主动提升自己，全面学习相关政治、经济、管理理论，提高自己思维的深度与广度，把握正确的发展方向，运用辩证唯物主义的立场、观点与方法，研究新情况，解决新问题。办公室人员还要具备扎实的专业知识，学习相关业务理论与方法技能，形成自己的工作专长，同时对自己所服务的行业、系统的专业知识都要熟悉。由于办公室工作的涉及面很广，具有很强的综合性，所以要求办公室人员的知识结构既要“广”又要“博”，对各方面的知识都要有所涉猎。可以利用外出聆听专家培训与内部集中培训的活动契机，敏而好学，理论联系实际，尽最大可能做到学以致用，为提高日常办公效率起到针对性指导作用，顺应现代社会和信息化产业发展的潮流。

办公室人员要有针对性地进行自主学习、自我创新、主动实践。除了学习先进的理论知识外，办公室工作人员要不断提升自己的工作技能。比如办公室人员需要具备一定的文字基础，拥有较好的文字功底和语言表达能力，尽可能提高自己的写作速度与写作质量。办公室人员不仅要会写，而且要能写、写得好，因此要锤炼自己拥有较强的公文写作能力，彰显较深厚的业务能力底蕴。平时多动脑，多动手，做到“有事必须写，没事练着写”的好习惯，掌握公文等写作技巧，练就扎实的文字功底。除此之外，还需不断提升自己的策划能力、协调能力和管理能力，为组织提供更多新思路和新方案，统筹协调好各方的关系，及时处理突发事件，保障决策的顺利执行。

（三）较强的办事能力与务实作风。办公室的功能决定了其处于连接上下左右的中心枢纽地位，日常工作细微而慎重，稍有考虑不周和表述不当，就会使人产生某些误解甚至造成摩擦，影响领导员工之间团结和睦，影响单位工作正常开展和效益的提高。为了避免此类不和谐的音符出现，充分发挥凝聚力，调动工作的积极性，办公室人员要拥有较强的协调沟通能力，学会妥善处置，大事化小，小事化了，努力科学寻求人与人、人与事、事与事之间的最佳结合点，真正能够起到助推器和润滑剂的功效，切不可凭“一人之下万人之上”的“气势”命令人和压制人。

作为办公室人员，务必要提高领导层和决策层的贯彻执行力，不能“就这样”“差不多就行”，致使科学决策的推进落实大打折扣。执行力既是做好本职工作的应有态度，更是对办公室人员的能力考验。无论传达执行领导的决策，还是临时性工作，都要秉持认真态度，求真务实，不折不扣完成。唯物辩证法认为，一切事物都处于不断变化发展之中。因而办公室人员还要提高对偶发情况和突发事件的应急处变能力，面对突发情况，能够迅速作出判断，科学合理采取临时性应对措施，妥善化解处置突发性事件，这能直接体现出办公室人员的办事能力和处理水平。对于办公室人员而言，需要有较强的应急处变能力和处变不惊的良好心理素质，面对突发事件，要周密思考，急中生智，切不可自乱手脚，急中生错。在提升各种工作能力的过程中，务必始终坚持和贯彻求真务实、心系单位、情系职工的工作作风，为单位谋发展，为员工谋利益，做到真学真干真落实。

三、新时期办公室人员应拥有的意识

辩证唯物主义认为，意识对客观事物具有能动的反作用，正确的意识对事物的发展起促进和推动作用。作为新时期办公室工作人员，必须尽早树立服务意识、锤炼沟通意识、根植责任意识，真正担负和履行好自己的岗位职责。

（一）秉持奉献至上，树立服务意识。办公室作为一个辅助性机构，最主要的职责是服务，服务能力是办公室人员素养的直接标签，服务工作做得是否到位，是衡量办公室工作的重要标准。为组织和领导服务是办公室人员的职责所在，因此办公室人员需要强化自己的服务意识。办公室人员的工作中很重要的一项是辅助领导决策，充当领导的参谋与助手，对领导的决策作出补充，以提高决策的科学性与时效性。在这个过程中，办公室人员既要打开思路，无保留地为领导提出具有价值的意见和建议，同时又不能越位，不能代替领导作决策。办公室人员始终只是一个辅助领导的角色，提醒领导没有想到的事情，帮助领导预见可能会产生的结果，以及随时提供领导需要的资料，这些都是参谋服务。办公室人员需要发挥自己的主观能动性，但最终的决定由领导作出，办公室人员的职能永远是服从、服务于领导，千万不能越俎代庖。

办公室人员还需要联络好组织内部的各个部门，增强部门之间的凝聚力，这就需要办公室人员做好上传下达的服务工作，将上级领导的工作安排和意见传达给每个部门，提升主动服务意识，认真对待工作的每一个环节。在与其他部门打交道的过程中，办公室人员要摆正自己的位置，明确自己的职能是协办服务，与人共事要平等相待，密切合作，以友好、真挚的态度进行交流协商，不可以“二首长”自居。

（二）凸显协调功效，锤炼沟通意识。办公室是联系上下左右各部门的桥梁与纽带，因此办公室工作人员需要具备与人交往的意识。办公室工作的特点是要跟领导、同事、客户打交道，人际关系的好坏直接关系到工作质量的好坏。美国著名学者卡耐基说：“一个人事业上的成功，15%靠他的专业技术，85%靠他的人际关系和处世技巧。”有效的沟通对办公室人员来说至关重要，不论是为领导出谋划策、跟领导汇报工作，还是和同事交流协作、对接工作，都需要进行沟通，只有准确掌握沟通的技巧与艺术，才能顺利完成工作。与人交流首先要做到学会倾听，不随意打断别人的话，准确把握对方的语言内涵，边听边思考说话人的主要意图，琢磨话语中的言外之意，在用耳朵听的同时用眼睛仔细观察说话者的表情和动作，努力把握对方非语言的暗示。轮到自己表达的时候要控制好语气和表情，遵循“清楚明白”“注意分寸”和“生动活泼”的原则，注意语言用词的准确性和生动性，将自己的想法以一种易于让人接受的方式传递给对方。不管交流的内容是什么，都要做到真诚、礼貌。

由于办公室工作人员需要接触的人很多，面对的人际环境瞬息万变，这就需要办公室人员在人际交往中审时度势，通过情绪变化、情势变化作出合乎时宜的判断，选择最合适的处理方式。另外，办公室人员要注意建立和维护自己与他人、团体的关系，积极参与组织的活动，培养良好的团队精神，维护组织的团结。除此之外，办公室人员在处理事务的时候要将情与理相结合，注意人际关系的原则性与灵活性，既要合乎人情事理，又不能为人情丧失了原则。

（三）强化职责担当，根植责任意识。苏联教育家苏霍姆林斯基曾经说过，有良知的人拥有责任心和事业心。真正的管理者必须有不可推卸责任的精神。作为任何社会角色，都须承担相应的社会责任，不可能超越责任而存在。办公室的特殊位置赋予了其尤为重大的责任，关乎一个组织、一个单位的方方面面和里里外外，身在其位必须谋其责，办公室人员时刻要有对领导、对职工、对单位的责任意识，提前研判，通盘考虑，明确自己肩上的担子，做实做细做好分内之事。首先，要认真领会和履行领导的决策精神，不带任何折扣地传达给下属各部门遵照执行，并能够督促具体落实，监督实施质量，确保决策按时保质完成。其次，要对广大职工负责，善于听取并收集他们的合理建议和日常工作中的心声，在自己能力和权限范围之内做好合理解释，同时要将大家的焦点意见反映给领导层面，引起领导重视，以便尽早解决落实，充分调动职工工作的积极性，万万不可对大伙儿的建议置若罔闻、熟视无睹。再次，要心系单位，时时刻刻以单位利益和整体发展为先，处处维系所在单位的综合利益，承担好对单位的应有责任。俗话说：“凡事预则立，不预则废”，作为办公室人员，要对诸多事情有预见性、超前意识，这无论对单位还是个人都是大有裨益的。办公室工作不可能始终一帆风顺，要敢于正视困难与挫折，勇于解决问题与难题，切不可以忽略漠视和绕道而行，不能带着负面情绪投入工作，否则会影响工作的正常开展，唯有担负起属于自己的那份责任，才能将办公室工作不停地指向诗和远方。

四、正确处理素养培育与意识养成的关系

对于新时期办公室人员而言，素养培育与意识养成是同一个问题的两个方面，素养决定着一个人的意识，而意识又能反映素养，对此需要两手抓和双轮驱动，统筹二者协调发展，不能将它们割裂开来。素养的培育和提升可以带来服务和责任意识的跟进，较高的政治素养决定了办公室人员能够拥有良好的服务意识和责任意识，精湛的业务水平和办事能力可以为协调沟通等提供现实可行性。良好意识的树立和根植也会进一步提升办公室人员的政治修养、思想道德和人格品质，不断敦促自己进行业务创新和能力提升。唯有正确处理好素养培育与意识养成的关系，我们的组织、我们的单位方能开创生机勃勃的新局面。

办公室是一个单位工作运转的枢纽和调度中心，办公室工作是单位日常管理体系中最主要、最重要、最基础的组成部分，具有极强的综合性，这对办公室工作人员提出了更高的要求，办公室工作人员必须时刻以高标准要求自己，努力培育政治素养、业务水平和办事能力，强化自身的服务意识、沟通意识和责任意识，才能成为一名合格的办公室工作人员，才能够胜任新时期办公室的工作，扮演好新时期办公室工作的新角色。